Wat is een handelsmerk? De 2025-gids voor merkbescherming in de Benelux

Wat is een handelsmerk?

Een handelsmerk geeft exclusief recht op het gebruik van een symbool, woord, frase, ontwerp (of een combinatie van deze elementen) dat de herkomst van een product of dienst in de markt identificeert en onderscheidt.

Als u merkbescherming zoekt in Nederland, is het belangrijk te weten dat we hier een first-to-file-systeem hanteren. Dit betekent dat de instantie die als eerste officieel een merk aanvraagt voor een onderscheidend element, de rechten krijgt op het gebruik ervan. Dit staat in sterk contrast met jurisdicties zoals de Verenigde Staten, waar een first-to-use-principe geldt. Het is belangrijk dit goed te beseffen, omdat een ander bedrijf aanspraak kan maken op uw merk bestanddelen, zelfs als u ze al geruime tijd gebruikt.

Wie moet een handelsmerk aanvragen?

Een handelsmerk vormt de juridische basis van de identiteit van uw merk en stelt consumenten in staat uw producten of diensten snel te herkennen en erop te vertrouwen. Dit vergroot het gebruiksgemak voor uw klant en versnelt aankoopbeslissingen. Het aanvragen van een handelsmerk kan daarom zowel voor grote als kleine ondernemingen een waardevolle zet zijn. Als u uw merkwaarden hoog in het vaandel hebt staan, is het verstandig om ze juridisch te beschermen. Bepaalde sectoren vereisen bovendien meer bescherming dan andere. Een B2C-bedrijf dat cosmetica verkoopt, hecht doorgaans meer belang aan de merkwaarde dan een kleinschalige IT-adviespraktijk die een beperkt aantal bekende klanten bedient. Bij het cosmeticabedrijf is de ‘moat’ (dat wat hen beschermt tegen concurrenten) vaak gerelateerd aan distributie, marketing, merkbeleving en design. Toch betekent dit niet dat een IT-adviesbureau de bescherming kan negeren, alleen omdat de noodzaak minder direct lijkt.

Het aanvragen van een handelsmerk kan bovendien een belangrijk signaal zijn naar potentiële partners, klanten en investeerders: uw merk is officieel goedgekeurd en beschermd. Dit kan extra waarde bieden als u van plan bent licentieovereenkomsten of samenwerkingsprojecten aan te gaan, waarbij uw merk een cruciale rol speelt.

Mocht u aarzelen over het aanvragen van een merkregistratie, kan het helpen om de mogelijke kosten te berekenen. Voor een standaardaanvraag ter bescherming in de gehele Benelux dient u ongeveer EUR 250 te reserveren. Deze bescherming geldt tien jaar lang. Verderop bespreken we de kosten in meer detail.

Hoe registreer ik een merk? Praktische overwegingen

Hoewel het volledige proces tot een jaar kan duren, mag u rekenen op een uitkomst binnen enkele maanden. Hieronder staan de drie stappen die u bij de voorbereiding van uw aanvraag in overweging zou moeten nemen.

1. Bepaal wat u kunt registeren
De merkonderdelen die u wilt registreren, moeten voldoende onderscheidend zijn ten opzichte van concurrenten. Een puur beschrijvende naam van de categorie waarin uw dienst of product valt, komt niet in aanmerking voor merkbescherming. Als u bijvoorbeeld een Hubspot-implementatiepartner bent, kunt u geen handelsmerk aanvragen voor de naam “Hubspot implementation partner”. De aanvraag zou door het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) worden afgewezen, en u krijgt de betaalde kosten niet terug.

Om dit te voorkomen, is het raadzaam vooraf de Benelux-merkenregistratie te raadplegen. Dit register toont alle geregistreerde merken. Uw aanvraag mag niet te veel lijken op een bestaand merk. De aanvraag zal waarschijnlijk een multidisciplinaire inspanning zijn; door workflows te automatiseren via CLM-software (Contract Lifecycle Management) verloopt elk stadium van het merkenproces – van aanvraag tot vernieuwing – een stuk efficiënter.

2. Registreren bij het BOIP
Voor bescherming in België, Nederland en Luxemburg dient u uw aanvraag in bij het BOIP. De Benelux-regio staat geen registratie per afzonderlijk land toe; een registratie dekt altijd alle drie de landen. Een volledige aanvraag bevat:

• Een duidelijke weergave van uw merk (de naam en/of het ontwerp).
• Een specificatie van de goederen of diensten waarvoor u het merk wilt gebruiken.
• Betaling van de bijbehorende kosten.

Het registreren van een logo werkt conceptueel hetzelfde als het registreren van een merknaam, maar is vaak subjectiever. Visuele overeenkomsten tussen bestaande logo’s kunnen immers lastiger te beoordelen zijn dan overeenkomsten in woorden. Als u de middelen heeft, is het verstandig professionele hulp in te schakelen.

