Gepubliceerd op
October 22, 2021

HAN: onderwijsovereenkomsten

Elk jaar worden er bij de HAN vele duizenden onderwijsafspraken gemaakt tussen studenten en hun coaches voor de gemaakte onderwijskeuzes.
Bedrijf
HAN
Industrie
University of Applied Sciences
Use case
Docfield Signing

Doelstelling

Elk jaar worden er bij de HAN vele duizenden onderwijsafspraken gemaakt tussen studenten en hun coaches voor de gemaakte onderwijskeuzes. Het opstellen, ondertekenen en archiveren van deze overeenkomsten gebeurde via MS Word en e-mail en nam elk jaar enorm veel tijd in beslag. Daarom wilde de HAN dit proces op een gecentraliseerde manier vereenvoudigen, standaardiseren en professionaliseren.

De oplossing van Docfield

Docfield kon de HAN een passende oplossing bieden. Via ons platform worden sjablooncontracten aangemaakt, zodat zowel de student als de coach slechts enkele ontbrekende gegevens kunnen invullen. Beide partijen kunnen de onderwijsovereenkomst rechtstreeks via ons platform ondertekenen en downloaden. Dit zorgt ervoor dat het proces veel eenvoudiger is en de coach gemakkelijk een overzicht kan houden van de voortgang van verschillende overeenkomsten en hun huidige status.

Om het proces nog eenvoudiger te maken, hebben we een API-integratie geïmplementeerd zodat alle belangrijke informatie van de studenten, coaches en trainingsinformatie automatisch beschikbaar is vanuit de interne HAN-systemen.

Waarom kiezen voor Docfield?

1. Houd altijd een overzicht van alle contracten

Het invullen, aanpassen en ondertekenen van een onderwijsovereenkomst kost veel tijd en je loopt het risico het overzicht kwijt te raken. Door Docfield de cycli van de onderwijsovereenkomsten te laten beheren, krijg je de juiste informatie, op het juiste moment en bij de juiste mensen. Alle onderwijsovereenkomsten worden bijvoorbeeld op één locatie geschreven en beheerd, zodat je tegelijkertijd het overzicht kunt behouden over lopende projecten en vooruit kunt denken over de volgende stappen.

2. Schrijven, beoordelen, ondertekenen en publiceren: allemaal op één plek

Meerdere tools zoals Word, Google Drive en e-mail worden vaak gebruikt om één contract op te stellen. Door Docfield te gebruiken, kunt u afscheid nemen van het grote aantal verschillende tools, aangezien we werken vanuit één centrale omgeving die is geïntegreerd met Single Sign On-oplossingen. Dit betekent dat je niet eens een account hoeft aan te maken bij Docfield! Schrijf onderwijsovereenkomsten rechtstreeks in onze software en laat ze met één klik op de knop goedkeuren en ondertekenen. Ondertekenende partijen die de software van Docfield niet gebruiken — zoals studenten — kunnen ook moeiteloos worden uitgenodigd om de onderwijsovereenkomst te ondertekenen zonder een account aan te maken. De ondertekende onderwijsovereenkomsten kunnen worden gearchiveerd of gepubliceerd en zijn gemakkelijk leesbaar op elk apparaat.

3. Een beschermde kwaliteit en consistentie in documenten

Onbedoeld kunnen fouten snel in overeenkomsten sluipen. Zeker als je met meerdere mensen werkt op verschillende versies van hetzelfde contract. Dankzij de gekoppelde sjablonen bij Docfield kun je via de 'single source of truth' het aantal onvoorziene fouten in overeenkomsten verminderen. De 'single source of truth' maakt het mogelijk om honderden overeenkomsten tegelijk te bewerken met slechts één klik op de knop. Onze sjablonen zorgen ervoor dat de structuur, inhoud en stijl consistent zijn in alle documenten en contracten. Je hoeft niet langer informatie tussen verschillende sjablonen te kopiëren en te plakken, want met Docfield kun je eenvoudig inhoud tussen documenten exporteren en importeren binnen één omgeving.

Het is nu een stuk eenvoudiger om de overeenkomsten in te vullen, te ondertekenen en te archiveren, waardoor de onderwijsovereenkomsten minder werk zijn.

- Carola Doumen | Projectleider flexibel deeltijds onderwijs & Levenslange Ontwikkeling

Winsten

Dankzij de passende oplossingen van Docfield kan de HAN nu met één druk op de knop duizenden onderwijsovereenkomsten tegelijk genereren. Op deze manier kan de HAN haar studenten en coaches nu faciliteren met een gebruiksvriendelijke oplossing die centraal wordt beheerd. In samenwerking met Docfield heeft de HAN een grote verbetering in efficiëntie kunnen doorvoeren, wat ook bijdraagt aan een verbeterde kwaliteit van de afspraken en een betere ervaring voor de student.

Wil je meer weten?

Wilt u weten of Docfield uw organisatie ook een effectieve oplossing kan bieden voor het opstellen en ondertekenen van documenten? Ontdek meer!
Neem contact op →