Een uitgebreide gids voor elektronische handtekeningen

Een elektronische handtekening is een digitaal alternatief voor handgeschreven handtekeningen, waardoor er geen papieren handtekeningen meer nodig zijn. Het is rechtsgeldig en geeft de intentie van een persoon aan om akkoord te gaan met de inhoud van een document of dataset.

Elektronische handtekeningen worden veel gebruikt voor contracten, overeenkomsten en formulieren en zijn in de meeste landen wettelijk bindend. Momenteel gebruikt al 95% van de organisaties elektronische handtekeningen of is van plan deze te gebruiken.

Soorten elektronische handtekeningen

Er zijn drie soorten elektronische handtekeningen:

• Eenvoudige elektronische handtekeningen: Net als bij handtekeningen met pen kun je eenvoudige elektronische handtekeningen maken met behulp van methoden zoals het typen van je naam of het tekenen van je handtekening op een scherm.
• Geavanceerde elektronische handtekeningen (AES): Een geavanceerde elektronische handtekening voegt een beveiligingslaag toe door je identiteit te verifiëren.
• Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES): Dit biedt het hoogste beveiligingsniveau, vergelijkbaar met een notaris die getuige is van de handtekening en je identiteit bevestigt bij het ondertekenen van een document.

Zijn elektronische handtekeningen veilig?

Eenvoudige elektronische handtekeningen zijn standaard digitale handtekeningen waarvoor geen geavanceerde beveiligingsfuncties of certificaten vereist zijn. Ze zijn eenvoudig te gebruiken en op verschillende manieren te maken, zoals het typen van een naam, het tekenen van een handtekening op een scherm of het klikken op een knop om aan te geven dat je wilt ondertekenen.

Geavanceerde elektronische handtekeningen (AES) maken gebruik van digitale certificaten om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Ze kunnen extra beveiligingsfuncties bieden, zoals versleuteling, tijdstempels en validatie van handtekeningen, waardoor ze geschikt zijn voor gevoeligere documenten.

Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) zijn het veiligst en worden in de meeste landen als wettelijk bindend erkend. Ze hebben een digitaal certificaat nodig dat is uitgegeven door een vertrouwde externe provider en maken gebruik van geavanceerde coderings- en authenticatiemaatregelen om het hoogste niveau van beveiliging en integriteit te garanderen. QES is bedoeld voor gevoelige documenten zoals juridische contracten, financiële overeenkomsten en overheidsdocumenten.

Verschillen tussen elektronische en digitale handtekeningen

Elektronische en digitale handtekeningen verschillen in beveiligingsniveau en identiteitsauthenticatie.

Elektronische handtekeningen verwijzen naar elke elektronische methode om de intentie tot ondertekening aan te geven, terwijl digitale handtekeningen geavanceerde coderings- en authenticatietechnieken gebruiken voor veilige identiteitsverificatie en documentintegriteit. Je kunt ze gebruiken voor dagelijkse zakelijke transacties waarbij het voldoende is om een lagere beveiliging en authenticatie te hebben, zoals contracten voor goederen of diensten.

Digitale handtekeningen (AES/QES) worden het best gebruikt voor gevoelige documenten die een hoger niveau van beveiliging en authenticatie vereisen, zoals juridische documenten, financiële transacties of medische dossiers.

Hoewel beide zorgen voor gemak en efficiëntie bij het elektronisch ondertekenen van documenten, bieden digitale handtekeningen een extra beschermingslaag voor waardevolle en gevoelige informatie.

Tips voor elektronische handtekeningen

1. Definieer een duidelijk beleid voor elektronische ondertekening: Stel procedures vast voor wie elektronisch kan ondertekenen, hoe je handtekeningen verkrijgt en hoe je ze beheert en opslaat. Zorg ervoor dat het kader voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving, zoals de eIDAS-verordening (910/2014) die het wettelijk kader bepaalt voor elektronische handtekeningen in de EU. In de VS geldt de ESIGN Act, waarbij elektronische handtekeningen en documenten als juridisch bindend worden beschouwd als alle partijen ermee instemmen om documenten elektronisch te ondertekenen.
2. Geef prioriteit aan bepaalde typen documenten: Niet alle documenten vereisen een elektronische handtekening. Bepaal welke documenten het meest geschikt zijn voor elektronische handtekeningen op basis van factoren zoals gebruiksfrequentie, belang en implementatie. Maak een stappenplan voor de implementatie van elektronische handtekeningen op prioritaire documenten.
3. Gebruik een vertrouwde tool voor elektronische handtekeningen: Kies een provider die voldoet aan beveiligings- en nalevingsvereisten. Zoek naar functies zoals fraudebestendige auditsporen, sterke authenticatie en versleuteling, en naleving van relevante wet- en regelgeving. Gebruik sjablonen om te zorgen voor consistentie en efficiëntie in het proces voor elektronische handtekeningen.

Rechtbanken hebben drie voorwaarden nodig om elektronische handtekeningen te valideren:

• Een digitaal zegel met mogelijkheden om de herkomst te traceren
• Een traceback naar de oorspronkelijke ondertekenaar in de audittrail
• Betrouwbare technieken voor identiteitsverificatie

Voordelen van elektronische handtekeningen

Grote teams kunnen aanzienlijk profiteren van elektronische handtekeningen:

1. Snelheid: Elektronische handtekeningen helpen om efficiënter deals te sluiten, waardoor je een voorsprong hebt op de concurrentie.
2. Beveiliging: Elektronische handtekeningen zijn veilig en fraudebestendig, zodat het risico op fraude en manipulatie van documenten wordt verkleind wat vertrouwen opbouwt bij klanten.
3. Kostprijs: Elektronische handtekeningen verlagen kosten en doorlooptijden, omdat het afdrukken, verzenden en verwerken van papieren documenten niet meer nodig is.

Gebruiksvoorbeelden van elektronische handtekeningen

Je kunt elektronische handtekeningen gebruiken voor het ondertekenen van contracten, arbeidsovereenkomsten, uitkeringspapieren, privacyverklaringen, e-facturen, geheimhoudingsovereenkomsten en meer.

1. Verkoop: Verkoopteams kunnen hun processen stroomlijnen en sneller deals sluiten met behulp van elektronische handtekeningen. Gebruik elektronische handtekeningen om contracten, voorstellen, geheimhoudingsverklaringen, inkooporders, facturen en overeenkomsten te ondertekenen. Het is niet meer nodig om documenten af te drukken, te verzenden en te wachten tot klanten documenten hebben ondertekend. De overstap naar elektronische handtekeningen verbetert ook de klantervaring en de doorlooptijd van documenten.
2. Juridisch: Juridische teams kunnen hun processen vereenvoudigen door een veilige en efficiënte manier te bieden om documenten te ondertekenen en te delen. Je kunt contracten, overeenkomsten en andere juridische documenten ondertekenen en delen met interne belanghebbenden, klanten en partnerbedrijven. Ook verbetert het de beveiliging van je bedrijfsprocessen en de naleving van de toepasselijke regelgeving.
3. Operaties: Elektronische handtekeningen kunnen de efficiëntie en nauwkeurigheid van operationele processen verbeteren. Met elektronische handtekeningen kun je inkooporders, facturen en andere documenten ondertekenen en goedkeuren. Het versnelt het goedkeuringsproces, vermindert fouten en biedt een duidelijk audittraject van alle goedkeuringen.