Privacybeleid

Persoonlijke gegevens die we verwerken

Wij zijn Docfield, gevestigd aan de Singel 542, 1017 AZ Amsterdam, Nederland:

• Ons KvK-nummer is 742 930 87;
• Ons BTW-nummer is NL 859 841 406 B01;
• Ons telefoonnummer is 020 244 38 11;
• Ons algemene e-mailadres is hello@docfield.com.

Docfield verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die we verwerken:

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• Informatie over uw activiteiten op onze website;
• Gegevens over uw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf deel uitmaakt van een advertentienetwerk);
• Internetbrowser en apparaattype.

Speciale en/of gevoelige persoonsgegevens die we verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van een ouder of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. We raden ouders daarom aan om betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat gegevens over kinderen worden verzameld zonder toestemming van de ouders. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via hello@docfield.com en we zullen deze informatie verwijderen.

Voor welk doel en op welke basis verwerken we persoonsgegevens

Docfield verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
• Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Om u te informeren over wijzigingen in onze diensten en producten

Docfield analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.

Geautomatiseerde besluitvorming

Docfield neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Docfield) tussen zit.

Hoe lang we persoonlijke gegevens bewaren

Docfield bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. We hanteren de volgende bewaartermijnen voor alle persoonsgegevens: maximaal 12 maanden.

Persoonlijke gegevens delen met derden

Docfield verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. We sluiten een verwerkersovereenkomst met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Docfield blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies of vergelijkbare technieken die we gebruiken

Docfield gebruikt functionele, analytische en tracking cookies.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone.

Docfield gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen worden onthouden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en te kunnen optimaliseren.

Daarnaast plaatsen we cookies die je surfgedrag volgen, zodat we op maat gemaakte inhoud en advertenties kunnen aanbieden. Bij je eerste bezoek aan onze website hebben we je al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd om ze te plaatsen.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie verwijderen die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser.

Gegevens over online diensten die we verwerken namens onze klanten

Wanneer onze klanten onze digitale diensten gebruiken, ontvangen we informatie van en namens hen. Deze informatie kan persoonlijk identificeerbare informatie bevatten, zoals demografische gegevens, contactgegevens, financiële gegevens en juridische gegevens (bijv. burgerservicenummers, bedrijfsinformatie, contractuele overeenkomsten, handelsgeheimen, uitvindingen en andere gevoelige informatie die nodig is om juridische documenten te genereren). We verwerken deze gegevens alleen volgens de instructies van onze klanten. Voor dergelijke gegevens zijn onze klanten de „gegevensbeheerder” (volgens de GDPR) of het „bedrijf” (volgens de CCPA), en zij zijn verantwoordelijk voor de meeste aspecten van de verwerking van persoonlijke informatie. Als u vragen of opmerkingen hebt over de manier waarop uw persoonlijke informatie wordt verwerkt binnen onze digitale diensten, inclusief hoe u uw rechten als onderwerp van die gegevens kunt uitoefenen, neem dan rechtstreeks contact op met onze klant. Alle rechtenverzoeken die we ontvangen terwijl we optreden als gegevensverwerker, sturen we ze door naar de betreffende klant.

We kunnen ook informatie verzamelen over derden namens onze klanten. Onze klanten kunnen onze diensten bijvoorbeeld gebruiken om informatie van een tegenpartij te verzamelen om hun contract te vullen. We gebruiken deze gegevens voornamelijk om onze diensten voor onze klanten te verbeteren en te beheren. Als een derde persoon een Docfield-account bij ons aanmaakt, verwerken we hun persoonlijke gegevens volgens dit privacybeleid.

Gegevens bekijken, wijzigen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Docfield en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die we over u hebben in een computerbestand naar u of een andere door u genoemde organisatie te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar hello@docfield.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen we je om een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strip met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit is om je privacy te beschermen. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Docfield wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe we persoonlijke gegevens beschermen

Docfield neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via hello@docfield.com.

Docfield, gevestigd aan Singel 542, 1017 AZ, Amsterdam, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.