Hoe implementeer je een CLM-oplossing? 5 stappen die je niet kunt missen.

Contract Lifecycle Management (CLM)-oplossingen transformeren de manier waarop jouw organisatie belangrijke zakelijke documenten creëert en beheert. Het implementeren van een CLM staat erom bekend dat het je bedrijf een concurrentievoordeel oplevert: je haalt meer uit je overeenkomsten en zorgt ervoor dat jij – en je contractpartijen – altijd op de hoogte zijn van contractuele verplichtingen. Van creatie en onderhandeling tot ondertekening en opslag; een CLM begeleidt je bij elke stap.

Het benutten van de voordelen van een CLM-oplossing begint met een succesvolle implementatie. Als CLM-leverancier die een end-to-end oplossing biedt, hebben we vaak een toegewijde customer success manager die onze klanten ondersteunt bij onboarding en implementatie. In deze blog behandelen we vijf praktische tips die je door de basisprincipes van het proces loodsen – zonder vakjargon.

1. Prioriteer je doelstellingen

Contract Lifecycle Management (CLM)-oplossingen worden in veel sectoren en om uiteenlopende redenen ingezet. Terwijl een grote klant overtuigd kan raken van het gebruik van een CLM om de verkoopcyclus te verkorten, wil een vastgoedbedrijf wellicht het hulpmiddel benutten om de naleving van commerciële huurovereenkomsten te verbeteren. Teams zouden altijd de volgende vragen moeten stellen:

• Welke onderdelen van het contractproces vertragen ons? Wie zijn de belangrijkste stakeholders?
• Welke uitdagingen ondervinden we bij het opstellen en goedkeuren van contracten?
• Waar komen fouten of vertragingen het meest voor? Vóór of na ondertekening?
• Hoe verzamelen en benutten we contractgegevens?

Maak een eenvoudige lijst van deze punten en bepaal welke je als eerste moet aanpakken. Deze aanpak helpt je een CLM-oplossing te kiezen die goed werkt voor jouw team, zonder hen te overladen met onnodige functies. Tegelijkertijd richt je je op het oplossen van de issues die het meest transformerend zijn voor je team. Een beknopt voorbeeld voor een ondernemingsklant die zijn verkoopcyclus wil verkorten, zou er als volgt uit kunnen zien:

Welke onderdelen van het contractproces vertragen ons? Wie zijn de belangrijkste stakeholders?

• We beschikken niet over de data om precies te weten welke onderdelen ons vertragen.
• We verliezen echter veel tijd aan het helemaal opnieuw opstellen van contracten met de juiste prijzen en voorwaarden voor elke jurisdictie waarin we verkopen. Onze juridische en verkoopteams werken niet optimaal samen en elke overeenkomst moet opnieuw worden beoordeeld.
• Het duurt lang van concept tot ondertekening vanwege intensieve onderhandelingen. Het wordt een warboel om bij te houden. Na weken onderhandelen hebben we zelfs per ongeluk de eerste versie ondertekend!
• Na een overname duurt het lang om contracten terug te vinden, werkt het overgenomen bedrijf met een compleet ander proces en is een deel van het team vertrokken. Hierdoor hebben we onnodig veel tijd verloren aan integraties.

Dit is echter nog maar het begin. Idealiter kan het team elk punt verder reduceren tot één concrete probleemstelling en benoemde entiteiten. We raden je aan vertrouwd te raken met de termen in onze woordenlijst, zoals de 6 fasen van contract lifecycle management of termen als versiebeheer. Dit helpt je om over contractmetrics na te denken binnen het juiste kader.

Welke uitdagingen ondervinden we bij het opstellen en goedkeuren van contracten?

• Het opstellen van deals is momenteel een maatwerkproces binnen ons bedrijf. We hebben geen dynamische templates die we direct kunnen gebruiken. Verkoop neemt samen met juridisch de tijd om een oud contract te herzien, de voorwaarden te updaten, en daarna opnieuw te onderhandelen en te herbeoordelen.
• Beslissers hebben niet altijd toegang tot de juiste data, omdat de informatie in ons CRM niet altijd overeenkomt met die in Slack of in het contract. Daardoor kunnen onze oplettende directeuren zelden meteen een contract ondertekenen.
• We willen dat managers en budgethouders goedkeuren vóór de ondertekenfase, maar we weten niet altijd of dat gebeurt.

Waar komen fouten of vertragingen het meest voor? Vóór of na ondertekening?

• Vóór ondertekening: We verliezen veel tijd doordat nieuwe stakeholders in het proces worden betrokken en tijd nodig hebben om bij te blijven met a) wat er al is gebeurd, en b) wat er nog moet gebeuren – zowel intern als extern.
• Na ondertekening: Het grootste probleem is dat we vaak niet weten waar de contracten zijn! We slaan vaak een oudere versie op. Als we een ondertekende versie in ons mappenstelsel hebben, is dat een bonus!

Hoe verzamelen en benutten we contractgegevens?

• We beheren een leveranciersrepository met belangrijke contractdata, zoals contractwaarde en verlengingsvoorwaarden. Ik denk dat sommige teams hier gebruik van maken!

Uit deze voorbeelden blijkt dat sommige problemen snel opgelost kunnen worden, terwijl andere meer structurele veranderingen vereisen. We raden aan te starten met de quick wins en deze te combineren met je langetermijndoelstellingen. Wil je weten hoe wij je verder kunnen helpen? Neem dan contact op met een expert!

