KPIs voor contract management: het complete draaiboek voor 2025. 

Contracten bepalen hoe kapitaal stroomt, hoe partnerschappen zich ontwikkelen en hoe organisatierisico's worden verdeeld. We weten allemaal dat contracten cruciaal zijn voor prestaties. Toch verdwijnt het merendeel van de ondertekende contracten in labyrinten van mappen, waar ze zelden opnieuw worden bekeken totdat er iets mis is gegaan.

Het probleem? Je loopt altijd twee stappen achter de feiten aan, weet niet zeker wat je moet meten en optimaliseert of stimuleert je organisatie uiteindelijk niet.

We hebben met talloze organisaties gesproken (van verschillende groottes en industrieën) om erachter te komen wat de best presterende teams onderscheidt van de rest als het gaat om hun contractbeheer.

We hebben besloten om onze kennis beschikbaar te stellen in dit playbook. De makkelijkste manier om dit te doen was door het vak van contractmanagement op te splitsen in 6 verteerbare secties en aan elke sectie twee kern-KPI's toe te wijzen. Dit is geen theoretische oefening. Het bijhouden van contractprestaties aan de hand van de juiste KPI's betekent minder knelpunten, snellere dealcycli, een betere cashflow (en veel minder verwijten als het misgaat!).

We zullen vermelden hoe ons CLM-platform u kan helpen bij het meten en volgen van elk van deze KPI's, mocht u geïnteresseerd zijn in een oplossing die uw contractbeheer naar een hoger niveau tilt.

Wat is Contract Lifecycle Management (CLM)?

Contract Lifecycle Management verwijst naar het hele proces van het beheren van contracten, van het initiëren en plannen, via het opstellen, onderhandelen, goedkeuren, uitvoeren en controleren, tot en met het vernieuwen of verlopen. Een hele mond vol. Zelfs als je je niet bewust bent van deze fasen, neemt je organisatie deel aan het contract lifecycle management proces wanneer ze een overeenkomst tekent.

Effectief CLM stelt bedrijven in staat om prestaties bij te houden, naleving te garanderen en de waarde van contracten in de loop der tijd te optimaliseren. Laten we beginnen!

Fase 1: Initiatie en planning

In de initiatie- en planningsfase wordt de basis gelegd voor een succesvol contract. Dit is het moment waarop de betrokken partijen hun verwachtingen, doelen en de voorwaarden voor de overeenkomst op elkaar afstemmen. Wat S-teams onderscheidt van A- en B-teams is dat ze hun contractstrategie actief afleiden van hun bedrijfsstrategie en ervoor zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt vertaald naar concrete processen en doelstellingen.

Omdat het in deze fase gaat om cruciale besluitvorming en planning in een vroeg stadium, zijn de volgende KPI's essentieel:

KPI 1: Tijd tot eerste juridische contactmoment

Deze KPI houdt de gemiddelde tijd bij tussen het indienen van een contractaanvraag en de eerste beoordeling door Legal. Het laat zien hoe snel de juridische afdeling bij het proces wordt betrokken.

Waarom het belangrijk is:

De juridische afdeling bepaalt de parameters voor onderhandelingen. Als ze er eerder bij worden betrokken, worden de vangrails duidelijker, waardoor teams onnodig tijd verliezen aan onderhandelingen die niet worden goedgekeurd. Vroegtijdige betrokkenheid van de juridische afdeling vermindert dubbel werk, beheert risico's vooraf en verkort de totale cyclus. Grote vertragingen op dit gebied duiden op een verkeerde afstemming, slechte intake of onduidelijke triage.

• Pro Tip: Definieer duidelijke drempels (bijv. <72 uur voor laag risico, <24 uur voor hoge waarde) om hiaten en overbelaste teams op te sporen. Dit helpt bij het prioriteren van werk en zorgt voor een soepele afhandeling. Als drempels voortdurend niet worden gehaald, kun je uitzoeken waar het fout gaat en bijsturen.
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Met Docfield kunt u verzoeken routeren op basis van dealwaarde, risicoprofiel of businessunit. Dat betekent dat de juridische afdeling eerder wordt ingeschakeld, maar alleen als dat nodig is. Ze zien alle belangrijke informatie als een samenvatting, dankzij slimme velden en gestructureerde intakestromen.

