Wat is een automatische verlengingsclausule?

Automatische verlengingen zorgen ervoor dat een contract automatisch wordt verlengd nadat de initiële termijn is verstreken, tenzij een partij het contract van tevoren specifiek opzegt. Ze komen heel vaak voor in commerciële overeenkomsten (vooral abonnementsovereenkomsten) en we zullen hieronder precies uitleggen waarom dat zo is. Beide partijen worden tot op zekere hoogte gestimuleerd om deze clausule in de overeenkomst op te nemen, maar meestal is het de verkopende partij die er het meest van profiteert, omdat contracten die automatisch verlengen op de achtergrond het behoud van inkomsten stimuleren.

Meestal wordt de automatische verlengingsclausule gekoppeld aan een opzegtermijn. Deze periode hangt af van het contract, maar is meestal 3 maanden, hoewel het ook 6 maanden, 9 of zelfs een jaar kan zijn. In een contract van een jaar kan bijvoorbeeld staan dat het automatisch wordt verlengd met nog eens een jaar, tenzij er 90 dagen voor de verlengingsdatum een opzegtermijn in acht wordt genomen.

Waarom is een automatische verlengingsclausule belangrijk?

Automatische verlengingen bieden stabiliteit voor beide partijen. Voor verkopers vermindert het het verloop en de administratieve overhead. Maar voor klanten zorgt het voor ononderbroken toegang tot diensten of deliverables.

Als ze niet goed worden beheerd (wat de realiteit is voor de overgrote meerderheid van de bedrijven), kunnen automatische verlengingsclausules leiden tot ongewenste verlengingen, kosten of locked-in verplichtingen. Daarom is het cruciaal om vernieuwingstijden bij te houden en duidelijke opt-out mechanismen op te nemen. Vraag vandaag nog een demo aan om te zien hoe Docfield CLM ongewenste verlengingen kan voorkomen.

Hoe schrijf je een clausule voor automatische verlenging?

Hier is een praktische gids voor het opstellen van een effectieve automatische verlengingsclausule:

Wat moet er in de clausule staan?

• Initiële looptijd: de oorspronkelijke looptijd van het contract moet duidelijk gedefinieerd worden.
  
• Verlengingsperiode: de periode waarover het contract wordt verlengd (bijv. maandelijks, jaarlijks), moet worden vermeld.
  
• Opzegtermijn: geef aan hoe lang van tevoren moet worden opgezegd om verlenging te voorkomen.
  
• Opzegmethode: leg uit hoe de opzegging moet worden gedaan (bijvoorbeeld schriftelijk via e-mail).
  

Hieronder vind je een voorbeeld van een automatisch verlengende clausule.

“Deze Overeenkomst wordt automatisch verlengd voor opeenvolgende termijnen van een jaar, tenzij een van beide partijen ten minste 30 dagen voor het einde van de dan lopende termijn schriftelijk opzegt.”

Welke optionele elementen kun je opnemen?

• Prijsaanpassingen: geef aan of de verlenging wijzigingen in de prijzen of vergoedingen omvat, zoals automatische inflatieaanpassingen.
  
• Beperking op verlengingen: je kunt het aantal keren dat een contract automatisch wordt verlengd beperken.
  
• Heronderhandelingsclausule: eis herziening of heronderhandeling voor automatische verlenging.
  

Juridische overwegingen en veelvoorkomende valkuilen

• Transparantie: Sommige rechtsgebieden vereisen specifieke informatie voor automatische verlengingen, vooral in B2C-contracten.
  
• Herinneringseisen: In bepaalde regio's moeten leveranciers van tevoren verlengingsberichten sturen om aan de regels te blijven voldoen.
  
• Risico op geschillen: Slecht opgestelde clausules kunnen leiden tot geschillen als het niet de bedoeling was dat een van de partijen het contract zou voortzetten.
  

Veelgemaakte fout: vergeten de opzegtermijn bij te houden, wat leidt tot onbedoelde verlengingen.

Hoe past een clausule voor automatische verlenging in het contract lifecycle management?

Binnen een CLM systeem zoals Docfield is het beheren van automatische verlengingsclausules cruciaal voor de gezondheid van contracten. Het platform moet je in staat stellen om:

• Automatische herinneringen instellen vóór de verlengingsdatum
  
• Contracten met risico op automatische verlenging markeren
  
• De taal van clausules in sjablonen te standaardiseren
  
• Dashboards aanmaken voor komende verlengingen per maand, klant of contracttype
  

Dit zorgt ervoor dat je team nooit een belangrijk beslissingsmoment mist - vooral wanneer je je klantenbestand of leverancierscontracten uitbreidt.

Voorbeelden van clausules voor automatische verlenging

• SaaS-overeenkomsten: “Het abonnement wordt automatisch verlengd voor opeenvolgende jaarlijkse termijnen, tenzij een van beide partijen ten minste 60 dagen voor het einde van de huidige termijn opzegt.”
  
• Service Contracten: “Deze overeenkomst wordt na de eerste termijn van 12 maanden van maand tot maand voortgezet, tenzij deze door een van beide partijen wordt beëindigd met een opzegtermijn van 30 dagen.”
  
• Licentieovereenkomsten: “Licenties worden jaarlijks automatisch verlengd, tenzij de licentiehouder zich schriftelijk afmeldt.”
  

Deze voorbeelden laten zien hoe automatische verlengingsclausules structuur bieden voor langdurige servicerelaties, mits ze opzettelijk worden beheerd.

Conclusie

Een automatische verlengingsclausule is een krachtig middel om continuïteit te garanderen, maar het komt met verantwoordelijkheid. Als ze goed zijn opgesteld en goed worden bijgehouden via je CLM-systeem, beschermen ze je bedrijf tegen serviceonderbrekingen en houden ze de verlengingsvoorwaarden duidelijk en afdwingbaar. Voor snelgroeiende bedrijven stroomlijnt het ook de activiteiten door het verminderen van handmatige heronderhandelingscycli - zorg er alleen voor dat het nooit een “set it and forget it” verplichting wordt.