Privacybeleid

Persoonlijke gegevens die wij verwerken

Wij zijn Docfield, gevestigd aan de Singel 542, 1017 AZ Amsterdam, Nederland:

  • Ons Kamer van Koophandel nummer is 742 930 87;
  • Ons BTW-nummer is NL 859 841 406 B01;
  • Ons telefoonnummer is 020 244 38 11;
  • Ons algemene e-mailadres is hello@docfield.com.

Docfield verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam;
  • E-mailadres;
  • Informatie over uw activiteiten op onze website;
  • Gegevens over uw surfgedrag op verschillende websites (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf deel uitmaakt van een advertentienetwerk);
  • Internetbrowser en apparaattype.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders daarom aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat gegevens over kinderen zonder ouderlijke toestemming worden verzameld. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via hello@docfield.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op welke basis wij persoonsgegevens verwerken

Docfield verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
  • Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze diensten te kunnen uitvoeren
  • Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten

Docfield analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.

Geautomatiseerde besluitvorming

Docfield neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Docfield) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Docfield bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor alle persoonsgegevens: maximaal 12 maanden.

Delen van persoonsgegevens met derden

Docfield verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Docfield blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die we gebruiken

Docfield gebruikt functionele, analytische en tracking cookies.

Een cookie is een klein tekstbestand dat in de browser van uw computer, tablet of smartphone wordt opgeslagen wanneer u deze website voor het eerst bezoekt.

Docfield gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website goed werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen worden onthouden. Ook worden deze cookies gebruikt om de website goed te laten werken en te kunnen optimaliseren.

Daarnaast plaatsen wij cookies die uw surfgedrag bijhouden, zodat wij inhoud en advertenties op maat kunnen aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle eerder opgeslagen informatie verwijderen via de instellingen van uw browser.

Gegevens over onlinediensten die wij namens onze klanten verwerken

Wanneer onze klanten gebruik maken van onze digitale diensten, ontvangen wij informatie van en namens hen. Deze informatie kan persoonlijk identificeerbare informatie bevatten, zoals demografische gegevens, contactinformatie, financiële gegevens en juridische gegevens (bijv. sofi-nummers, bedrijfsinformatie, contractuele overeenkomsten, handelsgeheimen, uitvindingen en andere gevoelige informatie die nodig is om juridische documenten te genereren). Wij verwerken deze gegevens alleen volgens de instructies van onze klanten. Voor dergelijke gegevens zijn onze klanten de "gegevensbeheerder" (volgens GDPR) of het "bedrijf" (volgens CCPA), en zij zijn verantwoordelijk voor de meeste aspecten van de verwerking van persoonsgegevens. Als u vragen of zorgen hebt over hoe uw persoonlijke gegevens worden verwerkt binnen onze digitale diensten, inclusief hoe u uw rechten als onderwerp van genoemde gegevens kunt uitoefenen, neem dan rechtstreeks contact op met onze klant. Alle verzoeken om rechten die wij als gegevensverwerker ontvangen, sturen wij door naar de betreffende klant.

Wij kunnen ook namens onze cliënten informatie over derden verzamelen. Onze cliënten kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van onze diensten om informatie te verzamelen van een tegenpartij om haar contract te vullen. Wij gebruiken deze gegevens voornamelijk om onze diensten voor onze cliënten te verbeteren en te beheren. Als een derde persoon een Docfield-account bij ons aanmaakt, verwerken wij hun persoonsgegevens volgens dit Privacybeleid.

Gegevens bekijken, wijzigen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Docfield en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar hello@docfield.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit is ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Docfield wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beschermen

Docfield neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via hello@docfield.com.

Docfield, gevestigd aan Singel 542, 1017 AZ, Amsterdam, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.