Op zoek naar trends op het gebied van juridische technologie: Q&A met Tjitte Joosten

Tjitte Joosten, strategieleider Growth & Go-to-Market bij Docfield, voorspelt dat de toepassing van (opkomende) technologische oplossingen de juridische afdeling van bedrijven aanzienlijk zal veranderen. Hij belicht drie cruciale innovatiegebieden voor juridische teams in de komende jaren: AI/ML-ondersteunde generatie van juridische inhoud, verbeterde samenwerking tussen afdelingen en workflowautomatisering, en productiviteitsverhogende software.

Tjitte voorspelt dat juridische professionals

1. AI/ML-oplossingen gebruiken om notities te digitaliseren en juridisch te structureren en tegelijkertijd probabilistische inzichten te verkrijgen over de inhoud (bijv. juridische argumenten),
2. Voer deze notities in ChatGPT-achtige oplossingen in om direct conceptversies van contracten te maken, en
3. Maak gebruik van Contract Lifecycle Management-oplossingen om de samenwerking met andere afdelingen (bijvoorbeeld verkoop) te verbeteren en workflows in verschillende processen te automatiseren, zoals:

• FUSIES EN OVERNAMES
• Verkoopcontracten
• Aankoopcontracten
• Juridische geschillen
• Adviseren van het bestuur

Ten eerste zullen fusies en overnames, verkoopcontracten, aankoopcontracten, rechtszaken en adviesfuncties van de raad van bestuur leiden tot meer automatisering van de document- en contractworkflows en een verbeterde samenwerking met verschillende afdelingen.

Vervolgens is Contract Lifecycle Management (CLM) een ander interessegebied. De invoering van elektronische handtekeningen is de laatste jaren al versneld en ik verwacht dat in de komende 3-5 jaar door bijna elke bedrijfsjurist geavanceerde CLM-software zal worden gebruikt.

Ten derde zullen ChatGPT en andere grote taalmodellen ook een belangrijke rol spelen in de juridische ruimte. Met de overvloed aan papierwerk en rechtszaken die in sommige gevallen meer dan 200 jaar beslaan, zal AI helpen bij het opstellen van contractconcepten.

Ten slotte kan het versterkende effect van productiviteitsverhogende hulpmiddelen een ongelooflijke impact hebben. Het aantal juridische notitieblokken dat een juridische professional in een jaar moet doornemen, kan bijvoorbeeld overweldigend zijn. Verschillende innovatieve oplossingen kunnen notities digitaliseren, structureren en samenvatten om de productiviteit met 5, 10 of 15% te verhogen. Meerdere van deze verbeteringen in verschillende tools kunnen de output van een professional aanzienlijk verhogen.

We vroegen Tjitte naar de juridische technologische trends die Gartner geïdentificeerd als veranderende interne juridische afdelingen.

Q2. De trends van Gartner wijzen erop dat juridische afdelingen overstappen van generalistische advocaten naar niet-juristen en hun juridische technologie en innovatiecapaciteiten uitbreiden door nieuwe functies en talentenpools te overwegen. Wat is jouw opmerking?

Ik vind het verrassend dat uit het verslag blijkt dat de markt het aantal generalistische advocaten in bedrijven vermindert en hen wil vervangen door personeel dat geen advocaat is. De organisatiemodellen van morgen zijn steeds meer afhankelijk van generalistische medewerkers, waarbij voor specialisten gebruik wordt gemaakt van platforms voor talentpools zoals Experfy of Toptal. Vul deze strategie aan met platforms die oplossingen bieden waarvoor voorheen grote interne afdelingen nodig waren (bijvoorbeeld AWS ter vervanging van interne gegevensopslag), en je hebt ongelooflijk schaalbare bedrijfsmodellen.

Ik raad juridische afdelingen aan om hun generalistische medewerkers te behouden, omdat deze professionals meer geneigd zijn de algemene zaken te begrijpen. Houd ze verantwoordelijk om elk risico dat ze tegenkomen te signaleren en maak vervolgens gebruik van externe talentpools of platforms om deze risico's te beperken.

