Gegevensverwerkingsovereenkomst
Wat is een data processing agreement (DPA)?
Een data processing agreement (DPA) is een juridisch bindend contract tussen twee partijen: de gegevensbeheerder (de entiteit die bepaalt hoe gegevens worden verwerkt) en de gegevensverwerker (een derde partij die gegevens verwerkt namens de beheerder). Het doel van een DPA is ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met gegevensbeschermingswetten, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de Europese Unie. Een DPA helpt om de verantwoordelijkheden van beide partijen en de nodige waarborgen voor de bescherming van persoonsgegevens vast te leggen.
Waarom is een DPA belangrijk?
DPAs zijn essentieel in de huidige wereld waar persoonsgegevens waardevolle middelen zijn en onder steeds strengere regelgeving vallen. De AVG schrijft bijvoorbeeld strikte regels voor rond gegevensverwerking, en een DPA helpt ervoor te zorgen dat deze regels worden nageleefd. Zonder een DPA lopen organisaties het risico op niet-naleving, wat kan leiden tot juridische en financiële sancties.
Een DPA specificeert ook hoe persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder welk type gegevens het betreft, het doel van de verwerking, en de verantwoordelijkheden van beide partijen. Deze duidelijkheid is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de gegevens op een wettige manier worden beheerd en de rechten van individuen worden beschermd.
Belangrijke onderdelen van een DPA
Een goed opgestelde DPA bevat meestal de volgende belangrijke elementen:
- Omvang van de verwerking: Beschrijft welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel, en hoelang ze worden bewaard.
- Beveiligingsmaatregelen: Bepaalt welke technische en organisatorische maatregelen de verwerker moet nemen om de gegevens te beschermen.
- Rechten van betrokkenen: Geeft aan hoe de verwerker de beheerder ondersteunt bij het nakomen van de rechten van betrokkenen, zoals inzage- en verwijderingsverzoeken.
- Melding van datalekken: Verplicht de verwerker om de beheerder onmiddellijk op de hoogte te stellen van een datalek.
- Verwijdering of teruggave van gegevens: Bepaalt wat er met de persoonsgegevens gebeurt zodra de verwerkingsrelatie eindigt.
Wanneer heb je een DPA nodig?
Een DPA is vereist wanneer een gegevensbeheerder een derde partij inschakelt om persoonsgegevens namens hen te verwerken. Dit is van toepassing op elke vorm van verwerking van persoonsgegevens, zoals klantgegevens of medewerkersinformatie. Onder de AVG is een DPA verplicht voor naleving, omdat de beheerder verantwoordelijk is voor het waarborgen dat de verwerker voldoet aan de gegevensbeschermingsnormen.
Ook bedrijven buiten de EU doen er verstandig aan om een DPA te hebben om te voldoen aan andere privacywetten, zoals de California Consumer Privacy Act (CCPA). Het hebben van een DPA kan beide partijen beschermen tegen aansprakelijkheden en zorgt ervoor dat er volgens best practices wordt omgegaan met gegevensbeheer.
Hoe stel je een DPA op?
Het opstellen van een DPA houdt in dat je de belangrijkste aspecten van gegevensverwerking beschrijft en ervoor zorgt dat aan de relevante regelgeving wordt voldaan. Hoewel er sjablonen beschikbaar zijn, is het belangrijk om de DPA af te stemmen op jouw specifieke bedrijfsactiviteiten. Hier zijn de belangrijkste stappen:
- Beschrijf de verwerkingsactiviteiten: Geef details over welke gegevens worden verwerkt, waarom, en hoelang.
- Definieer de rollen en verantwoordelijkheden: Specificeer de verplichtingen van zowel de beheerder als de verwerker.
- Zorg voor beveiliging: Neem duidelijke maatregelen op over hoe de gegevens worden beschermd.
- Voorbereiden op datalekken: Stel protocollen op voor meldingen van datalekken.
Samenvattend is een DPA essentieel voor wettige gegevensverwerking en het waarborgen van de verantwoordelijkheid tussen beheerders en verwerkers. Het biedt een kader voor het beschermen van persoonsgegevens en het voldoen aan regelgeving zoals de AVG, waarmee zowel de betrokken partijen als de individuen van wie de gegevens worden verwerkt, worden beschermd.
