Juridische overwegingen bij arbeidsovereenkomsten voor werk op afstand
De voordelen van remote werken zijn inmiddels bekend. Talent is niet langer beperkt tot een straal van 50 km rond je kantoor, en je kunt vaak betaalbaar talent vinden in naburige tijdzones. Misschien heb je al een paar remote medewerkers aangenomen, in eigen land of daarbuiten?
In de meeste – maar zeker niet alle – gevallen worden goedbedoelde werkgevers gematcht met betrouwbare remote werknemers via sociale netwerken zoals LinkedIn of digitale vacaturesites zoals Wellfound. Net zoals werknemers zich hebben aangepast aan remote werken, hebben werkgevers stappen gezet in het werven en screenen van kandidaten op afstand. Maar voor veel MKB-bedrijven ontbreekt het aan adequate onboardingprotocollen en rapportagestructuren om volledig remote werk soepel te laten verlopen. Denk aan willekeurige check-ins, wantrouwen, of te veel rapportage.
Toch zijn vertrouwen en prestaties slechts enkele van de uitdagingen bij het aannemen van iemand in het buitenland. Dit is grotendeels een managementvraagstuk. Kijkend naar bredere bedrijfs- en ondersteunende functies zoals Operations, Finance, Legal en HR, ontstaan specifieke uitdagingen. Remote werk vereist gespecialiseerde kennis, nieuwe processen en goede samenwerking. Zijn de teams al maximaal belast? Dan kan het inschakelen van een EOR (Employer of Record) veel van de aansprakelijkheden en rompslomp wegnemen. Een EOR fungeert als tussenpersoon die de remote werknemer namens u aanneemt. Je betaalt hiervoor een maandelijkse vergoeding, wat je grotendeels vrijwaart van complexe belastingverplichtingen en rapportage. Aan het eind van dit artikel geven we een lijst met onze favoriete EOR-oplossingen.
Maar meer kosten, meer tussenpersonen, en meer lagen van scheiding. Leidt dat altijd tot minder hoofdpijn? Is het altijd nodig? Zeker als je gevestigd bent in een EU-land en een buitenlandse werknemer uit een andere lidstaat aanneemt. Voor de eenvoud gaan we uit van dit scenario. Dit artikel behandelt daarom de belangrijkste overwegingen voor EU-bedrijven die een buitenlandse werknemer binnen de EU aannemen zonder gebruik te maken van een EOR.
Vijf belangrijke juridische overwegingen bij remote arbeidsovereenkomsten
Werknemersclassificatie: werknemer vs. zelfstandige
Dit is vaak het startpunt, aangezien deze beslissing aanzienlijke gevolgen heeft voor je belasting- en juridische verplichtingen. Verkeerde classificatie kan leiden tot boetes en complexiteit. Volgens EU-wetgeving is de lokale wetgeving van de werknemer van toepassing op arbeidsovereenkomsten. Voor veel bedrijven is dit onwenselijk en erg complex. Daarom is de standaardaanbeveling om, waar mogelijk, te kiezen voor een overeenkomst met een zelfstandige.
Door de werknemer als zelfstandige te behandelen, ga je een business-to-business overeenkomst aan. De werknemer factureert maandelijks voor zijn of haar diensten, wat je kan verwerken als elke andere zakelijke uitgave. Dit vereenvoudigt de situatie, omdat je minder blootgesteld bent aan arbeidswetgeving of administratieve taken in het land van de werknemer.
Zorg er echter voor dat de werknemer echt zelfstandig opereert en voldoet aan de criteria voor zelfstandigen onder de lokale wetgeving. Dit komt vaak neer op autonomie en onafhankelijkheid. Als een werkgever bepaalt waar, hoe en wanneer een werknemer taken uitvoert, wordt deze meestal als werknemer beschouwd. Zelfstandigen voeren hun werk onafhankelijk uit, gebruiken hun eigen apparatuur en kunnen hun diensten aan meerdere bedrijven aanbieden.
