Docfield 2024 in vogelvlucht: van gespecialiseerde oplossing naar volwaardig CLM-platform

Toen we vijf jaar geleden met Docfield begonnen, was onze missie eenvoudig: organisaties helpen zich te richten op hun kerntaak in plaats van vast te lopen in administratief, juridisch en compliance-gedreven contractwerk. Jarenlang hebben we ons vakmanschap aangescherpt in de onderwijssector, waar we het opstellen van complexe documenten zoals Onderwijs- en Examenreglementen (OER’s) eenvoudiger maakten.

Maar we wisten altijd dat we meer konden doen. In 2024 hebben we die visie waargemaakt. We zijn geëvolueerd van een gespecialiseerd hulpmiddel naar een volledig Contract Lifecycle Management (CLM) platform, dat klanten in uiteenlopende sectoren in staat stelt hun contracten intelligenter, efficiënter en met meer vertrouwen te beheren. Het was een jaar waarin we niet alleen ons product verbeterden, maar onze positie in de markt opnieuw definieerden—en onze klanten hielpen hetzelfde te doen in hún markten.

I. Een volwaardige CLM-oplossing worden

Wat betekent het om een “volwaardige” CLM-oplossing te zijn? Voor ons betekende het het omvormen van contractwerk van een noodzakelijke last tot een strategisch voordeel. We waren altijd al sterk in de beginfase—het helpen van klanten bij het opstellen van goed gestructureerde contracten, het behouden van één bron van waarheid en ervoor zorgen dat iedereen met de juiste template werkte. Maar dit jaar gingen we verder. In plaats van contracten als statische bestanden op te slaan in een map, hielpen we onze klanten ze te transformeren tot dynamische middelen.

We bouwden voort op onze sterke punten in de pre-signing fase en voegden diepere mogelijkheden toe voor onderhandeling, ondertekening, verlenging en naleving. Onze klanten hoefden niet langer tussen verschillende tools te schakelen of genoegen te nemen met handmatige processen. Ze konden de volledige contractreis in één platform doorlopen, dat hen proactief door elke stap loodste en ervoor zorgde dat best practices, consistentie en compliance niet achteraf werden toegevoegd, maar vanaf het begin geïntegreerd waren.

Deze verschuiving klinkt misschien abstract, maar de resultaten waren zeer concreet. Neem de onderwijssector, waar het opstellen van een OER een wettelijke verplichting is, maar ook veel tijd kost. In 2024 hebben onze klanten meer dan 1.000 OER’s met Docfield gemaakt. Door het proces te standaardiseren en repetitieve stappen te automatiseren, hebben we hen een verbluffende 150.000 uur aan werk bespaard—tijd die ze konden herinvesteren in onderwijs, onderzoek en studentbetrokkenheid. Financieel vertaald leverde die tijd ongeveer €8,5 miljoen op. De impact was niet slechts een mooi getal; het beïnvloedde rechtstreeks hoe instellingen hun schaarse middelen inzetten, waardoor ze zich konden richten op het leveren van kwalitatief hoogwaardig onderwijs in plaats van te worstelen met documenten.

In de onderwijssector mochten we verheugd een aantal nieuwe klanten verwelkomen die onze inzet voor het verbeteren van onderwijs- en leerervaringen delen. Onder hen waren LOI (onderdeel van Salta Group), Avans, Saxion, Christelijke Hogeschool Ede en HAS. Door de CLM-mogelijkheden van Docfield te omarmen, maken deze instellingen nu deel uit van een groeiende gemeenschap van vooruitstrevende onderwijsvernieuwers die vastberaden zijn om de administratieve last te verminderen, naleving te garanderen en waardevolle tijd terug te geven aan studenten en docenten. We zijn er trots op hun missie te ondersteunen en bij te dragen aan de toekomst van het onderwijs.

II. Buiten onze comfortzone treden

De genetische basis van Docfield ligt in de onderwijssector, maar we vermoedden altijd al dat wat we daar geleerd hadden—het vereenvoudigen van complex, repetitief contractwerk—ook toepasbaar zou zijn in andere sectoren. In 2024 hebben we dat bewezen. Bedrijven in HR, vastgoed en de zorgsector omarmden Docfield om processen te stroomlijnen die lang omslachtig en foutgevoelig aanvoelden.

HR-teams ontdekten dat het creëren, onderhandelen en ondertekenen van arbeidsovereenkomsten niet langer betekende dat ze door verspreide bestanden hoefden te spitten of op hun geheugen moesten vertrouwen om aan de regels te voldoen. Vastgoedondernemingen ontdekten dat huurovereenkomsten en andere contracten eenvoudig konden worden opgezet met vooraf gedefinieerde sjablonen, zodat elke deal consistent en professioneel werd gepresenteerd. Zorgaanbieders gebruikten Docfield om met meer gemoedsrust door een wirwar van regelgeving te navigeren, omdat hun contracten altijd aan de nieuwste normen voldeden.

