Is je salesteam klaar voor een oplossing voor contractbeheer?

Daan Marktman, VP Sales bij een gerenommeerde winkelketen in veel Europese landen, werd tijdens zijn maandelijkse bestuursvergadering volledig uitgesloten. Ondanks een indrukwekkende dealfunnel vol nieuwe kansen, had zijn analist Daan de vorige dag laten zien dat ze vorig kwartaal in de latere fases van de cyclus veel kansen en deals verloren hadden.

Daan begreep instinctief dat dit te wijten was aan inefficiënte samenwerking tussen de juridische afdeling en de verkoop, verschillende verouderde contracten die vol fouten zaten, en een algemeen gebrek aan contractbeheerprocessen. Toen hij in die bestuurskamer zat, begreep Daan dat er dingen moesten veranderen, maar hij wist nog niet hoe al zijn problemen met elkaar verbonden waren.

Hoewel fictief, is deze situatie niet ongebruikelijk. Volgens Gartner bestaat de typische aankoopgroep voor een complexe B2B-oplossing uit zes tot tien besluitvormers, die elk zijn uitgerust met vier of vijf relevante informatie. In een complexe en veranderlijke omgeving kan elke nieuwe informatie een aanzienlijke invloed hebben op de dynamiek van een deal.

Om verkoopteams hierbij te helpen, hebben we een lijst samengesteld met vijf duidelijke signalen die aangeven dat een oplossing voor contractbeheer nodig kan zijn om deals te versnellen en het verkoopproces te optimaliseren.

1. Je team werkt met relatief aangepaste contracten

Verkoopteams moeten de contracten in een zakelijke deal aanpassen op basis van de vereisten van de deal. Softwarebedrijven bieden bijvoorbeeld vaak verschillende voorwaarden, kortingen en leveringsvoorwaarden voor elke nieuwe transactie. In Word en Google Docs kunnen te veel wijzigingen worden aangebracht, wat leidt tot fouten en fouten die u handmatig moet herstellen. Daarom kost het maken van de definitieve versie van uw contracten veel werk, moeite en ad-hoccommunicatie.

Software voor contractautomatisering kan de ruimte voor fouten drastisch beperken, en de juiste oplossing biedt de perfecte balans tussen vergrendelde en aanpasbare inhoud. Het is dus tijd om geschikte oplossingen voor Contract Lifecycle Management (CLM) te verkennen als u herhaaldelijk aangepaste contracten opstelt voor nieuwe deals.

2. Departementoverschrijdende samenwerking

Afdelingsoverschrijdende samenwerking is een vereiste voor een lange verkoopcyclus, maar wel een vereiste die inherent de dealflow vertraagt. Het schrijven en beoordelen van een contractvoorstel vereist de medewerking en betrokkenheid van verschillende afdelingen. Of u deze procedures effectief kunt coördineren tussen afdelingen, bepaalt hoe snel u een contract kunt voorleggen dat klaar is voor ondertekening aan uw klanten.

CLM-systemen bieden een centrale locatie voor alle fasen van het proces en mogelijkheden voor teamwerk op hetzelfde platform. Als u dus meer dan één persoon hebt die de verschillende afdelingen coördineert om nieuwe contracten af te ronden, is het tijd om over te stappen op een geschikte tool voor contractautomatisering.

3. De contractdoorlooptijd van uw concurrent is sneller

Een andere aanwijzing dat u CLM-software zou willen gebruiken, is dat uw concurrenten een sneller proces hebben om de contractvoorstellen bij de potentiële klant te krijgen. Wat is hun geheim? Ze gebruiken software voor contractautomatisering om de totale doorlooptijd van hun contract te verkorten.

De doorlooptijd van de contractbeoordeling van het gemiddelde bedrijf zorgt voor 10% extra tijd (6,5 dagen) om een nieuw product te introduceren, wat resulteert in $7 miljoen in inkomstenverliezen, volgens 100 juridische afdelingen van bedrijven die zijn ondervraagd door Gartner. Daarom is het een goed idee om je contractbeheerproces bij te werken als je rivalen sneller contracten vinden dan jij.

4. Uw bedrijf verkoopt onderhoud of doorlopende service

Alle interne belanghebbenden moeten op de hoogte zijn van (of op zijn minst toegang hebben tot) alle klantspecifieke overeenkomsten die in het contract zijn opgenomen als u doorlopende service of onderhoud verleent. Het bezorgteam moet bijvoorbeeld precies bepalen hoeveel spreekuren onder welke omstandigheden zijn verkocht.

Of, als er zich belangrijke problemen voordoen, vraagt de Customer Success Manager om de door u beloofde responstijden voor ondersteuning. Daarnaast heb je iemand die verantwoordelijk is voor de inkoopfunctie. In dat geval moeten ze klantspecifieke criteria, waaronder SLA's, rapportagespecificaties en voorwaarden, nauwlettend in de gaten houden en een overzicht behouden van alle triggers in de lopende contracten.

5. Uw verkoopteam zit gevangen tussen twee vuren

Als uw verkooppersoneel voortdurend heen en weer e-mailt met Word-documenten om feedback van iedereen te krijgen, is dat een belangrijke aanwijzing dat er dingen moeten veranderen. Er is geen schaalbare manier om contracten te beheren zonder CLM als ze intern en met klanten individueel over deals moeten onderhandelen. Met software die de hele workflow ondersteunt, is het mogelijk om interne en externe belanghebbenden te beheren.

Als contracten niet worden gecentraliseerd op gedeelde opslag, resulteert dit vaak in verschillende versies. Ook moet er meer transparantie zijn over wie wat heeft veranderd in Word. Bekijk het vanuit het perspectief van belanghebbenden. Onderhandelingen betekenen per definitie verschillende resultaten. Legal moet altijd groen licht geven voor prijsverschillen of nalevingsverschillen, terwijl de verkoop zo snel mogelijk een overeenkomst wil formaliseren. Een tool waarbij alle partijen de overeenkomsten in realtime kunnen zien voordat ze worden ondertekend, houdt alle belanghebbenden op de hoogte.

De tekenen zijn duidelijk

Verkoop houdt een bedrijf overeind en verkoopteams hebben managementondersteuning nodig om hun quota te verlagen. Laat ze niet via e-mail of sms over deals onderhandelen. We hebben vijf essentiële signalen op een rijtje gezet die aangeven of u wel of niet contractbeheersoftware moet gebruiken. Dit artikel kan je helpen om je team ervan te overtuigen dat het tijd is voor een gedigitaliseerd en modern contractbeheerproces. Wilt u meer weten over hoe Docfield uw salesteam kan helpen contractbeheersoftware te gebruiken om de omzet te verhogen en tijd te besparen?