Naleving van lokale arbeidswetten
Zelfs bij het inhuren van zelfstandigen moeten bedrijven op de hoogte zijn van de arbeidswetgeving in het land van de werknemer. Hoewel je mogelijk geen lokale belastingen of voordelen direct hoeft te beheren, ligt deze verantwoordelijkheid bij de werknemer. Zij moeten hun eigen belastingen, zorgverzekering en pensioenbijdragen regelen. Dit kan een uitdaging zijn, omdat zij zich mogelijk moeten registreren als zelfstandige of zelfs een eigen bedrijf moeten oprichten. Uiteindelijk mag werken voor je bedrijf geen bron van stress of rompslomp zijn voor een werknemer of zelfstandige.
Door deze lokale vereisten te begrijpen, kun je je werknemers ondersteunen met begeleiding of middelen om hun verplichtingen na te komen.
Belastingen en risico op vaste inrichting
Een vaste inrichting is een belastingconcept dat bepaalt wanneer een bedrijf voldoende aanwezigheid in een ander land heeft om onderworpen te zijn aan de belastingwetten daar. Dit houdt in of je bedrijfsactiviteiten in dat land substantieel genoeg zijn – zoals een vaste locatie of significante operaties – om belastingplichtig te worden. Dit hangt samen met de zogenoemde substance-eis, waarbij de focus ligt op daadwerkelijke economische activiteit in plaats van formele afspraken.
Dit is een extra reden om zelfstandigen in plaats van werknemers remote in te huren, omdat je minder risico loopt op het creëren van een vaste inrichting in het buitenland. Dit vereenvoudigt het proces aanzienlijk.
Beëindiging en ontslagvergoeding
Dit punt is bedoeld om het onderwerp beëindiging en ontslagvergoeding onder de aandacht te brengen, hoewel specifieke adviezen hier moeilijk te geven zijn. Het hangt sterk af van de wijze van aanstelling en het land van herkomst. Wij raden aan om de verplichte opzegtermijnen en bepalingen van het betreffende land te onderzoeken en deze expliciet in overeenkomsten op te nemen, om latere verwarring te voorkomen. Zorg ervoor dat je vooruit plant voor eventuele kosten en beoordeel het risico met een eventuele wederzijdse proefperiode.
Overwegingen rondom gegevensbescherming
Bij het verwerken van persoonsgegevens van werknemers in de EU moet je voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit punt geldt eigenlijk voor alle bedrijven in de EU, ongeacht waar de werknemer vandaan komt. Verzamel alleen noodzakelijke gegevens, gebruik veilige systemen om persoonsgegevens op te slaan en voorkom ongeautoriseerde toegang. Het is vanzelfsprekend: datalekken schaden werknemers (en hun vertrouwen) en drukken je winstgevendheid!
Samenvatting en volgende stappen
Misschien slaak je na het lezen van dit artikel een zucht (dat mag!). Sommige ondernemers willen simpelweg verder met het opbouwen van hun product of dienst en willen zich niet bezighouden met complexe belastingvraagstukken. In dat geval kan het verstandig zijn om de volgende EOR-oplossingen te overwegen, die remote medewerkers namens jou kunnen aannemen. Houd wel rekening met de mogelijke implicaties (inclusief ontslagvergoeding, voordelen en pensioenen) van het aannemen als werknemer in plaats van zelfstandige, naast hoge kosten en onboarding:
Misschien heb je echter al met succes remote werknemers aangenomen. Hoewel een oplossing voor contractlevenscyclusbeheer (CLM) een onconventionele speler in dit domein lijkt, kan deze veel werk verlichten. Een tool zoals Docfield biedt de juridische ruggengraat voor complexe en grensoverschrijdende operaties. Het bijhouden van favoriete clausulebibliotheken, het opslaan van cruciale contractdata en het snel betrekken van stakeholders om bottlenecks te voorkomen, kunnen het wervingsproces een stuk eenvoudiger maken.