Na registratie behoudt u tien jaar het recht op uw merk, waarna u dit recht telkens met een nieuwe periode van tien jaar kunt verlengen. Houd er rekening mee dat als u de verlengingsdeadline mist, u nog zes maanden de tijd heeft om te verlengen tegen een extra toeslag. Een Contract Lifecycle Management-oplossing kan u helpen om een gestructureerd overzicht te behouden van al uw licentieovereenkomsten en om te voorkomen dat belangrijke vernieuwingstermijnen ongezien voorbijgaan.

3. Overweeg internationale bescherming (indien relevant)
Wilt u uw goederen of diensten in de hele EU aanbieden? Dan kunt u in één keer een aanvraag indienen voor een EU-handelsmerk bij het European Union Intellectual Property Office (EUIPO). Deze aanvraag dekt alle huidige en toekomstige EU-lidstaten voor een periode van tien jaar. Let wel: aangezien Nederland, België en Luxemburg onderdeel zijn van de EU, hoeft u in dat geval niet apart bij het BOIP te registreren.

Voor bescherming buiten de EU kunt u een aanvraag indienen via de World Intellectual Property Organization (WIPO). Met dit systeem kunt u uw Benelux- of EU-registratie uitbreiden naar de landen die deelnemen aan het Madridsysteem. De internationale merkbescherming duurt eveneens tien jaar, met de mogelijkheid tot verlenging. De meeste landen zijn aangesloten, maar niet allemaal. Voor extra informatie, zie ook de WIPO-pagina over het Madridsysteem. Er zijn extra kosten verbonden aan internationale bescherming. De WIPO-feecalculator is een handig hulpmiddel om een inschatting te maken van de totale kosten. Als uw handelsmerk zich uitstrekt over meerdere regio’s, biedt een krachtig CLM-platform uniforme naleving en zichtbaarheid in al die jurisdicties, allemaal overzichtelijk in één dashboard.

Wat gebeurt er daarna?

Als uw aanvraag de eerste toets doorstaat, wordt deze gepubliceerd voor oppositie. Derden kunnen in deze fase bezwaar maken als uw merk te veel op dat van hen lijkt. Zijn er geen bezwaren (of worden ze verworpen), dan wordt uw handelsmerk officieel toegekend. Vanaf dat moment mag u het ®-symbool voeren in uw communicatiekanalen en op uw producten. Dit symbool geeft aan dat uw merk juridisch is beschermd en ontmoedigt anderen om per ongeluk uw merkidentiteit te kopiëren.

Hoe kan een CLM-systeem zoals Docfield helpen?

Het beheer van uw merkaanvragen, maar ook van de bijbehorende contracten en verlengingen, kan steeds ingewikkelder worden naarmate uw bedrijf groeit. Een Contract Lifecycle Management-oplossing als Docfield brengt orde en helderheid in het gehele proces door alle belangrijke bestanden en termijnen te centraliseren in één beveiligde, gecentraliseerde omgeving.

In plaats van licentiedocumenten, herinneringen voor verlengingen en merkcertificaten in verschillende kanalen en mappen te beheren, stroomlijnt Docfield deze stappen in één workflow. Teams kunnen in real-time samenwerken, met de zekerheid dat elke versie, wijziging en goedkeuring correct wordt vastgelegd en geautoriseerd. Docfield biedt geïntegreerde goedkeuringsworkflows en volledige audit-trails om beslissingen te ondersteunen en te versnellen, waardoor u kostbare tijd bespaart.

Automatische meldingen helpen u om op tijd in te spelen op cruciale data en verplichtingen, zodat u de kans op fouten, boetes en extra kosten minimaliseert. Door dit niveau van organisatie en transparantie te introduceren, waarborgt u niet alleen de naleving van alle wettelijke eisen rond uw merk, maar ook de continuïteit en effectiviteit van uw bedrijfsvoering.

Conclusie

In deze gids is toegelicht hoe essentieel het is voor uw onderneming om merkbestanddelen te beschermen, of het nu gaat om een naam, een logo of beide. Door de first-to-file-regel in de Benelux te erkennen, te bepalen welke soorten merkbestanddelen in aanmerking komen voor registratie en de juiste aanvraagstappen te volgen, kunt u uw merkidentiteit voor een periode van tien jaar veiligstellen. Het uitbreiden van de bescherming via een EU-handelsmerkaanvraag of het Madridsysteem garandeert bovendien dat u in meerdere rechtsgebieden rechtmatig wordt beschermd.

Naast deze praktische inzichten blijkt een CLM-oplossing zoals Docfield een krachtig hulpmiddel voor een gestroomlijnd proces. Door documentatie te centraliseren, workflows te automatiseren en uw team van alle benodigde informatie te voorzien, helpt een robuust CLM-platform u niet alleen om compliant te blijven, maar ook om de tijd en investeringen te beschermen die u in uw handelsmerk steekt.