Hoe de AVG en contract lifecycle management elkaar vormgeven

Sinds de invoering in 2018 is de General Data Protection Regulation (GDPR) de gouden standaard voor privacyregelgeving. Het definieert de manier waarop bedrijven wereldwijd omgaan met de gegevens van EU- en EER-burgers.

Op basis van de beginselen van transparantie, evenredigheid en legitiem doel legitimeert de GDPR de regel van de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming bij het opleggen van boetes tot 4% van de jaaromzet, oftewel EUR20 miljoen.

Al met al is het duidelijk waarom juristen over de hele linie oplossingen voor contract lifecycle management implementeren om met een set regels van deze omvang en impact om te gaan. In dit artikel gaan we precies na waarom CLM-tools zoals Docfield de GDPR-voorbereidheid aanzienlijk verbeteren en welke stappen je kunt nemen om te evalueren of een CLM voor jou geschikt is.

GDPR-compliance definiëren: de kernclassificaties

GDPR-compliance betekent in essentie de juiste verwerking van persoonlijke gegevens van EU- en EER-burgers. Gegevens kunnen grofweg in twee groepen worden ingedeeld: gevoelige en niet-gevoelige persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Niet-gevoelige gegevens zijn zaken als namen, bedrijfsinformatie en e-mailadressen. Gevoelige gegevens zijn financiële informatie (zoals belastingnummers of creditcardgegevens) of huisadressen. Een combinatie van naam, geboortedatum en postcode kan ook als gevoelig worden geclassificeerd.

Naast de classificatie van gegevens stelt de GDPR ook drie grote categorieën vast waarin partijen kunnen worden ingedeeld: subjecten, verantwoordelijken en verwerkers. (Artikel 28A). Een “betrokkene” is een individu wiens gegevens worden verzameld. De “voor de verwerking verantwoordelijke” is de organisatie die het doel en de middelen bepaalt voor de verwerking van de gegevens van de betrokkene. Een “verwerker” ten slotte is een organisatie die persoonsgegevens verwerkt namens de voor de verwerking verantwoordelijke. Een voorbeeld hiervan is een salarisadministratiebedrijf (verwerker) dat gegevens van werknemers (subjecten) verwerkt namens een verzekeringsmaatschappij (verwerkingsverantwoordelijke).

Organisaties die onder de GDPR vallen, moeten zich niet alleen houden aan de privacyregels, ze moeten ook de rechten van EU-burgers handhaven, waaronder toegang, rectificatie, uitwissing en portabiliteit.

Waarom is GDPR van belang voor uw contracten?

Onder de GDPR is het verplicht voor verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers om een DPA (gegevensbeschermingsovereenkomst) te ondertekenen. Dit is een juridisch bindende overeenkomst over de omvang, de aard en het doel van de gegevens die worden verwerkt. We hebben een DPA-sjabloon beschikbaar gesteld, waartoe je toegang krijgt door je aan te melden voor een gratis proefversie van het Docfield CLM-platform.

Contracten bevatten vaak gevoelige en niet-gevoelige PII. De GDPR bepaalt dat gegevens alleen mogen worden opgeslagen zolang dat nodig is voor het vooraf gedefinieerde doel. Natuurlijk hebben betrokkenen het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren of helemaal te laten verwijderen. Met Docfield CLM kun je contracten eenvoudig filteren en wijzigingen in duizenden documenten in één keer doorvoeren (inclusief verwijderen).

Hoe GDPR CLM-software beïnvloedt

Volgens een GDPR-handhavingstracker is de meest voorkomende overtreding waarvoor bedrijven worden beboet een ontoereikende rechtsgrondslag voor gegevensverwerking (676 overtredingen met in totaal 2 miljard euro aan boetes). Er is een klein aantal gevallen dat verantwoordelijk is voor een groot deel van de boetes, maar het is belangrijk om je bedrijf desondanks te beschermen tegen blootstelling aan dit soort boetes. Bedenk dat het aantal GDPR-boetes dat elke maand wordt opgelegd, maand na maand toeneemt en geen tekenen van vertraging vertoont. Maar hoe informeert de GDPR de contractbeheerprincipes, en op zijn beurt het nut dat we kunnen halen uit CLM's?

1. Wettelijke basis voor verwerking

• Contracten vormen vaak de wettelijke basis voor gegevensverwerking (bijv. arbeidsovereenkomsten, onboarding van leveranciers).
  
• Een CLM zorgt ervoor dat deze documenten versiebeheer hebben, gemakkelijk terug te vinden zijn en een volledige controle hebben. Cruciaal als je wettelijke basis wordt aangevochten.

