Contract lifecycle management

Wat is contract lifecycle management (CLM)?

Contract lifecycle management is het end-to-end proces, van het opstellen van contracten tot aan vernieuwing of beëindiging, van alle juridische documenten van een organisatie.

Waar staat CLM voor?

CLM staat voor contract lifecycle management. Zoals bij het meeste bedrijfsjargon lijkt dit misschien een abstracte vorm van juridisch taalgebruik (wie wist dat contracten levenscycli hebben?), maar het is eigenlijk een zeer intuïtief concept. Het beschrijft effectief de verschillende fasen die een juridische overeenkomst doorloopt, van ontstaan tot vernieuwing of beëindiging. We zullen deze fasen hieronder uitvoerig bespreken.

Voordat we dat doen, is het belangrijk uit te leggen dat—ongeacht of je organisatie enige tijd, moeite, of middelen besteedt aan contractbeheer—als het te maken heeft gehad met juridisch bindende overeenkomsten, het heeft deelgenomen aan het proces van contract lifecycle management. Waarom is dat relevant?

Waarom is contractbeheer belangrijk?

Het begrijpen dat contract lifecycle management al deel uitmaakt van je bedrijfsactiviteiten, zelfs als het informeel is of zonder een CLM-systeem, is cruciaal omdat het mogelijke risico's en inefficiënties benadrukt. Zonder een gestructureerd kader of contractbeheersysteem kunnen contracten ongeorganiseerd raken, verplichtingen over het hoofd worden gezien en waardevolle kansen voor heronderhandeling of optimalisatie worden gemist.

Het formaliseren van CLM-praktijken zorgt ervoor dat je organisatie niet alleen contracten reactief beheert, maar ze in plaats daarvan inzet als strategische hulpmiddelen om risico's te verminderen, naleving te verbeteren en waarde te maximaliseren gedurende hun hele levenscyclus. Met andere woorden: terwijl een bedrijf om tal van redenen kan falen, bestaat er simpelweg geen bedrijf dat succesvol is zonder solide contractbeheerprocessen.

Wat zijn de zes fasen van contractbeheer?

Nu we contract lifecycle management hebben gedefinieerd en het belang voor een bloeiend bedrijf hebben erkend, laten we de verschillende fasen in meer detail bespreken.

1. Initiatie en planning

Deze fase omvat elke periode van interacties tussen partijen die culmineert in de behoefte aan een juridische overeenkomst. Contract lifecycle management begint dus voordat de pen ooit op papier gaat. De initiatie- en planningsfase is belangrijk om een gemeenschappelijke wens voor samenwerking vast te stellen, evenals de intenties en verwachtingen van beide partijen, die een contract uiteindelijk zal formaliseren.

2. Opstellen en creëren van het contract

Deze fase zal er heel verschillend uitzien, afhankelijk van de reikwijdte en schaal van de overeenkomst. Terwijl sommige contracten sterk op maat zijn gemaakt (denk aan fusies en overnames of complexe herstructureringen), volgen andere vrij standaard sjabloon-gebaseerde voorwaarden. Het kan vaak wenselijk zijn om dezelfde voorwaarden opnieuw te gebruiken omdat ze leiden tot voorspelbaarheid en standaardisatie onder belanghebbenden. Een sjabloon-gebaseerd CLM-systeem gedijt typisch in het tweede scenario; denk aan arbeidsovereenkomsten of NDA's in lijn met vooraf goedgekeurde beoordelingen van juridische vertegenwoordigers. Automatiseringstools kunnen deze fase versnellen door sjablonen en functies voor gezamenlijke bewerking te bieden.

3. Onderhandelen over voorwaarden

Dit is waar partijen de contractvoorwaarden bespreken en wijzigen om tot een wederzijds voordelige overeenkomst te komen. De onderhandelingsfase kan meerdere revisierondes, redlining en juridische beoordelingen omvatten om ervoor te zorgen dat alle voorwaarden zijn overeengekomen voordat ze verder gaan. Verrassend genoeg gebruiken veel bedrijven nog steeds e-mail en Microsoft Word om contracten te onderhandelen. Dit kan leiden tot meerdere parallelle bronnen van waarheid die in verschillende systemen leven, waardoor het proces gevoelig wordt voor veranderingen en fouten. Een dedicated CLM-softwareplatform kan onderhandelingen radicaal stroomlijnen en vervolgens helpen belanghebbenden een gemeenschappelijk standpunt te vinden. Je zou gelijk hebben als je aanneemt dat partijen geen overeenkomsten aangaan die niet wederzijds (en distributief) voordelig zijn, en dus is het gebruik van een CLM-tool in inkoop-, human resources- en vastgoedbesprekingen een directe aanjager van meerwaarde voor alle betrokken partijen.

4. Goedkeuring van het definitieve contract

Het contract doorloopt een intern goedkeuringsproces waarbij relevante belanghebbenden zijn betrokken, zoals juridische, financiële en compliance-teams. Hoewel dit proces eenvoudig kan zijn in kleine organisaties (waarbij slechts één of twee belanghebbenden hoeven goed te keuren), kan de complexiteit van deze goedkeuringsstromen onhandelbaar worden zonder een CLM-tool in grotere ondernemingen. Knelpunten—we zijn ze allemaal tegengekomen. Geautomatiseerde workflows stroomlijnen deze fase door het document via de juiste kanalen te leiden op basis van vooraf gedefinieerde regels. Belangrijk is dat goede CLM-software een volledige audittrail achterlaat van precies welke vorm van een document is goedgekeurd en door wie. Dit is essentieel bij het herzien van zakelijke beslissingen en compliance, maanden en jaren later.

5. Contractuitvoering en toevoegen aan contractrepository

Na goedkeuring wordt het contract ondertekend door vertegenwoordigers van alle partijen, waardoor het juridisch bindend wordt. Dit kan worden gedaan met behulp van elektronische handtekeningplatforms zoals DocuSign, Adobe Sign of Docfield, die ook zorgen voor veilige opslag en authenticatie van het contract. Op dit punt is het belangrijk om de definitieve (of uitgevoerde) versie van het contract toe te voegen aan je documentbeheersysteem of contractrepository. Dit kan zo eenvoudig zijn als Microsoft SharePoint, Google Drive, of dedicated CLM-repositories zoals Docfield en Icertis. Het feit dat contracten versiebeheer hebben gehad en de uitgevoerde versie klaar is, maakt het heel eenvoudig om ervoor te zorgen dat je voor alle stadia de juiste versie hebt.

6. Nalevingsmonitoring en contractvernieuwing

Na uitvoering moeten organisaties verplichtingen bijhouden (oftewel ervoor zorgen dat ze opereren in overeenstemming met de overeenkomst), prestaties monitoren (bijvoorbeeld uptime-SLA's voor belangrijke systemen) en naleving van de afgesproken voorwaarden verzekeren. Naarmate het contract zijn einddatum nadert, beslissen bedrijven of ze de overeenkomst willen verlengen, heronderhandelen of beëindigen.

‍