In al deze nieuwe sectoren was het verhaal hetzelfde: onze klanten besteedden minder tijd aan administratieve rompslomp en meer tijd aan hun kernactiviteiten. Doordat we hen hielpen hun contracten vanaf het begin goed op te zetten, konden ze sneller handelen, deals eerder afronden en een professioneel visitekaartje afgeven aan hun klanten. Wat ooit aanvoelde als een karwei—een contract dat in het gareel moest worden gebracht—werd een kans om te laten zien waar hun organisatie voor staat.

III. Groeien als team, groeien als bedrijf

Achter elke verbetering die we doorvoeren, staat een gepassioneerd, toegewijd team dat zich inzet voor het succes van onze klanten. Dit jaar verwelkomden we onze nieuwe Chief Commercial Officer, Adriaan Hoogduijn, die nieuwe perspectieven meebracht om onze commerciële strategie vorm te geven en onze snel diverser wordende klantenkring te ondersteunen. Met elke nieuwe collega en elke interne stap werden we wendbaarder en meer afgestemd op de mensen die van ons afhankelijk zijn.

Die culturele evolutie beperkte zich niet tot de interne organisatie. Ze bereikte ook onze klanten. Elke verbetering in ons platform—of het nu gaat om een intuïtiever contractdashboard, duidelijkere workflows of integraties die automatisch gegevens uit CRM-systemen halen—was geïnspireerd door praktijkervaringen. Door nauwkeurig te luisteren naar wat klanten vroegen en waar ze mee worstelden, lieten we Docfield aanvoelen als een verlengstuk van hun eigen teams, in plaats van een externe tool die ze moesten “leren” of “beheren.” Het resultaat is een platform dat van nature ondersteunend aanvoelt, en klanten in staat stelt hun beste werk te leveren zonder dat we hen in de weg staan.

IV. Eenvoud en professionaliteit vieren

Contracten vormen de ruggengraat van vertrouwen in zakelijke relaties. Toch worden ze te vaak behandeld als een laatste administratief hindernisje in plaats van een strategische toegangspoort. Dit jaar hielpen we organisaties uit die mentaliteit te breken. Door het contracttraject te vereenvoudigen, gaven we hen de kans hun professionaliteit te tonen, hun voorwaarden consistent te houden en naleving te garanderen, zonder elk detail zelf in de gaten te hoeven houden.

Onze klanten presenteren hun klanten nu contracten die er goed uitzien en goed aanvoelen—schoon, consistent, afgestemd op hun merk en vrij van fouten of inconsistenties die het vertrouwen kunnen aantasten. Salesteams sluiten sneller deals. Juridische afdelingen kunnen gerust zijn. Operationele teams verspillen geen tijd meer aan het reconciliëren van contractdetails in spreadsheets. Elke stakeholder profiteert van een gestroomlijnd proces dat ervoor zorgt dat er niets tussen de mazen van het net glipt.

V. Voorbereiden op 2025 en verder

Onze prestaties in 2024 leggen de basis voor nog spannendere ontwikkelingen in het komende jaar. We zijn vastbesloten om nog meer intelligentie aan Docfield toe te voegen—om klanten te helpen risico’s te anticiperen, om te gaan met veranderende regelgeving en kansen te identificeren die in hun contractportefeuilles verborgen liggen. We blijven ons platform verfijnen, zodat het niet alleen repetitieve taken automatiseert, maar ook inzichten biedt die organisaties helpen betere strategieën te ontwikkelen.

We zullen ons verder verdiepen in de sectoren die we al bedienen en mogelijk nieuwe terreinen betreden waar hoog-volume, kritische contracten de norm zijn. Ons doel is klanten te voorzien van een nog rijker pakket aan mogelijkheden, waarbij we altijd trouw blijven aan ons kernprincipe: contracten moeten efficiëntie, voorspelbaarheid en groei stimuleren.

VI. Conclusie

Onze reis in 2024 ging over meer dan alleen het uitrollen van nieuwe functies. Het ging over het heruitvinden van wat contracten voor onze klanten kunnen betekenen. In plaats van contracten te zien als tijdvreters of compliance-mijnenvelden, zien onze klanten ze nu als kansen om sneller te handelen, hogere standaarden te bereiken en hun volwassenheid als organisatie te tonen.

Door te transformeren tot een volwaardig CLM-platform hebben we bewezen dat contractmanagement een bron van concurrentievoordeel kan zijn. We zijn trots op de vooruitgang die we hebben geboekt, vereerd door het vertrouwen dat onze klanten in ons stellen, en vol energie over de mogelijkheden die voor ons liggen. Terwijl we 2025 tegemoet gaan, dragen we een hernieuwde toewijding met ons mee: om contractwerk te blijven verheffen van een backoffice-karwei tot een strategische pijler van succes. En we kunnen niet wachten om te zien wat we samen verder zullen bereiken.

Namens het hele Docfield-team: bedankt voor een geweldig 2024, en op naar een nog succesvoller, impactvoller en inspirerender nieuw jaar.