HAN: Bildungsabkommen

Zielsetzung

Jedes Jahr werden bei HAN viele tausend Bildungsvereinbarungen zwischen Schülern und ihren Trainern getroffen, um die getroffenen Bildungsentscheidungen zu berücksichtigen. Die Erstellung, Unterzeichnung und Archivierung dieser Vereinbarungen erfolgte per MS Word und E-Mail und nahm jedes Jahr einen enormen Zeitaufwand in Anspruch. Daher wollte die HAN diesen Prozess auf zentrale Weise vereinfachen, standardisieren und professionalisieren.

Die Lösung von Docfield

Docfield konnte HAN eine passende Lösung anbieten. Musterverträge werden über unsere Plattform erstellt, sodass sowohl der Student als auch der Coach nur einige fehlende Daten ausfüllen müssen. Beide Parteien können die Bildungsvereinbarung direkt über unsere Plattform unterzeichnen und herunterladen. Dies stellt sicher, dass der Prozess viel einfacher ist und der Coach problemlos einen Überblick über den Fortschritt verschiedener Vereinbarungen und deren aktuellen Status behalten kann.

Um den Prozess noch einfacher zu machen, haben wir eine API-Integration implementiert, sodass alle wichtigen Informationen der Schüler, Trainer und Trainingsinformationen automatisch aus den internen HAN-Systemen verfügbar sind.

Warum sollten Sie Docfield wählen?

1. Behalten Sie stets den Überblick über alle Verträge

Das Ausfüllen, Anpassen und Unterschreiben einer Bildungsvereinbarung nimmt viel Zeit in Anspruch und Sie laufen Gefahr, den Überblick zu verlieren. Indem Sie Docfield die Zyklen der Bildungsverträge verwalten lassen, erhalten Sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und mit den richtigen Personen. So werden beispielsweise alle Bildungsvereinbarungen an einem Ort geschrieben und verwaltet, sodass Sie gleichzeitig den Überblick über aktuelle Projekte behalten und über die nächsten Schritte nachdenken können.

2. Schreiben, überprüfen, unterschreiben und veröffentlichen: alles an einem Ort

Für die Erstellung eines einzigen Vertrags werden häufig mehrere Tools wie Word, Google Drive und E-Mail verwendet. Mit Docfield können Sie sich von der großen Anzahl verschiedener Tools verabschieden, da wir von einer zentralen Umgebung aus arbeiten, die in Single Sign On-Lösungen integriert ist. Das bedeutet, dass Sie nicht einmal ein Konto bei Docfield erstellen müssen! Schreiben Sie Bildungsvereinbarungen direkt in unserer Software und lassen Sie sie mit einem einzigen Klick auf eine Schaltfläche genehmigen und unterzeichnen. Unterzeichner, die die Software von Docfield nicht verwenden — wie z. B. Studierende — können ebenfalls mühelos eingeladen werden, die Bildungsvereinbarung zu unterzeichnen, ohne ein Konto einzurichten. Die unterzeichneten Bildungsvereinbarungen können archiviert oder veröffentlicht werden und sind auf jedem Gerät leicht lesbar.

3. Eine geschützte Qualität und Konsistenz der Dokumente

Ungewollt können sich Fehler schnell in Absprachen einschleichen. Vor allem, wenn Sie mit mehreren Personen an verschiedenen Versionen desselben Vertrags arbeiten. Dank der miteinander verbundenen Vorlagen bei Docfield können Sie die Anzahl unvorhergesehener Fehler in Vereinbarungen reduzieren, indem Sie die „zentrale Informationsquelle“ nutzen. Die „zentrale Informationsquelle“ ermöglicht es, Hunderte von Vereinbarungen gleichzeitig mit nur einem Klick auf eine Schaltfläche zu bearbeiten. Unsere Vorlagen stellen sicher, dass Struktur, Inhalt und Stil in allen Dokumenten und Verträgen einheitlich sind. Sie müssen keine Informationen mehr zwischen verschiedenen Vorlagen kopieren und einfügen, da Sie mit Docfield einfach Inhalte zwischen Dokumenten innerhalb einer Umgebung exportieren und importieren können.

Es ist jetzt viel einfacher, die Verträge auszufüllen, zu unterzeichnen und zu archivieren, was bedeutet, dass die Bildungsvereinbarungen weniger Arbeit bedeuten.

^{- Carola Doumen | Projektleiterin flexible Teilzeitausbildung und lebenslange Entwicklung}

Gewinne

Dank der entsprechenden Lösungen bei Docfield kann HAN jetzt Tausende von Bildungsvereinbarungen gleichzeitig auf Knopfdruck generieren. Auf diese Weise kann HAN seinen Schülern und Trainern nun eine benutzerfreundliche Lösung bieten, die zentral verwaltet wird. In Zusammenarbeit mit Docfield konnte HAN die Effizienz erheblich verbessern, was auch zu einer verbesserten Qualität der Vereinbarungen und einer besseren Erfahrung für die Studierenden beiträgt.