Eerste ervaring van de Hogeschool Utrecht

Context

Jarenlang was het samenstellen van studiegidsen een arbeidsintensief en kwetsbaar proces op de Hogeschool Utrecht (HU), waarbij veel contacten, schrijvers, tekstversies en frustraties betrokken waren. De implementatie van Docfield heeft dit proces veel gebruiksvriendelijker gemaakt. De eerste studiegidsen zijn nu gemaakt en de HU heeft onlangs de blog geschreven. „Hoe presteert de app in de praktijk?” Volgens HU is Docfield's OER Write een transparant systeem, en de gebruikerservaring en de belangrijkste voordelen die in de blog worden genoemd, worden hieronder uiteengezet:

HU-gebruikerservaring met Docfield

Een van de eerste gebruikers is Jennifer van Triest. „Het is een enorme verbetering ten opzichte van hoe het was. Het is geen verbeterde Word- of pdf-versie, het is een volledig apart systeem, volledig afgestemd op wat nodig is voor het maken van studiegidsen, zonder onnodige functies. Ik had vroeger een heleboel Word-documenten waar ik soms eindeloos doorheen moest scrollen, wat veel tijd kostte. Nu is het veel duidelijker. Je kunt in één oogopslag zien wat er is gedaan en wat niet. En als je meerdere hulplijnen moet maken, kun je eenvoudig stukken overzetten.” Ook Leonie Verheijen, secretaris bij het Institute for Finance & Accounting, is tevreden. „Het is echt een geweldig hulpmiddel voor de studiegidsen, ik ben enthousiast!”

„Vroeger had ik een heleboel Word-documenten waar ik soms eindeloos doorheen moest scrollen, wat veel tijd kostte. Nu is het veel duidelijker. Je ziet in één oogopslag wat er is gedaan en wat niet.”

^{- Jennifer van Triest | secretaresse bij het Institute for People & Business}

Waarom koos HU voor Docfield?

1. Eenvoudige, transparante samenwerking

Een van de grote voordelen is eenvoudige samenwerking, zegt Jennifer. „Als ik een vraag heb over een bepaald stuk tekst, kan ik vanuit het programma rechtstreeks een bericht sturen naar de verantwoordelijke persoon. Vervolgens ontvangen ze een e-mail om hen te laten weten dat er een vraag open is. Als hij of zij vervolgens reageert, krijg ik nog een e-mail. Je weet wanneer iets is opgelost en je kunt doorgaan, zonder dat je steeds opnieuw in het programma hoeft te checken. Mensen kunnen heel gemakkelijk op elkaar reageren en het hele gesprek is voor iedereen zichtbaar.”

Jennifer: „Ik vind het ook leuk dat ik zelf eenvoudig gebruikers kan toevoegen en hen de juiste rechten kan geven. Je kunt precies aangeven wie zelf dingen kan wijzigen, wie alleen commentaar mag geven, etc.” Leonie is het daarmee eens. „Alle processtappen zijn duidelijk aangegeven en alle communicatie is voor iedereen zichtbaar. Examencommissie, GOC, onderwijsmanagers; zij kunnen eenvoudig commentaar geven. We kunnen op onze beurt de GOC precies laten zien welke discussie er heeft plaatsgevonden om tot een besluit te komen. Het is een transparant systeem.”

2. Nauwelijks vragen van collega's

„We zijn niet de enigen die het gebruiksvriendelijk vinden”, zegt Jennifer. „Ik heb een heel eenvoudige handleiding geschreven voor mijn contacten die met de app moesten werken. Gewoon een e-mail met wat basisinformatie. Meer uitleg was niet nodig. Ik heb nauwelijks vragen gekregen. Natuurlijk worden er van tijd tot tijd fouten gemaakt, maar niets belangrijks en als hoofdgebruiker kan ik dit meestal zelf oplossen. En als er vragen zijn, kunnen we altijd terecht bij Jan Thesingh en Stefan van der Fange, adviseurs juridische zaken bij OOS. Ze reageren altijd heel snel. Ze hebben de hele introductie en implementatie heel goed gecoördineerd.”

„Er waren weinig vragen van gebruikers, het programma is gebruiksvriendelijk. En de begeleiding van onze functioneel beheerders helpt enorm als je er echt niet uitkomt.”

^{- Leonie Verheijen | secretaris bij het Institute for Finance & Accounting}

3. Last-minute wijzigingen mogelijk

„Zelfs als de gidsen bijna klaar zijn, kan er altijd op het laatste moment nog een wijziging plaatsvinden. Zo'n verandering is veel minder ingrijpend dan voorheen”, legt Jennifer uit. Omdat alles in de applicatie gebeurt en de handleidingen online worden gepubliceerd, kun je wijzigingen aanbrengen dicht bij de releasedatum. En eventuele errata hoeven niet langer apart gepubliceerd te worden.” Het is duidelijk dat deze gebruikers willen dat Docfield blijft. Jennifer: „Ik ben erg benieuwd naar de reacties van onze studenten.”

Valt er niets meer te verbeteren?

Is er niets meer te verbeteren? Nou, Jennifer en Leonie hebben nog een paar wensen. „Het is even wennen om opmaak toe te voegen, zoals cursief en onderstreept.” Ook voor Leonie, die uitgebreidere opmaakmogelijkheden wil. „Tabellen maken zou makkelijker moeten kunnen.” Jennifer: „Wat nog belangrijker is, ik vind het ontbreken van een zoekfunctie. Als je nu naar een term wilt zoeken, kun je dat alleen doen door naar pdf te exporteren en daar vervolgens te zoeken. Dat is omslachtig.” Volgens Leonie is er ook nog werk aan de winkel voor een redacteur bij M&C.,, We hebben teksten overgezet uit de oude gidsen en daar blijken nogal wat fouten in te zitten. Dat is jammer. De gidsen zijn voor iedereen toegankelijk; naast de inhoud van de studiegids zijn de juiste spelling en een nette opmaak erg belangrijk.”

Van Docfield hebben we geconstateerd dat het voor gebruikers niet altijd duidelijk is naar welke tekst in het documentcommentaar verwijst. We zijn daarom druk bezig met het verbeteren van de commentaarfunctie voor nog effectievere samenwerking. De mogelijkheid om tekst te annoteren en er vervolgens opmerkingen aan toe te voegen, is een optie die we aan het onderzoeken zijn.