7 veelvoorkomende valkuilen in contractbeheer (en hoe vermijd je ze?)

Omdat contractbeheer een afdelingoverschrijdende inspanning is waarbij meerdere teams betrokken zijn, is het belangrijk om iedereen scherp te houden en in dezelfde richting te laten roeien. Naarmate je bedrijf groter wordt, neemt ook de complexiteit op contractniveau toe. Misschien wil een budgeteigenaar er nog eens naar kijken. Heeft Legal de laatste versie goedgekeurd? En hoe zit het met die mondelinge goedkeuring van de CFO?

Contracten moeten eenvoudig en duidelijk zijn. De realiteit is: het duurt lang om ze op te stellen, langer om ze ondertekend te krijgen en het proces om een mogelijk geschil op te lossen na ondertekening is nog (u raadt het al) langer.

Docfield is ontworpen om samenwerking tussen teams en organisaties te ondersteunen. We hebben met talloze teams gesproken en geleerd waar de inefficiënties en valkuilen liggen. Dit heeft onze manier van denken over ons product beïnvloed en het lijkt ons waardevol om er hieronder een paar met jullie te delen.

1. Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden

Zonder duidelijke rollen raken contracten zoek, lopen ze vast en worden ze naar beneden geschoven op de prioriteitenladder. Organisaties spenderen ontelbare vergaderuren aan het bespreken van de strategie om vervolgens de bal te laten vallen op de stippellijn van hun contracten. Dit is precies wanneer teams precies moeten zijn. Toegegeven, het is een complex proces, dus het is de moeite waard om te investeren in een tool die past bij je contractworkflow.

Hoe kun je het vermijden? Schaf een CLM-systeem aan of log in op uw bestaande systeem. Wijs duidelijk rollen toe binnen het systeem. Definieer wie verantwoordelijk is voor het opstellen, beoordelen, goedkeuren en beheren van elk contract. Docfield's rolgebaseerde toegangscontroles en aangepaste workflows zorgen voor duidelijkheid en verantwoordelijkheid in elke fase van de levenscyclus van een contract.

2. Handmatige contractprocessen

In 2025 kunnen veel handmatige processen met betrekking tot contractering worden ondersteund door automatisering. In elke fase van de levenscyclus van een contract, van het opstellen tot goedkeuringen en dashboards met gegevens, verminderen automatiseringen de kans op fouten en vertragingen. En wat nog belangrijker is, ze maken teamleden vrij om zich te concentreren op hoogwaardige taken.

Hoe vermijd je het? Automatiseringen kunnen in veel systemen worden gebruikt en worden geoptimaliseerd voor verschillende gebruikssituaties met betrekking tot uw contracten. Maar het belangrijkste kenmerk van een compleet CLM is misschien wel de volledigheid ervan, waardoor er minder behoefte is aan meerdere systemen. Uiteindelijk betekent het hebben van meerdere systemen meerdere waarheidsbronnen en (meestal) handmatige processen voor het verzamelen, controleren en bijwerken van gegevens die in deze verschillende systemen staan. Investeren in een compleet CLM zoals Docfield zal je afhankelijkheid van handmatige contracteringsprocessen sterk verminderen, en dat gaat verder dan de lijst met functies die je op de prijzenpagina ziet!

3. Slechte zichtbaarheid

Slechte zichtbaarheid is een direct gevolg van slechte hygiëne en een directe oorzaak van slechte bedrijfsprestaties. Het is absoluut cruciaal om dit te voorkomen, want de meest kostbare fouten worden gemaakt wanneer teams deadlines missen, belangrijke contractvoorwaarden over het hoofd zien, delen van het proces overslaan en de juiste versie van een overeenkomst uit het oog verliezen. Je moet contracten gemakkelijk kunnen vinden en de juiste mensen op het juiste moment kunnen inschakelen.

WorldCC beweert dat 85% van de executives die een overeenkomst ondertekenen onvoldoende zicht hebben op de KPI-criteria op het moment van ondertekening.