KPI 2: Contractcreatie tijd

Waar komen je routinecontracten vandaan? Heb je sjablonen gekocht of heb je een intern juridisch team? De levensduur van een contract begint lang voordat je een bepaalde deal opstelt en ook dit kun je systematisch optimaliseren. De tijd die je besteedt aan de initiatiefase heeft invloed op de tijd die je nodig hebt om een contract op te stellen, het aantal revisies en de algemene duidelijkheid in de planningsfasen.

• Pro Tip: Het gebruik van geautomatiseerde sjablonen en tools voor contractbeheer kan dit proces aanzienlijk helpen stroomlijnen. Het koppelen van datapunten aan uw CRM en ERP vergroot de voordelen nog verder.
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Vooraf opgestelde sjablonen met slimme velden maken het mogelijk om contracten automatisch in te vullen op basis van deal type of waarde, waardoor er minder handmatig werk nodig is en er minder tijd is voor het opstellen van contracten. U kunt een gratis proefversie nemen en een van onze honderden contracten gratis gebruiken.

Fase 2: Opstellen en creëren van contracten

Zodra het contract is geïnitieerd en gepland, is de volgende fase het opstellen van de overeenkomst. Tijdens deze fase zijn duidelijkheid en nauwkeurigheid essentieel en verschillende KPI's kunnen helpen bij het bijhouden hoe efficiënt het contract wordt opgesteld.

KPI 3: Gebruik van sjablonen

Deze KPI meet hoevaak herbruikbare sjablonen worden gebruikt tijdens het opstellen van het contract. Hoe meer gestandaardiseerd je contracten zijn, hoe minder tijd er wordt besteed aan het opstellen van nieuwe overeenkomsten en hoe eenvoudiger het is om na de opdracht toezicht te houden.

• Pro Tip: Wees proactief en benader de andere partij eerst met je eigen sjabloon. Dit geeft u de beste kans om uw zin te krijgen in onderhandelingen en maakt het proces veel voorspelbaarder en gestandaardiseerd voor u.
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Een centrale opslagplaats van dynamische sjablonen zorgt ervoor dat je team altijd begint met het juiste document, dat automatisch wordt aangepast met behulp van voorwaardelijke logica. Als u de slimme velden in het contract wijzigt (zoals bijvoorbeeld de locatie van het kantoor), krijgt u automatisch andere contractclausules voorgeschoteld.

KPI 4: Nauwkeurigheidspercentage contracten

Het bijhouden van het aantal fouten of revisies in opgestelde contracten geeft een duidelijk beeld van de efficiëntie van het opstellen. Een hoge mate van nauwkeurigheid leidt tot minder revisies en een snellere contractcyclus.

• Pro Tip: Gebruik samenwerkingstools om fouten in concepten te verminderen en ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden deze in realtime kunnen bekijken en becommentariëren.
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Slimme velden verminderen fouten bij het invoeren van gegevens, terwijl clausulebeheer ervoor zorgt dat juridisch kritieke tekst onaangeroerd blijft, zelfs wanneer deze wordt bewerkt door verkoopteams. Docfield geeft u de mogelijkheid om de rechten om bepaalde delen van een document te bewerken volledig af te sluiten.

Fase 3: Onderhandelen van voorwaarden

Onderhandelen is de fase waarin voorwaarden worden aangepast, herschreven en verfijnd om tot een overeenkomst te komen waar beide partijen baat bij hebben. Efficiënt onderhandelen is de sleutel tot het verminderen van de tijd en kosten van contractbeheer.

KPI 5: Onderhandelingstijd

Deze KPI meet hoe lang de onderhandelingsfase duurt van het eerste ontwerp tot de uiteindelijke overeenkomst. Het verkorten van deze doorlooptijd versnelt de gehele levenscyclus van het contract, waardoor overeenkomsten sneller kunnen worden gesloten.

