Hoe verbetert contract lifecycle management (CLM) de samenwerking?

Docfield is opgericht in 2019 met de missie om 's werelds beste platform voor het gezamenlijk maken en beheren van documenten te creëren. Wij zijn ervan overtuigd dat effectieve samenwerking de kern vormt van elke succesvolle organisatie. Of het nu gaat om interne coördinatie tussen afdelingen of samenwerking met externe belanghebbenden: gestroomlijnde workflows zijn essentieel.

Contracten vormen de basis van veel van onze samenwerking, waardoor het heel begrijpelijk is dat Contract Lifecycle Management (CLM)-software zich heeft ontpopt als een game-changer in het verbeteren van de samenwerking voor bedrijven. Onze focus, als bedrijf en in dit artikel, ligt op het aanpakken van veelvoorkomende knelpunten in de contractbeheerprocessen. Van het initiëren tot het vernieuwen, Docfield stelt teams in staat om naadloos samen te werken, zodat contracten efficiënt worden beheerd bij elke stap.

Wat is software voor contractbeheer?

Software voor contractbeheer is een uitgebreide oplossing die is ontworpen om toezicht te houden op contracten gedurende hun hele levenscyclus. Het regelt alles, van het opstellen en onderhandelen van contracten tot de uitvoering en verlenging ervan, vereenvoudigt complexe processen en vermindert het risico op fouten. De belangrijkste functies worden hieronder besproken.

De rol van een CLM in het verbeteren van de samenwerking - welke features maken het verschil? Waarom?

Centrale opslagplaats voor alle contracten

Het opslaan van documenten in een centrale opslagplaats lijkt misschien rudimentair, maar een goed archiveringssysteem kan het verschil maken. Met een archief dat is gekoppeld aan de bron van je contracten (je CLM) hoef je niet meer handmatig in meerdere systemen te zoeken. Als alle contracten op één plek zijn opgeslagen, kunnen belanghebbenden snel de documenten vinden die ze nodig hebben, wat de transparantie bevordert en ervoor zorgt dat iedereen vanuit dezelfde bron van waarheid werkt. Nooit meer onvermoeibaar zoeken naar een ander contract, om vervolgens een verouderde versie te vinden.

Real-time samenwerking en communicatie

Docfield maakt real-time samenwerking mogelijk, zodat teams samen kunnen werken aan het opstellen en bewerken van contracten, ongeacht de locatie. Functies zoals versiebeheer, het bijhouden van opmerkingen en gelijktijdige bewerking zorgen ervoor dat alle wijzigingen goed worden beheerd en in realtime aan gebruikers worden aangeboden.

Rolgebaseerde toegangscontrole

Met rolgebaseerde toegangscontrole kunt u specifieke rechten toekennen aan gebruikers. Dit zorgt ervoor dat gevoelige informatie alleen toegankelijk is voor bevoegd personeel, terwijl uw team effectief kan bijdragen binnen hun aangewezen verantwoordelijkheidsgebieden. Docfield is de enige tool waarmee u, vanuit één sjabloon, het bewerken van specifieke tekstblokken binnen documenten kunt beperken.

In het verlengde hiervan heeft het Docfield-systeem ingebouwde goedkeuringsworkflows, waardoor het voor besluitvormers eenvoudiger wordt om met één klik toegang te krijgen tot belangrijke informatie en deze bruikbaar te maken. Dit verkort de doorlooptijd van contracten aanzienlijk en zorgt ervoor dat teams efficiënt en effectief samenwerken. Hieronder meer hierover!

Wat zijn de belangrijkste voordelen?

Gestroomlijnde workflow automatisering

CLM-software automatiseert belangrijke contractprocessen zoals goedkeuringen, meldingen en verlengingen. Deze automatisering vermindert administratieve vertragingen en zorgt ervoor dat contracten snel door elke fase van hun levenscyclus gaan door alle teamleden op één lijn te houden. Over het algemeen geloven we dat het voor teams veel beter is om workflows te automatiseren dan om nieuwe processen op te zetten met aangepaste regels die teamleden moeten volgen. Zonder deze regels kan contractbeheer chaotisch worden.

