Integreer CRM-systemen met contractbeheersoftware

Integratie van CRM-systemen met contractbeheersoftware

Een single source of truth (SSOT) is geen systeem dat je zomaar kant-en-klaar kunt aanschaffen. Het is ook niet direct een strategie die je toepast, hoewel het daar wel het gevolg van kan zijn. Evenmin kun je door middel van online cursussen en het verzamelen van certificaten een doorgewinterde “single-source-of-truther” worden.

Misschien zijn we geneigd een vreemd concept als dit te reduceren tot iets vertrouwds, zoals we dat doen met de agile-methodologie. Maar uiteindelijk is een SSOT geen verzameling actiepunten; het is een raamwerk dat je helpt na te denken over hoe je de processen, systemen en methodologieën binnen je bedrijf structureert.

Het is een constante herinnering aan de toestand die je voor je bedrijf nastreeft – een toestand waarin iedereen in de organisatie vertrouwt op dezelfde, nauwkeurige gegevens, verzameld en weergegeven vanuit één enkele bron.

‍De puzzelstukjes verbinden
Voor veel commerciële teams betekent dit dat alle klantgegevens, verkoopgeschiedenis en communicatie-logs worden opgeslagen in het CRM-systeem (Customer Relationship Management). De hele pijplijn, van prospect tot “closed won” (of verloren), wordt hier weergegeven. Van het eerste contact tot de uiteindelijke uitkomst. Veelgebruikte CRM-systemen zijn Hubspot of Salesforce. Voor juridische teams fungeert het CLM-systeem (Contract Lifecycle Management) doorgaans als de opslagplaats voor alle contracten, contractdata (eventueel met dashboards), en veel van deze systemen bieden nu ook mogelijkheden om contracten op te stellen, te onderhandelen en te ondertekenen. De financiële afdeling werkt daarentegen met een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning), zoals Quickbooks of SAP. Tot zover is het nog logisch.

Een consequentie van het gebruiken van meerdere systemen is dat data in silo’s terechtkomt en door één of andere methode in alle systemen moet worden samengebracht. Wanneer systemen onafhankelijk en parallel draaien, loop je het risico met meerdere “waarheden” te werken. In de mate waarin het doel van een bedrijf beperkt wordt door zijn vermogen om marktsignalen op te pikken, ruis te isoleren, en te ontdekken wat het kan doen om de klanttevredenheid te maximaliseren, is werken vanuit een SSOT van cruciaal belang.

Als een salesmedewerker handmatig klantinformatie van het CRM naar het CLM kopieert, is er altijd een kans op fouten, zoals typefouten, verouderde data of verkeerd ingevoerde gegevens. Dit is waar kopiëren en plakken problematisch wordt: door de aard van copy-paste creëer je een niet-gekoppelde kloon. Als één systeem wordt bijgewerkt (bijvoorbeeld het CRM met nieuwe klant- of verkoopgegevens), zal de kopie in het CLM of ERP die wijzigingen niet weergeven, tenzij iemand dit handmatig bijwerkt. Dit leidt tot verouderde of inconsistente data tussen systemen. Op den duur zorgt dit voor vertragingen, discrepanties en uiteindelijk voor inefficiënties, gemiste kansen en gefrustreerde medewerkers.

Door CRM- en CLM-systemen te integreren, creëer je een uniform platform waar informatie in real-time naadloos tussen beide systemen stroomt. Zodra een deal in Hubspot de ondertekencategorie bereikt, weet je CLM meteen welke relevante velden moeten worden ingevuld en bijgewerkt, zonder handmatige tussenkomst. Bij Docfield hebben we dit precies bereikt met onze nieuwe Hubspot-integratie. Wil je meer weten over hoe Docfield en Hubspot de waarheid voor juridische en verkoopteams verenigen? Boek dan vandaag nog een demo. Door deze systemen te koppelen, verbind je niet alleen data; je verbindt ook mensen en processen op een waterdichte en efficiënte manier.

