Levert uw CLM-investering waarde op? 5 essentiële meetgegevens om de ROI te meten.

Investeren in Contract Lifecycle Management (CLM) software levert uw organisatie aanzienlijke voordelen op. Maar praatjes over efficiëntiewinst, synergieën en andere mooie modewoorden kunnen snel afleiden van de kernvraag - hoeveel bespaart uw organisatie op jaarbasis? Wat is de beste manier om de winst daadwerkelijk te kwantificeren?

Om te bepalen of de investering de moeite waard is, laten we je kennismaken met een aantal metrieken waarmee je de kosten kunt afzetten tegen de verwachte (en gerealiseerde) ROI.

Omdat er veel gebruikssituaties zijn voor CLM's, hebben we er hieronder een aantal behandeld. Voor een gedetailleerd overzicht van hoe Docfield uw organisatie kan transformeren - neem contact met ons op en we geven u graag een volledig gratis overzicht op maat!

1. Begrijp uw kosten

Dit onderdeel is absoluut cruciaal als vertrekpunt voor het begrijpen van de waarde van uw CLM. Het meten van de ROI begint met het begrijpen van het basisscenario, dat is de kostenstructuur vóór de implementatie.

Het is niet alleen belangrijk om de directe kosten van uw CLM te bekijken; u moet ook de indirecte kosten in overweging nemen van dingen die uw CLM probeert te vervangen.

Directe kosten van het gebruik van CLM

Dit betekent simpelweg het prijsmodel van uw CLM begrijpen. Er bestaan verschillende modellen, zoals:

1. Per Seat Licentie:
2. In dit geval moet u rekening houden met eventuele minimum zetelvereisten die u kunnen dwingen om meer licenties aan te schaffen dan u momenteel nodig hebt.
   
3. Prijs op basis van gebruik:
4. In dit model betaalt u op basis van hoeveel u het systeem gebruikt - bijvoorbeeld per verwerkt contract. Dit kan voordelig lijken als u aanvankelijk een bescheiden gebruik hebt. Deze prijsmodellen kunnen echter snel duurder worden als u gaat uitbreiden.
   
5. Bedrijfsprijzen:
6. Voor grotere organisaties met unieke vereisten bieden leveranciers meestal aangepaste bedrijfsprijzen. Dit houdt meestal een op maat gemaakte overeenkomst in op basis van uw specifieke contractvolume, integratiebehoeften en ondersteuningseisen.
   

Let naast deze primaire prijsstructuren ook op mogelijke verborgen kosten. Dit kunnen extra kosten zijn voor extra functies of modules die niet in de basisprijs zijn inbegrepen, de zogenaamde add-ons. Let ook op zaken als minimale gebruikseisen, die onnodige kosten met zich mee kunnen brengen. Als u een duidelijk beeld hebt van uw kosten vóór de implementatie, wordt u niet verrast door onverwachte uitgaven en kunt u uw ROI nauwkeuriger meten. Bekijk hier onze transparante prijzenlijst.

Indirecte kosten: wat gaat CLM vervangen?

Overweeg vervolgens de kostenimplicaties van wat de CLM vervangt. Een nieuw CLM kan verschillende tools of functies consolideren die u momenteel gebruikt, zoals:

• Meerdere softwaretools: Als uw CLM andere systemen geheel of gedeeltelijk vervangt, waardoor uw directe uitgaven verminderen, moet u ze hier optellen.
  
• Hele functionele afdelingen: Het stroomlijnen van processen waarvoor voorheen speciaal personeel nodig was of die we hebben uitbesteed aan externen.
  

Inzicht in deze indirecte besparingen is net zo belangrijk als de directe kosten. De vermindering in overhead en het elimineren van overbodige tools kan de totale waarde van uw CLM-investering aanzienlijk verhogen. Nogmaals, we denken nog niet na over dingen die indirecte kosten met zich meebrengen.