2. Het 'recht om vergeten te worden' vergemakkelijken

De GDPR is retroactief, wat betekent dat deze van toepassing is op gegevens die zijn verzameld voordat de verordening van kracht werd. Effectieve CLM-oplossingen:

• Automatiseer workflows die verzoeken tot het wissen van contractgegevens binnen een paar klikken beheren.
  
• Duidelijk verplichtingen in contracten vastleggen met betrekking tot het wissen van gegevens.
  

Wat maakt Docfield anders?

Met Docfield kunnen juridische raden ervoor zorgen dat GDPR-clausules altijd up-to-date zijn en automatisch worden opgenomen in relevante contracten door gebruik te maken van voorwaardelijke logica. Bovendien kunnen alleen geautoriseerde gebruikers deze clausules bewerken - en dat voor duizenden contracten met één klik.

3. Gegevensbeveiliging en toegangscontrole versterken

Beveiliging is een fundamentele GDPR-vereiste en draagt bij aan enkele van de grootste boetes. Met een CLM-platform zoals Docfield kun je:

• Rolgebaseerde toegang te implementeren om de zichtbaarheid van gevoelige gegevens te beperken.
  
• Uw handtekeningen en contractgegevens versleutelen.
  
• Real-time detectie van inbreuken en waarschuwingen bieden.
  

Er zijn nog veel meer van dit soort functies, waarover je hier meer informatie kunt vinden.

Hoe geeft CLM vorm aan GDPR-naleving?

De meeste bedrijven krijgen een boete - niet omdat ze kwaad in de zin hebben, maar omdat ze niet over de middelen (zoals knowhow of systemen) beschikken om GDPR-compliance operationeel te maken. Naarmate een bedrijf groter wordt, neemt ook de complexiteit toe. Het gebruik van een CLM zoals Docfield kan de GDPR-klaarheid aanzienlijk verbeteren door organisaties één enkele bron van waarheid te bieden voor alle juridische zaken. Van creatie, tot ontwerp, tot onderhandeling en ondertekening, tot uiteindelijke dashboards gebaseerd op contractgegevens. Met het Docfield CLM is het eenvoudiger dan ooit om alle feiten voor je te hebben. De voordelen worden versterkt door sterke integraties, waardoor u automatisch gegevens kunt overdragen van en naar andere bronnen, zoals uw CRM of ERP.

We hebben onze klanten gevraagd welke functies hen het meest helpen, en enkele van de meest voorkomende antwoorden waren:

• Gestructureerd gegevensbeheer: het organiseren van contractgegevens vereenvoudigt GDPR-audits en helpt bij het aantonen van de verantwoordingsplicht.
  
• Proactieve nalevingsbeoordelingen: Periodieke beoordelingen, naast de mogelijkheid om duizenden contracten tegelijk te bewerken, betekent dat we proactief kunnen itereren en op de hoogte blijven van de nieuwste vereisten.
  
• Voorwaardelijke logica: Als we een overeenkomst tekenen met een Europese partij, neemt het Docfield CLM automatisch GDPR-clausules op. Als de locatie verandert, veranderen ook de voorwaarden.
  

Maak gebruik van een CLM om het vertrouwen te versterken

Compliance is niet alleen bedoeld om toezichthouders tevreden te stellen, het is een sterk signaal van vertrouwen voor alle belanghebbenden. Organisaties die gebruikmaken van GDPR-compliant CLM-oplossingen positioneren zichzelf als betrouwbare partners die blijk geven van operationele volwassenheid.

Welke stappen kun je zetten op weg naar GDPR-compliant contractbeheer?

GDPR-compliance is niet zomaar een checklist die je afkruist, maar een kader waarbinnen je organisatie opereert en met gegevens omgaat. Hoewel je CLM hier een onderdeel van is, zijn er verschillende andere stappen die je kunt nemen om je paraatheid te vergroten.

• Creëer een gedetailleerd verwerkingsregister (Artikel 30 GDPR).
  
• Data Protection Impact Assessments (DPIA's) operationaliseren.
  
• Ontwikkel robuuste kaders voor toestemmingsbeheer.
  
• Duidelijke processen opstellen voor het beheer van de rechten van betrokkenen.
  
• Uitgebreide workflows voor het melden van inbreuken implementeren.
  

Als u niet zeker weet of uw huidige contractbeheerprocessen uw GDPR-klaarheid kunnen ondersteunen, is dit een goed moment om uw CLM-strategie te evalueren.

Start vandaag nog uw gratis proefperiode of boek een demo voor een live walkthrough door een van onze exportbedrijven.

‍