Verbeterde zichtbaarheid en transparantie

Ingebouwde analyse- en rapportagetools bieden waardevolle inzichten in contractprestaties, deadlines en compliance-metriek. Door de zichtbaarheid te verbeteren, blijven alle belanghebbenden op de hoogte, wat leidt tot betere besluitvorming en een betere afstemming op de doelstellingen van de organisatie.

Geautomatiseerde herinneringen en escalatieworkflows minimaliseren vertragingen bij het verkrijgen van goedkeuringen. Door het proces op de rails te houden, zullen uw teams snellere, beter geïnformeerde beslissingen nemen.

Integratie met andere systemen

Hoewel het Docfield platform een krachtige 360 graden console is voor alle contracteringsbehoeften, begrijpen we dat niet elke workflow in ons systeem moet worden ondergebracht. Daarom hebben we ons vanaf het begin gericht op krachtige integraties met belangrijke systemen, zoals uw ERP en CRM. Door deze integraties te bouwen, verbeteren we de samenwerking omdat we de handmatige overdracht van informatie die in parallelle systemen en workflows leeft, verminderen. Deze automatiseringen zorgen ervoor dat elk team op één lijn zit, zelfs zonder te communiceren!

Welke teams kunnen profiteren van een CLM?

Contracten raken elk deel van de organisatie, maar we hebben besloten om ons in dit artikel te richten op slechts drie teams:

Juridische teams

De rol van Chief Legal Officers en algemene raden is voortdurend in ontwikkeling. Het gaat niet langer om het beoordelen van rode lijnen, maar om het bieden van strategisch inzicht en het beperken van risico's op organisatieniveau. Vertrouwen op verouderde contracteringsmethoden en workflows is niet langer geschikt om te voldoen aan de veranderende behoeften van de rol, die uitgebreid overzicht vereisen, gebaseerd op bruikbare en tijdige gegevens. Fouten, gemiste deadlines en kansen en complexe handmatige workflows zullen juridische teams in 2025 en daarna op achterstand zetten.

Inkoopafdelingen

Inkoopteams bevinden zich ook in een bijzondere positie. Het zijn financiële teams, die worden afgemeten aan hun vermogen om besparingen en efficiëntie voor het bedrijf te genereren. Terwijl verkoop de leiding heeft bij het genereren van inkomsten, vecht inkoop hard om elke cent die het bedrijf verlaat te beschermen - met andere woorden, net zo belangrijk voor een sterke bottom line! Procurement beheert uiteindelijk de inkoopstroom en alle interne en externe belanghebbenden die daaraan bijdragen. Daarom is inkoop een van de eerste teams in het bedrijf die de noodzaak en toegevoegde waarde van een CLM begrijpt.

Verkoopteams

Als één ding zeker is, dan is het wel dat geen enkele for-profit organisatie ooit succesvol is geweest op de lange termijn als haar verkoopteam ondermaats presteert, vastloopt op handmatig papierwerk en foutgevoelige processen. Het opbouwen van een gestroomlijnde, goed geoliede salesforce is de ambitie van alle groeiende organisaties. En uiteindelijk is groei de enige manier! Hoewel veel onderdelen van het verkoopproces al zijn geoptimaliseerd, vertraagt de contracteringsfase deals nog veel te vaak. De onaangeboorde efficiëntiewinst voor verkoopteams zit in CLM-systemen zoals Docfield.

Conclusie

Contract Management Software, met name geavanceerde CLM-oplossingen zoals Docfield, spelen een enorme rol in het verenigen van teams, het stroomlijnen van workflows en het verbeteren van de samenwerking. Door te investeren in een robuust CLM-systeem kun je ervoor zorgen dat alle belanghebbenden efficiënt samenwerken. Of het nu gaat om verkoop- of inkoopteams, het Docfield platform heeft een reeks functies die de samenwerking tijdens de gehele contractlevenscyclus optimaliseren.

We helpen u graag om te ontdekken hoe een CLM het functioneren van uw teams en de algehele prestaties van uw organisatie kan verbeteren. Voel je vrij om contact met ons op te nemen voor een gesprek. We kijken ernaar uit om je te helpen!

‍