2. Kwantificeer efficiëntiewinst in contractworkflows

Een belangrijke belofte van CLM-software is verbeterde operationele efficiëntie. Een goed geïmplementeerde CLM-oplossing zou je contractprocessen moeten stroomlijnen van ontwerp tot uitvoering en verlenging.

Hoe meet u dit?

• Cyclustijd: Volg de tijd die nodig is om contractonderhandelingen en goedkeuringen af te ronden voor en na de implementatie van de CLM tool. Als je niet zeker weet hoe je dit moet doen, helpen we je graag!
  
• Vermindering van handmatige taken: Controleer de afname van repetitieve taken, zoals het invoeren van gegevens, het vinden van contracten of het handmatig opvolgen van e-mails, om de bespaarde tijd te helpen kwantificeren. Uiteindelijk moeten uw bestaande processen worden gecontroleerd en vergeleken met de functies van uw CLM om de kostenbesparingen beter te begrijpen.
  

Alleen al op basis van de vermindering van handmatige taken heeft Docfield zijn klanten in het onderwijs in 2024 meer dan 8,5 miljoen euro bespaard.

Tip: er zijn veel meer taken betrokken bij contractbeheer dan u misschien denkt - wij helpen u graag ze te identificeren!

1. Bereken financiële voordelen en vermeden kosten
   

In dit gedeelte gaan we kort in op twee belangrijke gebruikssituaties voor een CLM. Inkomsten verhogen en kosten verlagen. In geval 1 wordt het CLM gebruikt door verkoop en in geval 2 door inkoop.

Geval 1: verkoop (omzet verhogen)

Het verhogen van de omzet is simpelweg een functie van het sluiten van meer deals, het sluiten van grotere deals - of beide. Het belangrijkste voordeel van een CLM is hier dat een kortere verkoopcyclus de drop-off vermindert (met andere woorden, de conversie verhoogt) en u in staat stelt meer uit uw deals te halen (betere up-sells en cross-sells).

Dus niet alleen de tijd tot de omzet daalt, de omzet zelf stijgt! Gebruik je CRM om inzicht te krijgen in je typische verkoopcyclustijd, conversieratio en gemiddelde dealgrootte voordat je je CLM implementeert. Controleer regelmatig hoe beide verlopen na de implementatie.

Geval 2: inkoop (kosten vermijden)

Zelfs als de omzet gelijk blijft, kan uw bedrijf groeien door de marges te verbeteren. Dit betekent simpelweg minder uitgeven, idealiter bij een gelijkblijvende output. Met behulp van handige dashboards kunt u precies zien waar uw uitgaven naartoe gaan, zodat u inefficiënties in uw uitgaven kunt vinden. Om een concreter voorbeeld te geven: misschien heb je twee afdelingen die anders niet met elkaar praten en gebruikmaken van verschillende systemen met dezelfde functionaliteit. Op contractniveau kunnen deze uitgaven worden samengevoegd en vereenvoudigd. We hebben het bij klanten zien gebeuren!

Bovendien kunt u kosten vermijden in de vorm van boetes voor het niet nakomen van verplichtingen, het niet naleven van regelgeving of het missen van verlengingen. De mogelijkheden om kosten te vermijden met een CLM zijn eindeloos! We gaan verder in op kostenoptimalisatie in hoofdstuk 5 - lees verder. ‍

4. Contractverlengingen controleren

Contractverlengingen zijn de perfecte gelegenheid voor een bedrijf om zijn behoeften te herzien, te reageren op veranderende omstandigheden en te optimaliseren voor de toekomst. Dit maakt ook enorme verliezen mogelijk, als er verkeerd mee wordt omgegaan. Een CLM-systeem is de meest betrouwbare manier om contractverlengingen van tevoren vast te leggen, zodat je proactief kunt nadenken over je behoeften. Hierdoor kunt u betere contractvoorwaarden bedingen en onnodige uitgaven elimineren. Onthoud: er is maar één contract nodig dat op de achtergrond automatisch wordt verlengd om de kosten van je hele CLM-systeem te rechtvaardigen!

