Definitie van auditrechten

Auditrechtenclausules zijn contractuele bepalingen die één of beide partijen in een commerciële transactie het recht geven om de administratie, processen en prestatie-indicatoren van de andere partij te raadplegen, te controleren en te verifiëren. Dit gebeurt om te waarborgen dat aan de verplichtingen uit de overeenkomst wordt voldaan.

Wanneer is het gepast om auditrechtenclausules te gebruiken?

De auditrechtenclausule is in de kern een controlemiddel om te verzekeren dat een partij zijn verplichtingen nakomt. Het bevordert transparantie en verantwoordelijkheid, met als uiteindelijk doel het minimaliseren van risico’s die voortvloeien uit ondermaats presteren. De controlerende partij zal doorgaans proberen de reikwijdte van het onderzoek uit te breiden, bijvoorbeeld door ‘volledige’ of ‘onbeperkte’ toegang tot data, bedrijfsruimten, administratie en processen te eisen. De partij die wordt gecontroleerd zal daarentegen de scope willen beperken tot wat strikt noodzakelijk is.

Hoewel contractpartijen vaak zeker willen weten dat de wederpartij de bepalingen van een overeenkomst naleeft, is een auditrechtenclausule niet altijd noodzakelijk. In veel gevallen kunnen beide partijen vertrouwen op gedocumenteerd bewijs dat te goeder trouw wordt verstrekt, zonder diepere inzage in interne systemen of data te vereisen.

In sterk gereguleerde sectoren — zoals de financiële dienstverlening — zijn auditrechtenclausules echter relevanter. Een financiële dienstverlener, bijvoorbeeld een acquiring bank met betaalterminals, moet wellicht voldoen aan strikte uptime-vereisten (denk aan SLA’s), nalevingsverplichtingen (zoals PCI/PIN) en periodieke kwetsbaarheidstesten (bijvoorbeeld SOC 2 of ISO 27001) ondergaan. Het niet naleven van deze standaarden kan leiden tot aanzienlijke sancties of boetes, waardoor periodieke audits essentieel zijn om te garanderen dat ook cruciale leverancierscontracten aan die wettelijke en branchevereisten voldoen.

Wat is doorgaans vereist voor een audit?

Auditrechten vereisen meestal dat de gecontroleerde partij nauwkeurige registraties bijhoudt en redelijke toegang tot documenten, faciliteiten en informatie verleent. Bepaalde gegevens moeten meerdere jaren worden bewaard nadat ze zijn verzameld. Dit kan variëren van een betalingsbewijs tot een kwaliteitsbeoordelingsscore.

Een onafhankelijke derde kan worden ingeschakeld om de controle uit te voeren, en in het contract kan zijn vastgelegd welke procedures of tijdsplanning voor de audit gelden.

Hoe zit het met vertrouwelijkheid?

Verplichtingen rond vertrouwelijkheid zijn doorgaans van toepassing op alle eigendoms- of gevoelige informatie die tijdens de audit wordt bekendgemaakt. Deze verplichtingen beschermen beide partijen door het gebruik van de gecontroleerde materialen te beperken, zodat gevoelige data niet wordt misbruikt of gedeeld met onbevoegde partijen.

Welke rol speelt contractmanagement?

Een oplossing voor contract lifecycle management (CLM), zoals Docfield, kan een uitstekend hulpmiddel zijn om de prestaties van een leverancier te monitoren door belangrijke contractgegevens in dashboards weer te geven. Datapunten die in het contract zijn vastgelegd, zoals uptime-SLA’s of leveringsvoorwaarden, kunnen zo eenvoudig worden vergeleken met de daadwerkelijke prestaties van de leverancier om afwijkingen te signaleren. In die zin kan een CLM fungeren als de ‘single source of truth’ voor alle contractgerelateerde zaken: van pre-closing aspecten zoals onderhandelingen tot post-award monitoring!