• Pro Tip: Stroomlijn en centraliseer uw communicatie. Stem af met interne belanghebbenden over must-haves en nice-to-haves. Verwijs naar uw bedrijfsstrategie (en beleid indien relevant) en eerdere overeenkomsten om een benchmark te begrijpen van waar u voor zou moeten gaan.
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Met het samenwerkingsportaal van Docfield kunnen teams direct binnen documenten onderhandelen, redlines bijhouden en versieverwarring voorkomen met ingebouwd versiebeheer. U kunt ook een samenvattend rapport van contractgegevens bekijken. Dit helpt je om met één klik een benchmark vast te stellen. Je kunt bijvoorbeeld de verdeling van kortingen over je zakelijke verkoopcontracten in kaart brengen, zodat je kunt zien dat je niet meer dan 20% moet opgeven bij de deal waar je nu mee bezig bent.

KPI 6: Redliningsefficiëntie

Redlining is eenonvermijdelijk onderdeel van onderhandelen, maar het kan lastig worden zonder de juiste hulpmiddelen. Het is misschien wel het toppunt van achterstallig juridisch werk geworden om een document te ontvangen met de titel: “Verkoopcontract_V5_finalversie_3_finalFINAL.wordx”. Deze KPI houdt bij hoeveel herzieningen er tijdens de onderhandelingsfase worden gemaakt en hoe snel deze worden opgelost.

• Pro Tip: Een CLM-systeem met versiebeheer en automatische suggesties voor veelvoorkomende bewerkingen kan dit proces stroomlijnen.
  

Fase 4: Goedkeuring van het definitieve contract

Zodra er overeenstemming is bereikt over de contractvoorwaarden, komt het contract in de goedkeuringsfase. Hier beoordelen interne belanghebbenden het document voordat het wordt uitgevoerd. Soms gebeuren goedkeuringen parallel aan het opstellen van het contract (zoals bedrijfseigenaren die budgetten goedkeuren).

KPI 7: Doorlooptijd goedkeuring

Goedkeuringstijd houdtbij hoe lang het duurt voordat alle benodigde belanghebbenden het contract hebben ondertekend. Het verminderen van knelpunten in deze fase versnelt het totale contractproces.

• Pro Tip: Automatiseer goedkeuringsworkflows en zorg ervoor dat alle ondertekenaars onmiddellijk op de hoogte worden gebracht om vertragingen te voorkomen.
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Rolgebaseerde workflows zorgen ervoor dat elke goedkeurder op het juiste moment op de hoogte wordt gebracht en automatische herinneringen houden de stroom in beweging. U kunt collega's uitnodigen en zij kunnen rechten en machtigingen krijgen (waaronder goedkeuringen en ondertekenen) op basis van hun rol in uw organisatie.

KPI 8: Goedkeuring bottleneck percentage

Deze KPI meet hetpercentage contracten dat vertraging oploopt door knelpunten in het goedkeuringsproces. Het gaat dus niet alleen om de totale doorlooptijd, maar ook om het 'foutenpercentage' (als je wilt) waarbij goedkeuringen onverwachte vertragingen veroorzaken. Het identificeren van de hoofdoorzaken van knelpunten (zoals goedkeuring door één persoon) kan helpen bij het stroomlijnen van de workflow.

• Pro Tip: Breng belanghebbenden in kaart en betrek ze op het juiste moment. Stel automatische waarschuwingen en rolgebaseerde routering in om onnodige vertragingen te voorkomen. Stroomlijn uw communicatie en centraliseer consensus en besluitvorming.
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Geautomatiseerde escalatieregels en goedkeuringsdashboards maken knelpunten zichtbaar en oplosbaar voordat ze deals vertragen. Er is geen eenvoudigere manier om goedkeuringen voor contracten uit te voeren dan het systeem waarin ze worden gemaakt en ondertekend. Docfield optimaliseert dit uitstekend.

Fase 5: Contractuitvoering en toevoegen aan repository

Zodra het contract is goedgekeurd, is het tijd voor uitvoering en opslag. Ervoor zorgen dat het contract wordt ondertekend, opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk is, is van cruciaal belang voor het beheren van de naleving en het bewaken van de prestaties. Veel teams laten het hier afweten. Het verschil tussen een S-team en een A- of B-team is dat het om meer gaat dan efficiënte mappensystemen. Het gaat er ook om wie je toegang geeft tot deze mappen, onder welke voorwaarden, en om het gebruik van tools die zoekfunctionaliteit direct binnen contracten bieden (in plaats van documentnaam).

