Hoe HAN elk jaar duizenden uren bespaart op het OER-proces
De OER, Onderwijs- en Examenregeling, is een cruciaal document binnen het hoger onderwijs. Hierin staan alle voorwaarden, onderwijs- en examenprogramma's voor de studenten. Elke onderwijsinstelling moet jaarlijks een OER opstellen voor al haar opleidingen en programmavarianten.
Dit zijn uitgebreide documenten waarbij meerdere afdelingen en (juridische) adviseurs betrokken zijn. Voor de meeste onderwijsinstellingen kost het veel tijd om een OER te maken. Het proces is vaak niet efficiënt georganiseerd en het schrijven gebeurt meestal via Microsoft Word, aangevuld met andere communicatiesystemen zoals Outlook & Teams, projectbeheer via Excel-lijsten en opslag + versiebeheer via Sharepoint of Dropbox.
Het oude OER-proces
Bij de Hogeschool voor Toegepaste Wetenschappen van de HAN, had elke OER zijn eigen proces. Elk document moest door verschillende schrijvers afzonderlijk worden bewerkt en vervolgens worden gecontroleerd of goedgekeurd door verschillende belanghebbenden — advocaten, medezeggenschap, management. Daardoor vlogen er oneindig veel feedback en allerlei versies door de mailboxen. Bovendien werden OER's van voorgaande jaren niet centraal opgeslagen en waren ze vaak moeilijk te vinden, vooral als je ook op zoek was naar de juiste versie om te bewerken. Toen de OER uiteindelijk werd gepubliceerd, gebeurde dit via nog een andere afdeling (Communicatie) die de documenten op de website publiceerde. En in het geval van een wijziging in een gepubliceerde OER, werd dit hele proces steeds opnieuw herhaald.
Bij de HAN worden elk jaar meer dan 300 OER's geschreven. Voorheen duurde het maar liefst 124 uur om één enkele OER te maken en het duurde vaak tot 6 maanden voordat deze werd gepubliceerd.
Het nieuwe OER-proces
Dit proces zou sneller, beter en slimmer kunnen worden uitgevoerd. En dus werkt de HAN sinds 2018 samen met Docfield. Dankzij onze samenwerking kon de HAN eenvoudig documenten maken, samenwerken en publiceren vanuit één gestroomlijnde omgeving.
Daarom kan de HAN nu een eigen workflow creëren voor elk type OER. Dit geeft de coördinatoren een overzicht van het hele schrijfproces. Bovendien hebben de schrijvers meer controle over hun inhoud omdat ze met onze slimme sjablonen werken. En zo maken ook de schrijvers veel minder fouten omdat ze altijd samen aan dezelfde versie van een OER werken.
De communicatie tussen verschillende teams en adviseurs is ook sterk verbeterd. Alle relevante personen kunnen hierover opmerkingen plaatsen en e-mailmeldingen ontvangen. Zo blijft iedereen op de hoogte van de voortgang van het schrijfproces en zijn de openstaande punten duidelijk.
Bij de HAN werken ze nu ook op deze manier met hun studentencontracten. De docenten schrijven onderwijsovereenkomsten en duizenden studenten ondertekenen deze overeenkomst rechtstreeks in dezelfde omgeving.
Dit jaar heeft de helft van alle HAN-academies hun 136 OER's geschreven met Docfield. Samen hebben we berekend dat dit betekent dat ze 66% minder tijd besteden aan het schrijven en publiceren van de OER. Als gevolg hiervan heeft de HAN het afgelopen jaar al meer dan 11.000 uur bespaard door anders te werken. Vanaf 2021 gaat ook de andere helft van de HAN op deze nieuwe manier werken, een verdubbeling van deze tijdwinst!
