Contract management als hart van je organisatie

Hoewel contracting de ruggengraat is van iedere organisatie, loopt contract management op veel plaatsen in de soep. Dit komt vooral doordat contracting door velen als een uitsluitend juridische aangelegenheid wordt gezien. Als gevolg hiervan staat contract management buiten het hart van de organisatie en juist hier gaat het mis. 

Contracting is de levensader van iedere business, maar dat betekent niet dat het ook de aandacht krijgt die het verdient. Bij kleinere organisaties ligt de nadruk vaak op het ondernemen en volhard men vaak in het geloof dat zolang de relatie goed is, het ook wel los loopt met de contractuele kant van een partnership. Het contract wordt hier vaak gezien als iets waarop je terug valt zodra de relatie verstoord is. 

Bij grotere organisaties beweegt de dynamiek zich juist in tegenovergestelde richting. Hier ziet men het belang van contracting in en is er vaak een toegewijde contract manager aan boord. De hoofdlijnen van een partnership worden hier vaak vanuit de business vastgesteld en de juridische omlijsting is een grotendeels gedelegeerde verantwoordelijkheid. In beide gevallen verliest contract management het gevoel met de hartslag van de organisatie. 

Contract lifecycle management

Contract lifecycle management klinkt als een hoogdravende term, maar bepaald moeilijk is het niet. Contract lifecycle management betekent zoveel als het managen van contracten door hun levenscyclus. Daarmee wordt het proces van opstellen tot ondertekenen en van beheer tot vernieuwing bedoeld. Een systeem - hoe basaal ook - geeft grip op je contractuele verplichtingen. Dit is belangrijk. Contracten zijn niet enkel een juridisch stuk, maar de guardrails van je commerciële groei, de mitigering van je risico’s, waarborging van je continuïteit en de basis van duurzame partnerships.

Voorbeelden van slecht contract management zijn er te over. Denk aan omzet die weglekt door slechte logging van contractuele afspraken of slechte communicatie tussen afdelingen. Denk bijvoorbeeld aan een delivery team dat een product wel implementeert, maar dit niet goed overdraagt aan de administratie waardoor een klant wel toegang tot het product heeft, maar geen factuur krijgt. Een ander voorbeeld is een niveau van aansprakelijkheid die de hoogte van je verzekering overstijgt of het niet begrenzen van de jaarlijkse indexering van leveranciers. De gevolgen van gebrek aan grip op je contractprocessen zijn aanzienlijk en dit kan serieus in de papieren lopen. Dit is niet iets dat je aan het toeval wil overlaten. 

Contract management in het hart van de organisatie

Contract lifecycle management raakt de kern van je organisatie, variërend van commerciële groei tot kostenstijgingen van leveranciers. Het moet daarom meer zijn dan een juridische omlijsting van een samenwerking en zich juist in het hart bevinden daarvan.

Contract lifecycle management gaat daarom verder dan enkel het loggen van rechten en plichten. Hoe gebrekkig ook, veel organisaties doen dit laatste ten minste ergens centraal in een Excel bestand of een geïmproviseerd dashboard. Belangrijker dan het bijhouden van deze afspraken, is de samenwerking hieromheen. Het aanhaken, informeren en ophalen van goedkeuring van de juiste mensen op het juiste moment in het proces is bijvoorbeeld van cruciaal belang. Bij Docfield doen we dit met technologie die je in staat stelt om het proces rondom het opstellen, afstemmen, onderhandelen, ondertekenen en beheren van een contract in een centraal platform te regelen. Hierdoor is er een duidelijke eigenaar voor ieder onderdeel van het proces, zijn er vastgelegde overdrachtsmomenten en kan er worden samengewerkt met externe partijen. 

Het belang van een goede reputatie

Docfield is slechts een voorbeeld van technologie die contract lifecycle management verankert in het hart van jouw organisatie. Welke technologie je precies inzet is niet belangrijk zolang je maar grip krijgt op je contractingproces. Heb je dit onder controle, dan heeft dit directe impact op de reputatie van jouw bedrijf. 

De professionaliteit waarmee je jouw contracting aanpakt is namelijk een reflectie van je volwassenheid als organisatie. Contract lifecycle management zorgt er voor dat je op schaal controle hebt over de perceptie die de buitenwereld heeft van jouw bedrijf. Met goede tooling borg je bijvoorbeeld de correctheid en uniformiteit van jouw pricing en voorwaarden en verzeker je compliance met interne en externe richtlijnen. Dit is belangrijk. Contracting is immers één van de belangrijkste visitekaartjes van je bedrijf en je krijgt vaak maar één keer de kans om dit visitekaartje bij een klant neer te leggen.