Stroomlijn het opstellen en beheren van contracten: een gids voor juridische managers

Juridisch managers dragen een grote verantwoordelijkheid om toe te zien op de juridische integriteit van de activiteiten van de organisatie. Contracten, of het nu gaat om NDA's, MSA's, arbeidsovereenkomsten of licentieovereenkomsten, moeten niet alleen voldoen aan de nieuwste regelgeving, maar ook de huidige normen van de organisatie weerspiegelen.

Het efficiënt beheren van deze taken kan samen met het aansturen van een intern juridisch team een uitdaging zijn. Je bent verantwoordelijk voor het maximaliseren van de omzet, terwijl risico's moeten worden uitgesloten. Het in evenwicht brengen van deze principes blijkt bijna onmogelijk. Maar moet naleving altijd ten koste gaan van snelheid?

Lees verder voor een mogelijke oplossing.

1. Implementeer een gecentraliseerd digitaal beheersysteem voor de contractlevenscyclus

Documentsjablonen zijn moeilijk te controleren, wat kan leiden tot het gebruik van verouderde of niet-conforme voorwaarden in contracten. De financiële afdeling heeft controllers en ontwikkelaars hebben fulltime QA-testers, maar hoe werkt dit voor juridische teams?

De eerste stap om dit probleem op te lossen is de implementatie van een gecentraliseerd systeem voor contractlevenscyclusbeheer (CLM) met goedgekeurde en regelmatig bijgewerkte contractsjablonen.

Door sjablonen te centraliseren, kun je:

• zorgen voor consistentie in alle contracten door één enkele bron van waarheid te bieden
• automatisch delen van contracten (zoals standaardvoorwaarden) vergrendelen om ongeoorloofde wijzigingen te voorkomen
• een versiebeheersysteem integreren, zodat je team altijd de nieuwste, compatibele sjablonen gebruikt

Door een contract lifecycle management (CLM) systeem te implementeren zoals Docfield, dat de creatie en het beheer van contracten centraliseert, kun je zorgen voor een volledig overzicht van alle overeenkomsten waaraan je organisatie zich verbindt. Door eenvoudig contractsjablonen op te slaan, te openen en bij te werken, zorg je ervoor dat iedereen in je bedrijf altijd de meest recente en compatibele versies van elk document gebruikt.

Zorg ervoor dat niet alleen de meest technische en complexe deals worden gedekt, maar ook de vervelende, zich herhalende overeenkomsten waarbij niemand de onderliggende risico's ziet. Door een sjabloon centraal bij te werken en deze wijzigingen door te voeren in alle overeenkomsten, zorg je ervoor dat je bedrijf zich niet bindt aan iets dat verouderd is of nog niet is goedgekeurd.

Volgende stappen

• Onderzoek en implementeer een digitale tool voor contractbeheer, die goed kan worden geïntegreerd met tools zoals Microsoft Word.
• Stel een lid van uw juridische team aan om toezicht te houden op de regelmatige actualisering en controle van sjablonen binnen het systeem.
• Train je juridische team en andere belanghebbenden in het gebruik van de CLM om een soepele invoering te garanderen.

2. Automatiseer updates van regelgeving en nalevingscontroles

Om op de hoogte te blijven van wijzigingen in de regelgeving en ervoor te zorgen dat alle documenten aan de regels voldoen, is een handmatige beoordeling vereist.

Gezien de snel veranderende regelgeving zijn handmatige beoordelingen van elk contract niet duurzaam. Gebruik in plaats daarvan een oplossing voor contractbeheer die geautomatiseerde nalevingscontroles omvat. Deze tools kunnen clausules markeren die mogelijk verouderd zijn of niet voldoen op basis van de laatste updates van de regelgeving.

Bovendien kun je AI-gestuurde tools gebruiken die bestaande contracten kunnen vergelijken met de huidige regelgeving en noodzakelijke wijzigingen kunnen voorstellen. En stel binnen je CLM meldingen in voor eventuele wijzigingen in de regelgeving die van invloed zijn op de contractvoorwaarden, zodat je altijd op de hoogte bent.

