Gids van de Wereldbank voor contractbeheer

Uit gegevens blijkt dat 1-5% van de inkomsten van telecommunicatiebedrijven het gevolg is van inkomstenlekken', volgens PwC. Technologie-, financiële diensten-, farmaceutische, energie- en nutsbedrijven hebben met hetzelfde probleem te maken.

De redenen hiervoor variëren van verschillen over de interpretatie van verkoopcontracten/licentievergoedingen, wettelijke boetes en gemiste deadlines tot mislukte incasso's, ongebruikelijke prijzen, gederfde verkopen en transactiefouten.

Een manier om dit probleem aan te pakken is door proactief contracten te beheren. Om lekkage te voorkomen, kunt je je contractbeheer onderverdelen in upstream- en downstreamprocessen. De aanbestedingsrichtlijnen van de Wereldbank hebben vier stroomopwaartse en vijf stroomafwaartse activiteiten geïdentificeerd in de processen voor contractbeheer.

Stroomopwaartse fasen van een contract

De upstream-fase verwijst naar de vroege stadia van het contracteringsproces, vanaf het eerste idee tot de onderhandelingen en de afronding van het contract.

„Het succes van contractbeheer wordt sterk beïnvloed door upstream-activiteiten, zoals activiteiten die worden ondernomen tijdens de aanbestedingsplanning, de contractkeuze en de selectiefase van de contractant.” - Wereldbank

1. Goede inkoopplanning

Een goed inkoopplan betekent dat je je inkoopbehoeften nauwkeurig hebt beoordeeld, marktonderzoek hebt gedaan en een inkoopplan hebt ontwikkeld. Het doel is om kosten te optimaliseren en risico's te beperken.

2. Uitgebreide specificaties

Het documenteren van specificaties maakt ook deel uit van de stroomopwaartse fase van het beheer van contracten, en het omvat een nauwkeurig inzicht in je contractbehoeften, zoals beschreven in de vereisten.

3. Juiste contractselectie

De Wereldbank definieert contractselectie als ”het contractuele mechanisme, met inbegrip van de algemene voorwaarden en risicoverdeling”. Het komt overeen met het type contract voor een specifiek project of een specifieke aanbesteding.

4. Zorgvuldige selectie van leveranciers

Je selecteert leveranciers met de meest geschikte kenmerken en capaciteiten. Het doel is om kostenoverschrijdingen en vertragingen bij de levering te voorkomen. Je beoordeelt potentiële leveranciers op basis van drie kritieke factoren: budget, tijd en kwaliteit.

Stroomafwaartse fasen van contractbeheer

De stroomafwaartse fasen van contractbeheer beginnen zodra je een contract gunt. Hieronder zetten we de cruciale processen in deze fase op een rij.

5. Plan voor contractbeheer

Goed contractbeheer is praktisch en grondig en weerspiegelt de omvang, omvang en complexiteit van het contract dat je wilt gunnen. De essentiële onderdelen van een contract die je in het contractbeheerplan kunt opnemen, zijn:

• Initiatie van een contract
• Uitvoering van het contract
• Contractbewaking
• Sluiting

6. Bezorgingsbeheer

De fase omvat de levering van beloofde goederen en diensten. Je moet het contract systematisch uitvoeren met inachtneming van de voorwaarden die tijdens de onderhandelingen zijn overeengekomen en gedocumenteerd.

Naast de gebruikelijke aspecten die je onder controle zou kunnen houden (zoals kosten, tijd en kwaliteit), omvat leveringsbeheer het monitoren van de voortgang van het werk, het beheren van lopende problemen en wijzigingen en het onderhouden van open communicatie met de leverancier om ervoor te zorgen dat ze aan hun verplichtingen voldoen. Het is de meest cruciale en verreweg de meest invloedrijke fase in het beheren van relaties tussen leverancier en klant.

7. Relatiebeheer

Je hebt misschien gehoord van 'relatiebeheer' in het bankwezen. Grote contracten zijn even belangrijk en noodzakelijk omdat er vaak sprake is van een langdurige samenwerking tussen de koper en de leverancier. Daarom is voortdurende samenwerking en communicatie vereist om een succesvolle levering te garanderen.

8. Systematisch contractbeheer

Dit is het 'archiveringsgedeelte' van een contract waarbij managers zorgen voor een volledige en nauwkeurige registratie van alle overeenkomsten. Dit proces is bedoeld om de basis te dekken (risicovermijding) en tijd/moeite te besparen bij het beheren van contracten.

9. Monitoring en evaluatie van contracten

Alleen volwassen organisaties beschikken over een systematische methode en hulpmiddelen om de prestaties van alle lopende contracten te controleren en te evalueren. Leidinggevende leidinggevenden op C-niveau (zoals de Chief Legal Officer) besteden aandacht aan deze fase, die van invloed kan zijn op het bedrijfsresultaat en de reputatie van de organisatie.

Als deze fase van contractbeheer niet wordt geoptimaliseerd, kan dit leiden tot mogelijke juridische of financiële problemen als gevolg van slechte prestaties of niet-naleving.

Conclusie

Een bankier zei ooit tegen de CEO van een juridisch technisch adviesbureau: ”Je lekt omdat je gewoon vergeet wat er in het contract staat; de machine kan je helpen eraan te denken dat je de rechten waar je zo hard voor hebt onderhandeld, moet gebruiken voordat je ze ondertekent/uitvoert.” (Alistair Maiden, CEO van SKYE)

Om inkomstenlekken te voorkomen en tijd te besparen, kun je onze experts vragen hoe Docfield kan helpen bij de optimalisatie van je contractprocessen.