In dit gedeelte is het moeilijker om de counterfactual vast te stellen - met andere woorden, hoeveel het CLM u alleen heeft bespaard. Dat komt omdat we niet kunnen bepalen of je de verlenging echt zou hebben gemist zonder CLM. Je kunt echter wel de vermeden kosten en de impact op de inkomsten bijhouden vanaf het moment van implementatie en zien hoe dit in de loop van de tijd groeit. Er zijn handige functies in het Docfield CLM dashboard om dit voor je te beheren.

5. Optimalisatie van middelen evalueren

Optimalisatie van resources is essentieel voor elk bedrijf. We hebben er in dit artikel al op gezinspeeld. Uiteindelijk kan een blauwdruk voor groei worden gereduceerd tot slechts een functie van het verhogen van de inkomsten en het verlagen van de kosten. Kostenoptimalisatie is een prachtig concept, juist omdat het doel niet is om blindelings te snijden in de uitgaven (ten koste van de output van die uitgaven), maar om de output constant te houden en simpelweg minder investeringen toe te wijzen om daar te komen.

Deze voorbeelden zijn vooral relevant als je bedrijf opties voor fusies en overnames bekijkt of bezig is met de integratie van een nieuw overgenomen bedrijf, omdat er dan veel uitgaven zijn die op contractniveau kunnen worden samengevoegd.

Een ander interessant voorbeeld is hoe automatiseringen in uw CLM uw meest kritische resource - uw personeel - sterker maken. Hoe kan een CLM, dat het grootste deel van de operationele uitgaven uitmaakt, je team efficiënter maken door middel van automatiseringen in workflows?

Wat zijn enkele maatstaven om over na te denken?

Productiviteitsmetingen:

Deze emmer vraagt: “Hoe vaak kunnen we dezelfde taak nog uitvoeren in dezelfde tijd?”. Met automatisering kunnen repetitieve taken vaker worden uitgevoerd. Als je team bijvoorbeeld voorheen een bepaald aantal contracten per dag verwerkte, kan het er door automatisering nog meer verwerken zonder dat het extra belastend wordt. Deze verbetering laat zien dat je systemen sneller en efficiënter werken.

Hoogwaardige taaktijd

De tweede emmer richt zich op minder werk doen en toch dezelfde resultaten behalen. In plaats van steeds dezelfde routinetaken te herhalen, kan automatisering processen stroomlijnen zodat er minder handmatige stappen nodig zijn om dezelfde output te krijgen. Dit betekent dat je team minder tijd hoeft te besteden aan administratieve follow-ups en meer tijd kan besteden aan strategische taken zoals onderhandelingen en besluitvorming.

Uiteindelijk zullen de meeste mensen meer plezier in hun werk hebben als ze meer tijd kunnen besteden aan stimulerend en lonend werk, in plaats van aan repetitieve administratieve taken. Het introduceren van een CLM moet worden gezien als het versterken van het werk van je team, zodat ze zich kunnen richten op taken met een hoge waarde, in plaats van ze te automatiseren.

Conclusie: Levert uw CLM-investering waarde op?

Het evalueren van de ROI van je Contract Lifecycle Management software gaat over veel meer dan het berekenen van cijfers. Het gaat erom te begrijpen hoe efficiëntiewinsten, kostenbesparingen, risicobeperking, productiviteitsverbeteringen en de tevredenheid van belanghebbenden bijdragen aan het algehele succes van uw bedrijf. Door deze 5 statistieken zorgvuldig bij te houden, kun je een duidelijker beeld krijgen van hoe je CLM-systeem presteert. We zouden het geweldig vinden om samen met u te kijken hoe Docfield positieve veranderingen in uw organisatie kan brengen.

Welke positieve veranderingen heb jij opgemerkt sinds je je CLM-software hebt geïmplementeerd? Welke uitdagingen zijn er nog? Laat het ons weten!

‍

‍