Docfield biedt geautomatiseerde nalevingscontroles die dit proces vereenvoudigen. Hiermee kan je team snel eventuele afwijkingen in contracten identificeren en corrigeren, zodat ze voldoen aan de huidige wettelijke normen.

Volgende stappen

• Integreer een nalevingstool die je automatisch op de hoogte kan houden van wijzigingen in de regelgeving.
• Plan regelmatige evaluaties in om ervoor te zorgen dat alle sjablonen en contracten worden bijgewerkt volgens de laatste regelgeving.
• Overweeg een draaiboek te ontwikkelen waarin wordt beschreven hoe om te gaan met wijzigingen in de regelgeving, inclusief tijdlijnen en verantwoordelijkheden.

3. Verbeter de realtime samenwerking

Realtime samenwerking tussen juridische en andere afdelingen is moeilijk, vooral als snelheid een rol speelt.

Een goede samenwerking is echter essentieel om ervoor te zorgen dat contracten voldoen aan de behoeften van alle belanghebbenden en tegelijkertijd juridisch kloppend blijven. Overweeg de volgende tips om realtime samenwerking te verbeteren:

• Gebruik tools voor het bewerken van documenten in de cloud zodat meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een document kunnen werken.
• Implementeer geïntegreerde communicatiemiddelen om snelle discussies en goedkeuringen binnen je team en met andere afdelingen mogelijk te maken.
• Stel duidelijke richtlijnen op voor het goedkeuringsproces, waaronder de volgorde van de beoordelingen, wie erbij betrokken moet zijn en het tijdschema voor elke fase van het proces voor het aanmaken van contracten.

Met de samenwerkingsfuncties van Docfield kunnen teams in realtime samenwerken, ongeacht hun locatie. Hierdoor worden vertragingen beperkt en de efficiëntie verbeterd.

Volgende stappen

• Stel een gestandaardiseerd proces op voor het opstellen en goedkeuren van contracten, dat de input van alle benodigde afdelingen omvat.
• Zorg ervoor dat je team en andere afdelingen getraind zijn in tools voor online samenwerking en dat ze inzicht hebben in de workflow voor contractbeoordelingen.
• Evalueer en verfijn het samenwerkingsproces regelmatig om knelpunten of verbeterpunten te identificeren.

4. Workflows delegeren en stroomlijnen

Het kan overweldigend zijn om elk detail te overzien en tegelijkertijd een team te managen.

Door routinetaken van lage waarde uit te besteden en contractworkflows te stroomlijnen, kan je team zich concentreren op activiteiten met een hogere waarde. Enkele voorbeelden:

• Het aanstellen van junior leden van het team om de eerste beoordeling van contracten af te handelen met behulp van een CLM en andere nalevingsinstrumenten, waardoor senior juridische adviseurs zich kunnen richten op complexere kwesties.
• Het automatiseren van repetitieve taken, zoals het verzenden van contracten voor elektronische ondertekening of het genereren van rapporten over contractstatussen.
• Rregelmatig overleggen om complexe kwesties te bespreken en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit met de prioriteiten.

Docfield kan helpen met workflowautomatisering van routinetaken, zodat je team zich kan concentreren op strategische juridische zaken. Van het automatiseren van het contractbeoordelingsproces tot het beheren van elektronische handtekeningen, Docfield maakt het eenvoudiger om effectief te delegeren en het toezicht te behouden.

Volgende stappen

• Definieer duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid om de efficiëntie te optimaliseren.
• Gebruik projectbeheertools om de voortgang van contractbeoordelingen bij te houden en ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald.
• Evalueer en pas de workflows regelmatig aan om de productiviteit te verbeteren en nieuwe uitdagingen aan te gaan.

Conclusie

Als juridisch manager is het optimaliseren van workflows cruciaal om aan de groeiende eisen van de functie te kunnen voldoen. Door contractbeheer te centraliseren, nalevingscontroles te automatiseren, de samenwerking te verbeteren en workflows te stroomlijnen, kun je ervoor zorgen dat interne juridische teams efficiënter en effectiever werken.

Dit verkleint niet alleen het risico op fouten en niet-naleving (met Docfield is het onmogelijk om verouderde documenten te creëren), maar maakt je team ook vrij om zich te concentreren op strategische juridische zaken die het bedrijf vooruit helpen.