Cegeka sluit deals 2x sneller met Docfield

Introductie

Cegeka is een Europees IT-familiebedrijf dat actief is in 11 landen en een uitgebreid portfolio van diensten en oplossingen biedt, waaronder applicaties, infrastructuur, data-oplossingen en consultancy. Cegeka startte in 1992 met 30 mensen. Door een nauwe samenwerking met klanten is het bedrijf uitgegroeid tot een indrukwekkend aantal van 9000+ medewerkers.

Situatie

In 2020 introduceerde Cegeka's CEO, Stijn Bijnens, de 'Trinity of Innovation'. Dit concept was een strategische zet gericht op het bereiken van krachtige synergie door AI, 5G en cloud computing te combineren. Dit resulteerde in een sterk verbeterde productiviteit en operationele efficiëntie. Cegeka's bid management groep wilde vervolgens ook het contractbeheerproces transformeren en moderniseren door deze te standaardiseren en contractdocumenten consistent te maken voor de gehele bid/proposal-levenscyclus.

Uitdaging

De bid management groep beoordeelde de bestaande contract workflows en constateerde enkele uitdagingen:

• Een gefragmenteerd proces, van het opstellen van het voorstel tot de uitvoering van het contract
• Het ontbreken van documentcontrole, controlespoor en merkconsistentie
• Een gebrek aan analyse van contractgegevens

Nadat contracten waren opgesteld, volgde een tijdrovend en foutgevoelig proces met meerdere documentversies of aanpassingen bijgehouden met track changes. Bovendien bevatten nieuwe contracten soms clausules uit eerdere overeenkomsten, wat regelmatig zorgde voor verwarring en ongewenste resultaten.

In haar zoektocht naar een modern contractbeheer platform, kwam de bid management groep oplossingen tegen die werken met sjablonen. Hoewel sjablonen enige structuur en leidraad bieden, zorgen ze ook voor te veel flexibiliteit, de mogelijkheid om dingen te verwijderen en onbedoeld de lay-out van contracten te verstoren. De betrokken jurist moet dan telkens het hele document goed blijven controleren wat erg tijdrovend is.

Wanneer meerdere mensen samenwerken aan contracten die zijn opgesteld in bijvoorbeeld Word en kennis- en contentmanagementsystemen, kwamen hier nog aanvullende problemen bij, zoals inhoud die verdwijnt, tekstgedeelten die niet aanpasbaar zijn en ingewikkeld versiebeheer.

Oplossing

Cegeka vindt in Docfield de oplossing voor een systematische aanpak van het opstellen, samenwerken, onderhandelen, goedkeuren en ondertekenen van contracten. Hierdoor kunnen deals sneller worden gesloten, terwijl de gebruikerservaring sterk is verbeterd. De implementatie volgde via een pilotproject voor de gehele contractlevenscyclus van veelgebruikte documenten zoals RFP-sjablonen, offertes, SLA's, NDA's en verkoopcontracten.

Contractcreatie

Bewerkbare contractsjablonen en een duidelijke workflow voor een gestroomlijnd beheerproces voor offertes en voorstellen zorgt voor een solide basis voor consistente, foutloze overeenkomsten.

De organisatie begon met het importeren van documenten in Docfield, waarbij tekstelementen in elke sjabloon als statische of bewerkbare blokken zijn opgenomen. Met de Smart Fields functie kan statische tekst eenvoudig worden vervangen voor variabelen en metadata (bijv. startdatum contract, contracttype, factuurinterval, consultancy-uren, enz.).

Goedkeuringen en e-handtekening

Na implementatie van de gewenste goedkeuringsworkflow (To Do - In Progress - Review - Under Review - Ready for Signing - Signed) kunnen Cegeka's klanten en interne betrokkenen contracten accepteren en elektronisch ondertekenen.

Opslag en archivering van contracten

Met data-opslag in de cloud, exportopties voor gegevens, bruikbare inzichten en een robuuste audit trail is een solide basis gelegd voor consistente, foutloze overeenkomsten.

Samenwerking

Met functies als reacties, een revisie- en voortgangstracker, en gebruikersrechten- en toegangsbeheer kunnen Cegeka gebruikers eenvoudig commentaar geven, wijzigingen en voortgang bijhouden, machtigingen beheren en in real-time samenwerken met betrokkenen aan hetzelfde document. Hierdoor wordt verkeerd geïnterpreteerde feedback en procesfrustratie geëlimineerd.

‍

"We streven ernaar om updates van regels, wetgeving, ons portfolio-aanbod en prijzen in deze templates te verwerken. Deze robuuste basis maakt efficiënt contracteren mogelijk voor elke nieuwe opdracht, minimaliseert fouten en zorgt voor een consistente, uniforme set documenten." - Edwin Reijnders, Bid Manager Cegeka

‍

Voordelen

De overstap naar Docfield resulteerde in een grote tijdsbesparing in het afsluiten van contracten. Door te beginnen met een goed gedefinieerd basissjabloon hoeft het aanbestedingsteam niet voor elke klant teksten en clausules te kopiëren en aan te passen. Aangezien contracten vaak drie tot vijf jaar of langer lopen, kan Cegeka's aanbestedingsteam effectiever en efficiënter contracten beheren dan met de vorige CLM-aanpak. Het bid management team is van plan om het gebruik van Docfield binnen de organisatie uit te breiden om contractvernieuwing percentages, kosten per uitgevoerd contract en aantal uitgevoerde nieuwe contracten te verbeteren.

Naleving en vertrouwen

Met Docfield kan de organisatie moeiteloos contracten opstellen, beoordelen, elektronisch ondertekenen en controleren. Cegeka's interne contract- en document workflows zijn nu consistent met best practices op het gebied van contractbeheer, waardoor kostbare fouten worden voorkomen.

De organisatie is in staat om naleving over de hele linie af te dwingen door regelmatige contract updates, waaronder veranderingen in regelgeving en prijzen en valutawijzigingen. Met documentgeschiedenis heeft Cekega bovendien tijdgebonden momentopnames van contracten, inclusief alle bewerkingen en overschrijvingen.

Standaardisatie

Gestandaardiseerde sjablonen garanderen een consistente opmaak en styling en zorgen voor juridische en interne compliance bij alle contracten.

Betere samenwerking

Verkeerd geïnterpreteerde feedback en procesfrustratie bij interne belanghebbenden is nu verleden tijd. Iedereen werkt realtime samen aan de laatste updates en opmerkingen.

Intuïtieve interface

De gebruiksvriendelijke interface van Docfield vereenvoudigt taken en maakt het beheren van verschillende versies van contracten op meerdere platforms eenvoudig. Slimme velden en conditionele logica maken van het opstellen van contracten een eenvoudige invuloefening.

Efficiëntie

Gebruik van Docfield zorgt voor een aanzienlijke vermindering van tijd die bid managers kwijt zijn aan het doorzoeken van oude documenten en contracten.

Foutreductie

Cegeka's team gebruikt functies zoals beoordelingscycli om secties te beschermen tegen bewerking door anderen terwijl er updates worden uitgevoerd. De optie om tekstblokken te categoriseren als statisch of bewerkbaar, helpt om onbedoelde wijzigingen of toevoeging van irrelevante details te voorkomen, waardoor fouten en bijbehorende risico's effectief worden geminimaliseerd.