2. Beoordeel en audit bestaande processen

Nu je doelstellingen duidelijk zijn, moet je uitzoeken hoe je ze kunt meten en bereiken. In deze stap ga je de bestaande processen veel gedetailleerder auditen dan in de vorige stap. Noteer alle stappen die je doorloopt: van het opstellen van een contract, via de goedkeuringsfase tot en met de opslag voor toekomstig gebruik. Stel jezelf vragen zoals:

• Wie is in elke fase verantwoordelijk, aansprakelijk, geraadpleegd en geïnformeerd?
• Welke systemen gebruiken we om contracten met stakeholders te delen? Waar slaan we ze op?
• Welke methoden hanteren we om belangrijke data of wijzigingen bij te houden?
• Hoe past dit binnen onze bredere bedrijfsstrategie?
• Welke andere workflows zijn afhankelijk van het contractproces? Hoe worden zij beïnvloed en hoe kunnen we ze verbeteren?
• Waar treden de problemen doorgaans op? Wat zijn de voor de hand liggende en verborgen kosten?

Door je huidige proces in kaart te brengen, kun je zien waar het nieuwe systeem écht verschil kan maken. Deze eenvoudige evaluatie helpt je bepalen welke functies – zoals een online opslagruimte of automatische herinneringen – het meest waardevol zijn. We hebben veel ervaring met het inventariseren en auditen van bestaande processen om te begrijpen hoe Docfield de organisaties waarmee we werken transformeert. We raden je sterk aan om cases te lezen, zoals die van Cegeka of Agilepoint!

3. Begin met het laaghangende fruit

In plaats van te proberen alles in één keer te veranderen, richt je je eerst op de laaghangende vruchten. Dit betekent dat je prioriteit geeft aan het oplossen van problemen die je bedrijf onevenredig treffen, maar niet veel inspanning vergen om op te lossen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Hoe vaak komt dit probleem voor (volume)?
• Hoe groot is de impact elke keer?

Op basis van eerdere ervaringen zijn enkele laaghangende vruchten vaak te vinden in:

• Centraliseer je contracten: Verplaats je contracten naar één beveiligde online locatie waar iedereen gemakkelijk vindt wat hij nodig heeft – een enkele bron van waarheid.
• Automatiseer eenvoudige taken: Begin met eenvoudige taken, zoals het versturen van herinneringen voor aankomende verlengingen, bijvoorbeeld 3 maanden voor de einddatum.

Wil je op maat gemaakte hulp van een expert van Docfield, of gewoon even sparren? Book a demo now!

4. Betrek stakeholders vroegtijdig

Het invoeren van een nieuw systeem beïnvloedt meerdere onderdelen van je bedrijf, dus is het belangrijk om vanaf het begin de juiste stakeholders te betrekken – ook vóór de aankoopbeslissing. Meestal is er binnen teams sprake van zowel steun als weerstand tegen nieuwe systemen. Probeer te achterhalen wie je moet overtuigen en benut de enthousiasme van de voorstanders. Leg uit hoe de nieuwe CLM-oplossing dagelijkse taken vergemakkelijkt en nodig mensen uit verschillende afdelingen uit om feedback te geven.

Overweeg om de achterliggende redenen en de voordelen (let op: voordelen voor zowel individuen als het gehele bedrijf) van de beslissing toe te lichten. Luister naar zorgen en verwelkom feedback. Geef iedereen een platform om vragen te stellen en ideeën te delen. Zorg tenslotte voor duidelijke handleidingen of korte trainingssessies, zodat je team snel vertrouwd raakt met het nieuwe systeem. Vraag eventueel je CLM-leverancier om hulp – de beste leveranciers helpen altijd graag!

Open communicatie zorgt ervoor dat iedereen zich deel voelt van de verandering en begrijpt waarom het belangrijk is!

5. Gebruik rapportagefuncties in je voordeel

Een goede CLM-oplossing helpt je verbeteringen bij te houden. Gebruik deze functie in je voordeel. Zoek naar functies waarmee je zaken kunt monitoren zoals:

• Hoe snel contracten van de ene fase naar de volgende gaan.
• Of deadlines en belangrijke data worden gehaald.
• Hoeveel tijd er wordt bespaard door het gebruik van het nieuwe systeem.

Deze basisrapporten laten zien of het nieuwe systeem een positieve bijdrage levert. Duidelijke cijfers kunnen je daarnaast helpen bepalen of er andere gebieden zijn die meer aandacht behoeven.

Conclusie

Overschakelen naar een nieuwe CLM-oplossing lijkt misschien een grote verandering, maar het opdelen in eenvoudige stappen maakt het verschil. Begin met te focussen op wat je bedrijf wil bereiken; evalueer vervolgens je bestaande processen en voer de eenvoudigste verbeteringen door. Door je team vanaf het begin te betrekken en te vertrouwen op concrete rapportages vanuit je CLM, behoud je het momentum van de implementatie, krijg je iedereen aan boord en zie je de transformaties waar je op had gehoopt.

Elk bedrijf is anders, en deze tips bieden slechts een algemene leidraad om te starten. Voor een persoonlijk gesprek over hoe een CLM-oplossing voor jouw specifieke situatie kan werken, kun je gerust een demo boeken met ons team. Wij staan klaar om je te helpen de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.