‍

Samengevat: de voordelen van integratie

1. Efficiëntie en snelheid: Geautomatiseerde workflows vervangen handmatige taken, versnellen het opstellen en goedkeuren van contracten, en helpen deals sneller te sluiten met minder administratie.
2. Verbeterde samenwerking: Met een gedeelde bron van waarheid verloopt de communicatie tussen sales- en juridische teams soepeler. Iedereen zit op dezelfde lijn, wat het teamwork versterkt.
3. Verminderd risico: Nauwkeurige, actuele informatie verkleint de kans op fouten of omissies. Het waarborgt naleving van regelgeving en interne beleidslijnen, en beperkt zo potentiële risico’s.
4. Verbeterde klantervaring: Snelle toegang tot informatie betekent dat salesmedewerkers snel op klantvragen kunnen reageren. Deze service bouwt vertrouwen op en versterkt de relatie.
5. Data-gedreven beslissingen: Een geïntegreerd systeem biedt waardevolle inzichten in klantgedrag en contractprestaties. Deze data helpt bij het nemen van goed onderbouwde strategische beslissingen.

Stappen om CRM- en CLM-systemen te integreren

1. Stel je doelen vast: Begrijp wat je met de integratie wilt bereiken. Wil je de doorlooptijd van contracten verkorten, naleving verbeteren of klanttevredenheid verhogen? Houd de voortgang bij ten opzichte van een uitgangsmeting.
2. Controleer compatibiliteit: Zorg dat je CRM en CLM kunnen samenwerken, direct of via connectors en API’s. Compatibiliteit is essentieel voor een soepele integratie en moet door inkoopteams worden overwogen bij de aanschaf van systemen. Vraag je salescontact naar integraties en wees voorzichtig met functies die alleen nog op de productroadmap staan.
3. Betrek belangrijke stakeholders: Haal vertegenwoordigers van sales, legal, IT en andere relevante afdelingen erbij. Hun inbreng is essentieel voor een succesvolle integratie.
4. Focus op datakwaliteit: Ruim je data op vóór de integratie om dubbele en verouderde informatie te verwijderen. Zo zorg je voor een nauwkeurige single source of truth.
5. Train je team: Zorg voor training, zodat iedereen het nieuwe systeem begrijpt. Vertrouwdheid zal de adoptie bevorderen en de voordelen maximaliseren.
6. Monitor en pas aan: Houd na de integratie de prestaties in de gaten. Verzamel feedback en voer indien nodig aanpassingen door om de functionaliteit te verbeteren.

Bekijk onze walkthrough-video om de HubSpot-Docfield-integratie in actie te zien! In slechts een paar minuten laten we zien hoe eenvoudig het is om je HubSpot-data met Docfield te koppelen en documentcreatie te automatiseren. Je leert hoe je deal- en bedrijfsgegevens naadloos kunt exporteren, in je sjablonen kunt integreren en met een paar klikken documenten kunt genereren. Geen handmatig kopiëren of fouten meer – alleen soepele, efficiënte workflows. Bekijk de video en ga vandaag nog aan de slag, en zie hoe snel je je processen kunt optimaliseren met deze integratie!

Obstakels overwinnen
Integratie kan uitdagingen met zich meebrengen, maar proactief optreden helpt je deze te overwinnen:

1. Datamigratieproblemen: Zorgvuldige planning en testen voorkomen dataverlies of -beschadiging tijdens de migratie. Gebruik data mapping om velden tussen systemen op elkaar af te stemmen.
2. Weerstand van gebruikers: Verandering kan lastig zijn. Communiceer de voordelen duidelijk en bied ondersteuning om de overgang voor je team te vergemakkelijken.
3. Technische moeilijkheden: Werk samen met ervaren IT-professionals of consultants om technische problemen aan te pakken en een soepele integratie te waarborgen.

Tot slot
Het integreren van je CRM met je contractbeheersoftware is niet zomaar een technische upgrade – het is een strategische zet die de bedrijfsvoering kan transformeren. Door een single source of truth te creëren voor zowel commerciële als juridische teams, leg je de puzzelstukjes op een waterdichte manier aan elkaar, wat efficiëntie verhoogt, risico’s vermindert en de klantervaring verbetert.

In een concurrerende markt is het hebben van volledige en nauwkeurige informatie binnen handbereik een groot voordeel. Deze integratie stelt je teams in staat slimmer te werken, betere beslissingen te nemen en uiteindelijk de groei van het bedrijf te stimuleren.

Door de stappen te nemen om deze kritieke systemen te koppelen, bereid je je bedrijf voor op succes, nu en in de toekomst. Het is een investering die zichzelf terugbetaalt door je processen te verenigen en het volledige potentieel van je data te benutten.

‍