Hoe dit te voorkomen? Centraliseer contracten in één CLM-platform met zoek- en versiebeheermogelijkheden. Docfield zorgt ervoor dat belanghebbenden altijd toegang hebben tot de juiste, bijgewerkte contractversies, waardoor de chaos van handmatig zoeken verdwijnt. Audit trails leggen dit vast.

4. Inefficiënte onderhandelingen

Langdurige onderhandelingen vertragen de afronding van deals en beïnvloeden de flexibiliteit van de organisatie. We hebben er hier meer over geschreven. Onderhandelingen kunnen zeer constructief en noodzakelijk zijn, maar het kan moeilijk zijn om een proces te stroomlijnen dat voortkomt uit imperfecte informatie.

Hoe dit te voorkomen? Een goede manier om te communiceren dat sommige delen van je overeenkomst universeel en niet-onderhandelbaar zijn, is door gebruik te maken van Docfield CLM om deze delen van de tekst 'statisch' te maken in plaats van 'bewerkbaar'. Daarnaast profiteer je van het voordeel van een live-editor met realtime commentaar en redlining.

5. Zwakke samenwerking tussen teams

Bij de introductie van dit artikel hebben we het feit aangestipt dat contracten meestal een product zijn van veel teams die samenwerken. Niet alleen moet elk team individueel op de top van zijn kunnen zitten, maar ook collectief.  Juridische zaken, verkoop of inkoop, risk, compliance, budgethouders, CFO's en uiteindelijk een directeur moeten allemaal op dezelfde lijn zitten. Overdrachten aan teams moeten volledig zijn en knelpunten moeten worden vermeden.

Hoe dit te voorkomen? Kies een CLM-oplossing die samenwerking tussen teams stimuleert. Focus op een CLM dat real-time samenwerkingstools biedt, geïntegreerde goedkeuringen en. Lees er hier meer over.

6. Gebrek aan tracking van prestaties

Er zijn 6 stadia die samen contract lifecycle management vormen. Wat er vóór de ondertekening gebeurt, is natuurlijk belangrijk. Maar wat er na de ondertekening gebeurt, beslaat vaak een veel langere periode en kan tot veel complexiteit leiden. Daarom is het zo belangrijk om contractgegevens te gebruiken om het zware werk voor je te doen. Wat vertellen de gegevens je?

Hoe het te voorkomen: Monitor de prestaties actief met behulp van je CLM-systeem. Docfield biedt analyses en inzichten in de vorm van dashboards, zodat u de prestaties kunt meten, gewaarschuwd wordt voor afwijkingen en suggesties krijgt voor verbetering.

7. Slecht beheer van contractbeëindigingen

Het niet beheren van contractverlengingen kan leiden tot onverwachte kosten en gespannen relaties. De verlengingsperiode biedt bedrijven een nieuwe kans om wendbaar te zijn; heronderhandelen over voorwaarden, consolideren van accounts of simpelweg beëindigen van overeenkomsten die niet langer in lijn zijn met de bedrijfsstrategie. Het is een van de meest voorkomende verliezen die in verband worden gebracht met slecht contractbeheer, maar er is een eenvoudige oplossing voor.

Hoe het te voorkomen: Proactieve waarschuwingen voorafgaand aan uw opzegtermijn zorgen ervoor dat u altijd op de hoogte bent van uw verlengingen, waardoor u in een veel betere positie bent om uw strategie aan te passen. Docfield CLM automatiseert dit voor u.

Conclusie

Met een duidelijke contracteringsstrategie kunnen organisaties veel van de valkuilen van slecht contractbeheer vermijden. Net zo belangrijk is een algemeen bewustzijn en een sterke samenwerking tussen teams. Het implementeren van een CLM-systeem voegt waarde toe aan beide sleutelfactoren door wrijving drastisch te verminderen, handmatige processen te automatiseren en belangrijke inzichten te verschaffen uit uw contractgegevens. Als u meer wilt weten over hoe Docfield CLM teams helpt succesvol te zijn, neem dan vandaag nog contact met ons op.

‍