Gegevensverwerkingsovereenkomst voor naleving van de AVG bij SaaS-activiteiten

Ontdek hoe gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA's) SaaS-bedrijven kunnen helpen de naleving van de AVG te waarborgen, bedrijfscontinuïteit te bereiken en zelfs uit te breiden naar nieuwe markten. Leer hoe je bij het opstellen van een DPA rekening moet houden met belangrijke termen en hoe je hiermee het vertrouwen van klanten kunt vergroten en je organisatie kunt onderscheiden van concurrenten die niet aan de regels voldoen.

Stel je bijvoorbeeld een SaaS-bedrijf voor dat klantgegevens verwerkt voor HR-doeleinden. Zonder een gegevensverwerkingsovereenkomst riskeert het bedrijf hoge boetes en reputatieschade als de GDPR niet wordt nageleefd. Maar met een goed opgestelde DPA kan dit aantonen dat aan de regels wordt voldaan en het vertrouwen van de klant wordt gewonnen. Laat Docfield je helpen bij het opstellen en bouwen van sjablonen voor je DPA's.

Wat is een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA)?

Om DPA's makkelijker te begrijpen, kun je de gegevensverwerkingsovereenkomst zien als een contract tussen een huiseigenaar en een aannemer die is ingehuurd om je keuken te verbouwen. Het contract beschrijft de specifieke taken die de aannemer zal uitvoeren, het tijdschema voor de voltooiing en de kosten. Het bevat ook voorzieningen om de veiligheid van je eigendommen en bezittingen als huiseigenaar tijdens de renovatie te waarborgen en specificeert wie verantwoordelijk is voor eventuele schade.

Op dezelfde manier schetst een DPA de verantwoordelijkheden van een SaaS-bedrijf en zijn klanten op het gebied van gegevensprivacy en -bescherming en identificeert het maatregelen om naleving te waarborgen en risico's te beperken.

Een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) is een wettelijk bindend contract tussen een gegevensbeheerder en een gegevensverwerker waarin de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens worden beschreven. De overeenkomst specificeert hoe de gegevensverwerker de gegevens verzamelt, gebruikt, opslaat en beschermt. Het beschrijft ook de rechten en plichten van beide partijen en zorgt voor naleving van gegevensbeschermingswetten zoals de GDPR.

Gegevensbeheerder versus gegevensverwerker

Een website verzamelt persoonlijke gegevens van klanten uit de EU voor productaankopen en verzending. De exploitant van de website is de verwerkingsverantwoordelijke, terwijl het magazijn of een derde partij die gegevens verwerkt de gegevensverwerker is. Beide zijn onderworpen aan de GDPR, met gedeelde vereisten en verschillende verantwoordelijkheden.

SaaS-bedrijven, cloudserviceproviders en bedrijven voor gegevensanalyse gebruiken DPA's om op verantwoorde wijze om te gaan met persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Externe verwerkers moeten een afdwingbare DPA handhaven om de veiligheid en vertrouwelijkheid van PII te waarborgen, wat cruciaal is voor het beheer van de processen van een organisatie.

Wat zijn de soorten DPA's?

Er zijn twee soorten gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA's). Software-as-a-Service (SaaS) -bedrijven, cloudserviceproviders en bedrijven voor gegevensanalyse gebruiken vaak beide soorten gegevensbeschermingsautoriteiten bij de verwerking van persoonsgegevens voor hun klanten of klanten.

1. DPA van controller naar processor: Een contract tussen de gegevensbeheerder en de gegevensverwerker waarin de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens worden beschreven.

2. DPA van processor naar subprocessor: Een contract tussen een gegevensverwerker (meestal het SaaS-bedrijf) en een externe onderaannemer waarin de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens worden beschreven. De primaire gegevensbeheerder is nog steeds verantwoordelijk voor de naleving van de AVG en moet in de hoofd-DPA bepalingen opnemen die betrekking hebben op het gebruik van onderaannemers.

Waarom heb je een gegevensverwerkingsovereenkomst nodig?

Er zijn drie redenen waarom een SaaS-bedrijf DPA nodig heeft.