KPI 9: Uitvoeringssnelheid contracten

Dit meet de tijd die nodig is om contracten af te ronden en uit te voeren na goedkeuring. Door een snelle uitvoering kunnen organisaties snel handelen en wordt er minder tijd besteed aan inactieve contracten.

• Pro Tip: Eenvoudig - niemand zou hier moeten vertrouwen op pen-en-papier processen.
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Ingebedde e-handtekeningen versnellen de afronding, terwijl realtime tracering inzichtelijk maakt wie wat wanneer heeft ondertekend. Gecodeerde handtekeningen en op zichzelf staande contracten zorgen voor de juiste beveiligingscontroles. Docfield is ook ISO270001 gecertificeerd.

KPI 10: Nauwkeurigheid archief

Na uitvoering ishet essentieel dat contracten correct worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn in het contractenarchief. Deze KPI volgt de nauwkeurigheid en volledigheid van het contractenarchief, zodat de uitgevoerde versie altijd beschikbaar is.

• Pro Tip: Als u met vernieuwingen werkt, zorg er dan voor dat u het originele contract en de vernieuwingen bewaart (vervang dus niet alleen de laatste versie door een nieuwere).
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Alle uitgevoerde contracten worden opgeslagen in een doorzoekbare, gecentraliseerde opslagplaats. Filter op betalingsvoorwaarden, status, vervaldatums of aangepaste tags met volledige auditlogboeken.

Fase 6: Nalevingscontrole en contractverlenging

De laatste fase van de contractlevenscyclus bestaat uit het bewaken van de voortdurende naleving en het voorbereiden op verlenging of afloop. Proactief beheer van deze fase zorgt ervoor dat verplichtingen worden nagekomen en contracten worden geoptimaliseerd voor toekomstige prestaties.

KPI 11: Nalevingspercentage contracten

Deze KPI houdt bij hoe goed de voorwaarden van een contract worden nageleefd. Hoge nalevingspercentages geven aan dat je bedrijf zijn contractuele verplichtingen nakomt. Even belangrijk is natuurlijk hoe de tegenpartij presteert.

• Pro Tip: Implementeer geautomatiseerde volgsystemen om deadlines, prestaties en naleving in realtime te controleren. Zorg ervoor dat de juiste informatie naar de juiste teams gaat (zoals betalingstermijnen naar de financiële afdeling).
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Slimme velden die gekoppeld zijn aan verplichtingen (zoals leveringsdatums of betalingsmijlpalen) triggeren real-time herinneringen en maken aankomende deadlines zichtbaar voor alle teams.

KPI 12: Vernieuwingspercentage

Een belangrijke indicator voor succes op lange termijn, deze KPI houdt het percentage van contracten bij die met succes worden verlengd. Hoge vernieuwingspercentages duiden meestal op positieve relaties en verhogen de contractwaarde.

• Pro Tip: Stel automatische verlengingsherinneringen in en geef je bedrijf ten minste 3 maanden de tijd voor een opzegtermijn. Voer regelmatig prestatiebeoordelingen uit om ervoor te zorgen dat verlengingen soepel verlopen. We zullen hier in volgende blogs meer over schrijven, dus blijf op de hoogte.
  

🟢 Hoe Docfield helpt: Automatische meldingen voor aankomende verlengingen, aanpasbare dashboards en versiegeschiedenis helpen teams om vroegtijdig te handelen en opnieuw te onderhandelen vanuit een controlepositie.

Slotopmerkingen

Contract Lifecycle Management is een complex maar essentieel proces dat zorgvuldig bijgehouden en voortdurend geoptimaliseerd moet worden. Door gebruik te maken van deze KPI's in de 6 stadia van CLM, zorgt u ervoor dat uw organisatie contracten niet alleen effectief beheert, maar ook de waarde maximaliseert. In deze blog hebben we niet zoveel aandacht besteed aan auditrisico's, maar neem gerust contact met ons op voor onze kijk op het verbeteren van compliance en het verminderen van operationele risico's.

Of u nu uw contractworkflows automatiseert of handmatige processen verfijnt, deze KPI's zijn de sleutel tot efficiëntie en succes in contractbeheer voor 2025.