Ondertekend, verzegeld, geleverd: vijf voordelen van elektronische handtekeningen

In de snelle wereld van vandaag zijn bedrijven en individuen voortdurend op zoek naar manieren om hun activiteiten te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren. Het is geen verrassing dat technologie een aanzienlijke impact heeft gehad op het gebied van het ondertekenen en uitvoeren van documenten. Voorbij zijn de dagen dat fysieke handtekeningen op papieren documenten de enige manier waren om overeenkomsten en contracten te authenticeren. In plaats daarvan zijn elektronische handtekeningen naar voren gekomen als een krachtig en handig hulpmiddel voor het digitaal ondertekenen en daarmee valideren van documenten.

Elektronische handtekeningen, digitale versies van traditionele handtekeningen, bieden tal van voordelen ten opzichte van hun tegenhangers op papier.

Verhoogde efficiëntie

Elektronische handtekeningen zijn een doorbraak in een snel veranderende digitale wereld. Bedrijven die elektronische handtekeningen gebruiken, hebben een gemiddelde doorlooptijd van 3,5 uur per document, vergeleken met 3 dagen voor bedrijven die afhankelijk zijn van papieren handtekeningen.

Met de mogelijkheid om documenten op afstand te ondertekenen, kunt u nu vanuit uw luie stoel thuis, op kantoor of zelfs onderweg deals sluiten en overeenkomsten ondertekenen.

Denk er eens over na: u hoeft geen documenten meer af te drukken, te ondertekenen, te scannen en terug te e-mailen, en dat is zo gisteren. In plaats daarvan kunt u elektronisch ondertekenen, wat tijd bespaart en het ondertekenen van documenten veel gemakkelijker maakt.

Een voorbeeld is wanneer je een contract moet tekenen met iemand in een ander land. Je hoeft geen vlucht te boeken of zelfs je kantoor te verlaten. U kunt het contract elektronisch verzenden, de andere persoon het op afstand laten ondertekenen en voila! De deal is rond.

Kostenbesparingen

Elektronische handtekeningen maken papier, afdrukken, verzending en opslag overbodig, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen. Uit onderzoek van de Aberdeen Group blijkt dat bedrijven die elektronische handtekeningen gebruiken een zesvoudige verkorting van de doorlooptijd van contracten en een vermindering van de bijbehorende kosten met 90% ervaren. Dat is een hoop geld bespaard! Een beoordelaar van G2 Crowd zei dat zijn logistieke en supply chain-bedrijf* „jaarlijks 50.000 dollar heeft bespaard door gebruik te maken van technologie voor elektronische handtekeningen” . *

Door digitaal te gaan met elektronische handtekeningen kan uw bedrijf geld besparen. Zonder elektronische handtekeningen zou u documenten op papier moeten afdrukken, verzenden en opslaan, wat bij elke processtap kosten met zich meebrengt.

Juridische afdelingen van bedrijven kunnen bijvoorbeeld de kosten voor papier, inkt, verzendkosten en opslag verlagen door elektronische handtekeningen te gebruiken voor contracten en andere juridische documenten.

Verkorte cyclustijd

Je kunt contracten afsluiten met een volledig digitale workflow inclusief elektronische handtekeningen, waardoor de gemiddelde cyclustijd wordt verkort van weken naar minder dan 24 uur, wat resulteert in een enorme tijdsbesparing.

Zo verkorten elektronische handtekeningen de cyclustijd doordat er geen fysieke handtekeningen en papierwerk meer nodig zijn, wat snellere doorlooptijden en een gestroomlijnder proces mogelijk maakt.

Verbeterde beveiliging

Nog een baat vinden van elektronische handtekeningen is dat ze veilig zijn. Elektronische handtekeningen maken gebruik van PKI-normen (Public Key Infrastructure) die de integriteit van het bericht waarborgen en de identiteit van de ondertekenaar verifiëren. Het bevestigt dat de inhoud van het bericht tijdens de verzending niet is gewijzigd of dat er niet mee is geknoeid.

Zie het als een verzegelde envelop (maar dan in digitaal formaat): als het bericht eenmaal binnen zit en de envelop is verzegeld, weet je dat de inhoud niet is gewijzigd. En als iemand het probeert te veranderen, weet je het meteen, want de verzegeling wordt verbroken. Zelfs het Amerikaanse ministerie van Defensie gebruikt elektronische handtekeningen om geheime documenten veilig te ondertekenen en te verzenden.

Oplossingen voor e-handtekeningen bieden meerdere beveiligingslagen om uw documenten te beschermen. Ze kunnen bijvoorbeeld meervoudige authenticatie, asymmetrische cryptografie, met een wachtwoord beveiligde documenten en veilige cloudopslag gebruiken om ervoor te zorgen dat uw informatie vertrouwelijk blijft.

Milieuvriendelijk

E-handtekeningen verminderen de noodzaak voor het afdrukken en transporteren van papieren contracten, waardoor afval en papierproductie worden verminderd. Als je bovendien een handtekening nodig hebt van iemand ver weg, heb je vaak reis- of koeriersdiensten nodig, wat kan bijdragen aan de CO2-uitstoot. Met elektronische handtekeningen kunt u deze „documentkilometers” vermijden en het ondertekeningsproces veel energiezuiniger maken.

Het gebruik van elektronische handtekeningen kan de duurzaamheidstraject van uw bedrijf ondersteunen door het papierverbruik, de verspilling en de ecologische voetafdruk te verminderen. Het kan u helpen om milieubewuste millennials en Gen Z-consumenten aan te spreken en ervoor te zorgen dat uw bedrijf kan blijven bloeien naarmate de demografische gegevens en prioriteiten veranderen.

Als je tot nu toe hebt gelezen, bekijk dan Docfield's”Uitgebreide gids voor elektronische handtekeningen”.

Docfield heeft een ingebouwde mogelijkheid voor elektronische handtekeningen. Nu kunt u documenten, contracten en formulieren elektronisch ondertekenen en nog steeds gebruikmaken van de automatisering van de documentenworkflow en contractworkflow.