Slim ondertekenen: zeven praktische tips om elektronische handtekeningen in je bedrijf te implementeren
Haal het meeste uit e-handtekeningen met onze tips voor het integreren van handtekeningen in documentworkflows.
Lees meer in onze gids voor elektronische handtekeningen.
1. Voldoe aan wettelijke vereisten
De beste manier om te voldoen aan regelgeving is het gebruik van CLM (contract lifecycle management) en e-signature software die voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving. De Europese Unie (EU), het VK, de VS, Canada en andere landen hebben specifieke wetten die betrekking hebben op elektronische handtekeningen. Enkele voorbeelden:
- eIDAS-verordening in de EU: De eIDAS-verordening bepaalt de normen voor elektronische handtekeningen, vertrouwelijke diensten en elektronisch transactiebeheer in de Europese Unie. eIDAS-certificering biedt de nodige controles om ervoor te zorgen dat de identiteit van de ondertekenaar geverifieerd en betrouwbaar is. Met eIDAS kun je nieuwe gebruikers met slechts één klik toevoegen aan nieuwe digitale identificatiemechanismen, zodat je bedrijf efficiënter en kosteneffectiever wordt.
- E-SIGN Act in de VS: Als je zaken doet met of in de VS, stellen de ESIGN Act en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) regels vast om ervoor te zorgen dat elektronische handtekeningen en documenten rechtsgeldig zijn. Deze omvatten de intentie om te ondertekenen, toestemming om elektronisch zaken te doen, de koppeling van de handtekening aan het record en het bewaren van documenten.
2. Houd een audittrail bij
Het is belangrijk om een goed controlespoor bij te houden voor het gebruik van elektronische handtekeningen, omdat dit helpt om de integriteit en wettigheid van overeenkomsten te waarborgen. Er zijn verschillende redenen om een goed audittraject te hebben:
- Het zorgt voor naleving van de wet, aangezien veel wetten vereisen dat elektronische handtekeningen toerekenbaar en fraudebestendig zijn.
- Je kunt zien wie een document wanneer heeft ondertekend en of er na de ondertekening nog wijzigingen zijn aangebracht.
- Het helpt alle betrokkenen om hun rollen en verantwoordelijkheden beter te begrijpen. Het maakt duidelijk wie het document heeft goedgekeurd en ondertekend.
Om er zeker van te zijn dat alles in orde is, kun je iemand in je team vragen om regelmatig de logboeken voor elektronische handtekeningen te controleren en ervoor te zorgen dat alles voldoet aan de bedrijfs- en branchevoorschriften. Het helpt je ook om eventuele problemen op te sporen en op te lossen.
3. Zorg voor flexibele ondertekeningsopties
Je kunt het ondertekeningsproces dynamisch, aanpasbaar en efficiënt maken door verschillende opties aan te bieden zoals:
- Een handtekening intypen
- Een afbeelding van een handtekening uploaden
- Een stylus of vinger om te ondertekenen op een touchscreen
- Een certificaat voor digitale handtekening
- Ondertekeningsservice van derden
- Beveiligd apparaat voor elektronische handtekeningen of hardwaretoken
Net zoals sommige mensen liever tekenen met een pen op papier, gebruiken anderen liever een stylus op een tablet of zelfs hun vinger op een touchscreen. Het is dus essentieel om tegenpartijen meerdere ondertekeningsmethoden aan te bieden om ervoor te zorgen dat ze kunnen ondertekenen op een manier die aan hun behoeften voldoet.
4. Implementeer sterke authenticatiemaatregelen
Bij het gebruik van elektronische handtekeningen is het essentieel om sterke authenticatiemaatregelen te implementeren. Het betekent dat er meerdere methoden worden gebruikt om iemands identiteit te verifiëren. Verkopers hebben drie soorten authenticatiemethoden:
- Iets dat je weet (zoals wachtwoorden of eenmalige wachtwoorden)
- Iets dat je bezit en kan gebruiken om je identiteit te verifiëren (zoals smartcards of door de overheid uitgegeven identiteitsbewijzen)
- Iets dat je bent (zoals gezichtsherkenning of biometrie)
Door deze benaderingen te combineren en rekening te houden met contextuele informatie, zoals locatie of apparaat, kunnen organisaties de veiligheid en integriteit van elektronische ondertekeningsprocessen waarborgen en bescherming bieden tegen ongeoorloofde toegang.
5. Leid ondertekenaars en belanghebbenden op
Een andere best practice is om regelmatig trainingen of workshops te geven (eventueel samen met je CLM-leveranciers). Het kan werknemers helpen meer te weten te komen over de wettelijke vereisten, technische aspecten en beste praktijken voor het gebruik van elektronische handtekeningen.
Het leidt tot meer efficiëntie, een snellere uitvoering van overeenkomsten en een lager risico op juridische en nalevingsproblemen. Een goede opleiding zorgt er ook voor dat werknemers vertrouwen hebben in het gebruik van het platform voor elektronische handtekeningen, wat kan helpen om de acceptatie en het gebruik ervan in de hele organisatie te bevorderen.
6. Zorg voor schriftelijk beleid en procedures
Stel duidelijke beleidsregels en procedures op voor het gebruik van elektronische handtekeningen, waarbij het volgende wordt gedefineerd:
- Wie kan documenten ondertekenen?
- Welke soorten documenten kunnen ze elektronisch ondertekenen?
- Welke verificatiemethoden worden aangeboden om de identiteit van ondertekenaars te bevestigen?
Een van de beleidsregels zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat alleen werknemers met de juiste machtigingen documenten kunnen ondertekenen met elektronische handtekeningen. Je kunt ook de contracten, overeenkomsten en andere wettelijk bindende documenten identificeren die elektronisch kunnen worden ondertekend. Een ander beleid is dat ondertekenaars hun identiteit moeten verifiëren met behulp van een unieke gebruikersnaam en wachtwoord of een biometrische authenticatiemethode, en dat het systeem een auditspoor moet bijhouden van alle transacties met elektronische handtekeningen.
7. Kies een betrouwbare en veilige partner
Een betrouwbare technologieleverancier garandeert de veiligheid van gevoelige documenten, beschermt tegen datalekken, en helpt om te voldoen aan de wettelijke voorschriften, waardoor risico's en boetes worden vermeden.
Lees meer in onze gids voor elektronische handtekeningen.
