Drie soorten elektronische handtekeningen voor veilige en wettelijk bindende documenten

In de steeds digitaler wordende wereld van vandaag zijn elektronische handtekeningen essentieel voor het ondertekenen en uitwisselen van documenten. Niet alle elektronische handtekeningen worden echter op dezelfde manier gecreëerd.

Als je binnen het ecosysteem voor document- en contractbeheer werkt en afhankelijk bent van elektronische handtekeningen, is het essentieel dat je de drie soorten begrijpt: (1) eenvoudig, (2) geavanceerd en (3) gekwalificeerd.

Door de nuances van elk type elektronische handtekening te begrijpen, kun je weloverwogen beslissingen nemen over welk type geschikt is voor je zakelijke of persoonlijke behoeften. We starten met een kort overzicht voordat we dieper ingaan op het gebruik, de nuances en de context van elke handtekening.

Het eenvoudigste type zijn de eenvoudige elektronische handtekeningen (SE's), geschikt voor basistransacties. Voor meer veiligheid zijn de geavanceerde elektronische handtekeningen (AdESS) gekoppeld aan specifieke ondertekenaars, waardoor ze veiliger zijn.
De veiligste en rechtsgeldige zijn de gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES's), ideaal voor kritieke transacties zoals de aankoop van onroerend goed of overheidscontracten. QES's omvatten authenticatie door derden, zoals een digitaal certificaat uitgegeven door een vertrouwde provider, of biometrische authenticatie, zoals het scannen van vingerafdrukken of gezichtsherkenning.

1. Eenvoudige elektronische handtekening

Als je ooit online een document hebt ondertekend zonder een fysieke handtekening, heb je misschien een eenvoudige elektronische handtekening (SES) gebruikt. Het is een handige manier om documenten te ondertekenen met je vinger op een touchscreen of door je naam te typen en deze om te zetten in een lettertype voor je handtekening.

SE's zijn nuttig in verschillende contexten, waaronder het ondertekenen van online contracten, formulieren en overeenkomsten, het autoriseren van transacties en het verifiëren van de identiteit. Ze worden gebruikt in zakelijke omgevingen waar snelheid en gemak essentieel zijn.

SE's zijn met name waardevol in grote bedrijven voor contractbeheer en HR-processen. SES kan bijvoorbeeld het ondertekenen van veel contracten met klanten, leveranciers of partners vereenvoudigen, waardoor tijd wordt bespaard en de efficiëntie wordt verhoogd.

Bovendien kunnen eenvoudige elektronische handtekeningen de HR-workflows versnellen door een veilige, papierloze methode te bieden voor het onboarden van nieuwe werknemers, het inschrijven van werknemers voor secundaire arbeidsvoorwaarden en het beheren van prestatiebeoordelingen. Het kan de efficiëntie verbeteren en grote bedrijven helpen hun werknemers effectiever te beheren.

SES is echter fraudegevoelig en wordt daarom niet aanbevolen voor ernstige zakelijke transacties.

Voorbeelden van eenvoudige elektronische handtekeningen (SES)

• Online formulieren ondertekenen
• Een leveringsbevestiging ondertekenen
• Een handgeschreven handtekening scannen en bijvoegen aan een PDF-document

2. Geavanceerde elektronische handtekeningen

Geavanceerde elektronische handtekening (AdES) zorgt ervoor dat de handtekening uniek is voor jou, maar biedt mogelijk nog steeds onvoldoende rechtszekerheid in een geschil. Een digitaal certificaat gekoppeld aan je e-mailadres of telefoonnummer is een voorbeeld van een geavanceerde e-handtekening.

ADE's kunnen extra beveiliging bieden ter bescherming tegen fraude of andere ongeoorloofde activiteiten, met name in verkoop- en HR-contracten.

• Uniek verbonden met en in staat om de ondertekenaar te identificeren;
• Zo gemaakt dat de ondertekenaar de controle behoudt;
• Verbonden met het document zodat elke volgende wijziging in de gegevens detecteerbaar is.

In een verkoopcontract kun je bijvoorbeeld AdES gebruiken om de identiteit van de koper en verkoper te verifiëren en ervoor te zorgen dat het contract juridisch bindend en afdwingbaar is. Op dezelfde manier kun je in een HR-contract AES gebruiken om de identiteit van een werknemer te verifiëren en ervoor te zorgen dat de overeenkomst rechtsgeldig is.

Voorbeelden van geavanceerde elektronische handtekeningen (ADE's)

• Een digitaal certificaat om een softwarelicentieovereenkomst te ondertekenen
• Een verkoopcontract ondertekenen met een cryptografische sleutel
• Een biometrische handtekening, zoals een vingerafdruk of gezichtsherkenning, om een medisch toestemmingsformulier te ondertekenen

3. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen

Om de maximale veiligheid en rechtsgeldigheid van je elektronische handtekeningen te garanderen, kun je overwegen om gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES's) te gebruiken. Om een QES aan te maken, heb je een digitaal certificaat nodig van een vertrouwde externe provider, dat fungeert als een virtuele identiteitskaart om je identiteit te verifiëren en de integriteit van documenten te waarborgen.

Als je bijvoorbeeld een auto koopt en het contract online ondertekent, zou een QES nodig zijn als het contract aanzienlijke financiële transacties of juridische gevolgen met zich meebrengt. Op dezelfde manier heb je een QES nodig om overheidstransacties uit te voeren, zoals het ondertekenen van belastingdocumenten of het aanvragen van een paspoort, waarbij dit essentieel is om de veiligheid en rechtsgeldigheid van handtekeningen te behouden.

Samengevat biedt een QES extra bescherming voor elektronische handtekeningen in situaties waarin authenticiteit en rechtsgeldigheid cruciaal zijn.

Voorbeelden van gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES)

• Een juridische verklaring ondertekenen met behulp van een QES
• Een gekwalificeerde digitale handtekening om een overheidscontract te ondertekenen
• Ondertekening van een koopovereenkomst voor onroerend goed met behulp van een digitaal certificaat uitgegeven door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten

Conclusie

We hebben het gehad over de drie soorten elektronische handtekeningen, namelijk eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Voor een gedetailleerde uitleg over elektronische handtekeningen, hun voordelen, beste praktijken en gebruiksscenario's, ga naar Een uitgebreide gids voor elektronische handtekeningen. Zie de eIDAS-verordening 2016 die is goedgekeurd door de Europese Unie voor meer inzicht in de verschillen tussen de behandelde methoden.