Docfield's Inspiratiedag 2023

Onlangs organiseerde Docfield haar tweede inspiratiedag bij The Next Web Amsterdam. De dag was opgedeeld in informatie-uitwisseling over de volgende onderwerpen:

1. De onderwijs- en examenregeling en de rol van ethiek
2. Implementatie op universiteiten
3. Best practices: hoe maak je 1 sjabloon voor meer dan 100 opleidingen.

De aanwezigen

Dit jaar hadden wij een interessante combinatie van ervaren gebruikers (waaronder de HAN, HU & Hogeschool Rotterdam), nieuwe gebruikers (zoals de Universiteit van Amsterdam) en geïnteresseerde onderwijsinstellingen (hogeschool Zeeland, Vrije Universiteit & Online Onderwijs). Dit maakte voor interessante plenaire gesprekken, waarbij vanuit meerdere invalshoeken kon worden gesproken.

‍

Implementatie

Een van de grootste gesprekspunten was het implementatieproces en het bijbehorende verandermanagement: hoe krijg je een hele organisatie mee in een nieuwe werkwijze? Het grootste deel van de aanwezigen was ervan overtuigd dat incrementele implementatie de meest effectieve en succesvolle manier is om te innoveren. Zo houdt je namelijk een overzicht over het proces.

Er was een uitgesproken minderheid die echter geloofde in de kracht organisatiebreed veranderingen implementeren en die interne weerstand niet ervaarde als blokkerende factor voor innovatie.

Praktijkgemeenschappen

In lijn met de doelstellingen en ambities van het Npuls-programma bleek er bij vooral nieuwe gebruikers een behoefte te liggen om van andere instellingen te leren. Dit werd voorgesteld in de vorm van een Community of Practice: een gemeenschap waar wekelijkse updates vanuit de leverancier (Docfield) wordt gedeeld met de eindgebruikers, maar vooral waar onderwijsinstellingen hun eigen successen of strubbelingen kunnen delen, om vanuit verschillende perspectieven te kijken welke oplossing wenselijk is. Tijdens de implementatie van nieuwe software ontstaat weerstand tegen een nieuwe werkwijze: „Niet nog een tool” wordt dan geroepen. Dit zijn gegronde gevoelens van frustratie, want een onlogische beleidsinrichting kan niet worden opgelost met een applicatie. Wel worden kinken in de kabel blootgelegd en het is zinvol om gehoor te geven aan de weerstand.

Doordat elke onderwijsinstelling die beleidsprocessen gaat automatiseren tegen soortgelijke problematiek aanloopt, was het verzoek van de aanwezigen om deze ervaringen te bundelen in de vorm van een gemeenschap daarin kan worden gedeeld hoe er in het verleden is omgegaan en welke lessen daaruit worden getrokken. Zo hoeft het wiel maar een keer bedacht te worden.

‍

„Kies je formulering nauwkeurig”

‍

Theo Teunissen (HAN) heeft zijn onderzoek gepresenteerd over de rol van Ethiek in de OER: de enige vorm van wettelijke documentatie waarin dit onderwerp naar studenten kan worden gecommuniceerd. De vraag die hij tracht te beantwoorden is: waarom gebeurt dit bij bepaalde opleidingen zoveel meer dan bij anderen?

‍

Marlies (UvA) bracht de zaal samen vanuit haar ervaring met Docfield en de implementatie hiervan binnen de FNWI. Het proces dat zij presenteerden was de ervaren gebruikers bekend: van informatieoverdracht van sjabloonschrijver tot gremia en bestuursleden: een gestroomlijnd proces voorkomt vragen en onduidelijkheden achteraf. Binnen de UvA wordt dus ook gekozen voor een incrementele implementatie, vanwege de decentrale structuur en de hoge mate van autonomie van verschillende faculteiten. Dit heeft geresulteerd in beleidsdocumentatie die is gaan meanderen: waar eerder faculteiten soortgelijke documentatie produceerden is deze over de jaren heen steeds meer gaan afwijken.

Stefan van der Fange (HU) nam als ervaren gebruiker de aanwezigen mee in de huidige digitale omgeving van de Hogeschool Utrecht. Momenteel staat in 1 template de volledige structuur van meer dan 100 Onderwijs- en Examenregelingen uitgelegd. Hier was ook ruimte voor nieuwe gebruikers om vragen te stellen over de mate van standaardisering van deze regelingen: hoe krijg je iedereen met de neuzen dezelfde kanten op?

Een reactie uit de zaal was bruikbaar: door middel van vaste en variabele blokken tekst kan je de regelingen elk jaar meer „dicht te timmeren”. Door meer vaste blokken tekst te introduceren in de regelingen, is het voor gremia en bestuursleden welke duidelijk onderdelen bespreekbaar zijn en welke onderdelen reeds vast staan

Tim Stuart (oprichter Docfield) nam de aanwezigen mee in zijn visie op de komende jaren en de routekaart: wat zijn onze huidige doelstellingen en welke nieuwe functies komen binnenkort in onze applicatie? Zo werden onze metavelden geïntroduceerd: een slimme oplossing om documenten te labelen zonder dat schrijvers dat zien. Ook werden de functies van bestaande klanten gepresenteerd.

Samenvatting

Aanwezigen gaven aan gemakkelijker met elkaar de beste praktijken te delen. Dit is opgepakt en we zijn hard aan de slag samen met onze gebruikers een community op te richten waarin zij hun ervaringen en tips en trucs kunnen delen. Zo kunnen onderwijsinstellingen ook van elkaar blijven leren en innoveren, zodat niet iedere instelling opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.