Bovendien moeten al deze professionals worden uitgerust met productiviteitsverhogende software en hulpmiddelen om processen op grote schaal te beheren, zoals Contract Lifecycle Management of eerder genoemde technologieën. Juridische afdelingen moeten generalisten aannemen en gebruik maken van zeer specifieke en gespecialiseerde freelanceplatforms om schaalbare en kosteneffectieve kantoren te bouwen.

Q3. Wat zijn enkele specifieke voorbeelden van juridisch werk met betrekking tot grote bedrijfstransacties dat effectief kan worden geautomatiseerd met behulp van natuurlijke taalverwerking en machine learning-technologieën?

Machine learning is zeer effectief op grote datasets uit open bronnen. Gelukkig hebben we toegang tot enorme hoeveelheden digitale en analoge juridische dossiers, die soms honderden jaren oud zijn. Deze documenten bevatten vaak de uitkomsten van rechtszaken met hun argumenten en gebruikte specifieke bewoordingen.

Het gebruik van NLP en Machine Learning om deze datasets te trainen kan juridische afdelingen van bedrijven helpen om:

• Maak beslisbomen voor het kiezen van argumenten en hun (potentiële) uitkomst.
• Vind de meest effectieve formulering voor elk argument.
• Verkrijg inzicht in het gedrag en de acties die vaak tot rechtszaken leiden (risicobeperking).

Maar ik moet toegeven dat dit nogal buitenbeentje is. Het is beter om naar de grootste knelpunten in je organisatie te kijken en de kansen in kaart te brengen waar technologie kan helpen bij het oplossen van je uitdagingen.

Q4. Welke beste praktijken kunnen juridische afdelingen van bedrijven toepassen om de voordelen van hun CLM-investeringen te maximaliseren?

Ik raad twee best practices aan om de succesvolle invoering van een Contract Lifecycle Management (CLM) -oplossing te garanderen.

Kies eerst een tool die je huidige processen verbetert in plaats van radicaal nieuwe processen te dicteren. Hoewel nieuwe technologie mogelijkheden kan bieden voor procesoptimalisatie, is het essentieel om te voorkomen dat uw bestaande processen volledig worden herzien omdat een tool veelbelovend lijkt. Deze aanpak kan leiden tot een mislukt implementatieproject vanwege een steile leercurve, implementatietijd en gedragsverandering. Kies daarom altijd een tool die uw bestaande processen faciliteert zonder dat er ingrijpende veranderingen nodig zijn.

Kies ten tweede een CLM-oplossing die het probleem of knelpunt in de kern kan aanpakken. Ik raad bijvoorbeeld aan om in de meeste gevallen op formulieren gebaseerde CLM-oplossingen te vermijden. Wanneer uw juridische afdeling de controle over het proces wil vergroten, lijkt dat misschien verleidelijk, maar ze kunnen de langdurige samenwerking tussen juridische zaken en verkoop schaden. Dat komt omdat het verkoopberoep wordt teruggebracht tot slechts enkele parameters.

„Op formulieren gebaseerde CLM-oplossingen kunnen de langdurige samenwerking tussen juridische zaken en verkoop schaden.”

^{Tjitte Joosten}

Kies in plaats daarvan oplossingen die een evenwicht vinden tussen wettelijke vereisten en verkoopbehoeften en -voorkeuren om juridische risico's te elimineren zonder het verkoopproces te ondermijnen.

Om inkomstenlekken te voorkomen en tijd te besparen, kunt u onze experts vragen hoe Docfield kan helpen bij uw contractprocessen en meer te weten komen over de software voor contractbeheer en automatisering van Docfield.

Als je tot nu toe hebt gelezen, bekijk dan het artikel dat vijf unieke kenmerken van software voor contractbeheer voor grote organisaties.

‍