1. Software- en ICT-bedrijven moeten voldoen aan de voorschriften voor gegevensbescherming om gevoelige persoonlijk identificeerbare informatie (PII) te verwerken. Bedrijven hebben een DPA nodig om te specificeren hoe persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd volgens de GDPR.
2. Gegevensbeschermingsautoriteiten helpen software/ICT-bedrijven bij risicobeheer door de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de gegevensbeheerder en -verwerker te schetsen, te zorgen voor conforme gegevensverwerking en de bijbehorende risico's tot een minimum te beperken door gegevensverwerkingsactiviteiten uit te besteden aan externe leveranciers.
3. DPA's waarborgen de bedrijfscontinuïteit door de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens te specificeren, waaronder doel, duur, omvang en maatregelen om de beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen. Het zorgt voor een ononderbroken gegevensverwerking en beschermt de reputatie en financiële stabiliteit van het bedrijf.

Wat is de relevantie van de DPA na de AVG?

Een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) zorgt voor naleving van de AVG en bevat duidelijke richtlijnen voor gegevensverwerkingspraktijken.

De AVG is van toepassing op zowel B2B- als B2C-relaties in de SaaS-industrie, wat betekent dat gegevensverwerkers en -controllers hun beleid inzake gegevensverwerking moeten bijwerken. SaaS-leveranciers zijn doorgaans controllers en processors, waarbij consumenten als controllers optreden en instructies geven over wat ze met de gegevens moeten doen.

De regelgeving is met name belangrijk voor SaaS-bedrijven vanwege de grote hoeveelheden gegevens die ze regelmatig bewaren en hun afhankelijkheid van het internet om softwarediensten te leveren. Volgens de AVG-normen moeten bedrijven duidelijk maken welke gegevens ze verzamelen, waarom ze worden verwerkt en waar ze deze uiteindelijk zullen overdragen. Daarom is de gegevensverwerkingsovereenkomst een juridisch instrument dat deze essentiële informatie bevat.

Wat zijn de kritieke voorwaarden van een DPA?

DPA-normen variëren van bedrijf tot bedrijf. Er zijn echter enkele prominente gebieden opgenomen in alle overeenkomsten.

• Verwerkers mogen alleen gegevens verwerken die zijn geïnstrueerd door de verwerkingsverantwoordelijke.
• Alle informatie waartoe toegang wordt verkregen, moet vertrouwelijk blijven.
• SaaS-bedrijven nemen relevante beveiligingsmaatregelen voor gegevensbescherming. Artikel 32 van de GDPR gaat verder in op de normen voor gegevensbeveiliging.
• De DPA moet alle subverwerkers omvatten en de verwerkingsverantwoordelijke moet deze lijst goedkeuren.
• Verwerkers moeten de verwerkingsverantwoordelijke bijstaan bij verzoeken van personen van wie de gegevens worden verwerkt.
• Zowel de processors als de controllers moeten beveiligingsnormen handhaven.
• Verwerkingsverantwoordelijken kunnen verzoeken om de gegevens te verwijderen, tenzij de wet hen verplicht deze langer te bewaren.

Hoe kunnen SaaS-bedrijven een DPA gebruiken voor compliance en bedrijfsgroei?

Als SaaS-provider heb je waarschijnlijk een DPA gemaakt. Maar nemen je klanten vaak contact met je op met vragen? Dat kan zijn omdat je gegevensbeschermingsautoriteit niet aan al hun behoeften voldoet, en je moet ervoor zorgen dat alle regels van de AVG worden afgedekt.

SaaS-bedrijven kunnen een DPA gebruiken om de naleving van de AVG te waarborgen en het vertrouwen van klanten op te bouwen door hun toewijding aan gegevensbescherming te tonen. Een gegevensverwerkingsovereenkomst maakt ook de interne belanghebbenden van een bedrijf gevoelig voor het eerlijke gebruik van klantgegevens.

SaaS- en ICT-bedrijven kunnen vertrouwen opbouwen bij hun klanten en zich onderscheiden van concurrenten die niet aan de regels voldoen door een veilige gegevensverwerkingsomgeving en transparante gegevensverwerkingspraktijken aan te bieden.

Naarmate meer landen vergelijkbare gegevensbeschermingsvoorschriften invoeren, kan het bovendien gemakkelijker worden voor SaaS-bedrijven om uit te breiden naar nieuwe markten als ze aan de GDPR voldoen.