Docfield’s Inspiratiedag 2023
Onlangs organiseerde Docfield haar tweede inspiratiedag bij The Next Web Amsterdam. De dag was opgedeeld in informatieuitwisseling over de volgende onderwerpen:
- De onderwijs en examenregeling en de rol van ethiek
- Implementatie op universiteiten
- Best practices: hoe maak je 1 template voor 100+ opleidingen.
De aanwezigen
Dit jaar hadden wij een interessante combinatie van ervaren gebruikers (waaronder de HAN, HU & Hogeschool Rotterdam), nieuwe gebruikers (zoals de Universiteit van Amsterdam) en geïnteresseerde onderwijsinstellingen (hogeschool Zeeland, Vrije Universiteit & Online Education). Dit maakte voor interessante plenaire gesprekken, waarbij vanuit meerdere invals hoeken kon worden gesproken.
Implementatie
Een van de grootste punten van gesprek was het implementatieproces en het bijbehorende change management: hoe krijg je een hele organisatie mee in een nieuwe werkwijze? Het grootste gedeelte van de aanwezigen was ervan overtuigd dat incrementele implementatie de meest effectieve en succesvolle manier is om te innoveren. Zo houdt je namelijk overzicht over het proces.
Er was een uitgesproken minderheid die echter geloofde in de kracht organisatiebreed veranderingen implementeren en die interne weerstand niet ervaarde als blokkerende factor voor innovatie.
Communities of Practice
In lijn met de doelstellingen en ambities van het Npuls programma bleek er bij vooral nieuwe gebruikers een behoefte te liggen om van andere instellingen te leren. Dit werd voorgesteld in de vorm van een Community of Practice: een gemeenschap waar wekelijkse updates vanuit de leverancier (Docfield) wordt gedeeld met de eindgebruikers, maar voornamelijk waar onderwijsinstellingen hun eigen successen of strubbelingen kunnen delen, om vanuit verschillende perspectieven te kijken welke oplossing wenselijk is. Tijdens de implementatie van nieuwe software ontstaat weerstand tegen een nieuwe werkwijze: “Niet nog een tool” wordt dan geroepen. Dit zijn gegronde gevoelens van frustratie, want een onlogische beleidsinrichting kan niet worden opgelost met een applicatie. Wel worden kinken in de kabel blootgelegd en het is zinvol om gehoor te geven aan de weerstand.
Doordat elke onderwijsinstelling die beleidsprocessen gaat automatiseren tegen soortgelijke problematiek aanloopt, was het verzoek van de aanwezigen om deze ervaringen te bundelen in de vorm van een gemeenschap: daarin kan worden gedeeld hoe er in het verleden is omgegaan en welke lessen hieruit zijn getrokken. Zo hoeft het wiel maar een keer uitgevonden te worden.
“Kies je formulering nauwkeurig”
Theo Teunissen (HAN) presenteerde zijn onderzoek over de rol van Ethiek in de OER: de enige vorm van wettelijke documentatie daarin dit onderwerp naar studenten kan worden gecommuniceerd. De vraag die hij tracht te beantwoorden is: waarom gebeurt dit bij bepaalde opleidingen zoveel meer dan bij anderen?
Marlies (UvA) bracht de zaal samen door vanuit haar ervaring met Docfield en de implementatie hiervan binnen de FNWI. Het proces dat zij presenteerde was de ervaren gebruikers bekend: van informatieoverdracht van template schrijver tot gremia en bestuursleden: een gestroomlijnd proces aan de voorkant voorkomt vragen en onduidelijkheden achteraf. Binnen de UvA wordt dus ook gekozen voor een incrementele implementatie, vanwege de decentrale structuur en de hoge mate van autonomie van verschillende faculteiten. Dit resulteert in beleidsdocumentatie die is gaan meanderen: waar eerder faculteiten soortgelijke documentatie produceerden is deze over de jaren heen steeds meer gaan afwijken.
Stefan van der Fange (HU) nam als ervaren gebruiker de aanwezigen mee in de huidige digitale omgeving van de Hogeschool Utrecht. Momenteel staat in 1 template de volledige structuur van meer dan 100 Onderwijs- en Examenregelingen uitgelegd. Hier was ook ruimte voor nieuwe gebruikers om vragen te stellen over de mate van standaardisering van deze regelingen: hoe krijg je iedereen met de neuzen dezelfde kanten op?
Een reactie uit de zaal was bruikbaar: door middel van vaste en variabele blokken tekst kan je de regelingen elk jaar meer “dicht te timmeren”. Door meer vaste blokken tekst te introduceren in de regelingen, is het voor gremia en bestuursleden duidelijk welke onderdelen bespreekbaar zijn en welke onderdelen reeds vast staan
Tim Stuart (oprichter Docfield) nam de aanwezigen mee in zijn visie op de komende jaren en de roadmap: wat zijn onze huidige doelstellingn en welke nieuwe functionaliteiten komen binnenkort in onze applicatie? Zo werden onze meta-fields geïntroduceerd: een slimme oplossing om documenten te labellen zonder dat schrijvers dat zien. Tevens werden de functionaliteiten van bestaande klanten gepresenteerd.
Samenvatting
Aanwezigen gaven aan makkelijker met elkaar best practices te delen. Dit is opgepakt en we zijn hard aan de slag samen met onze gebruikers een community op te richten waarin zij hun ervaring en tips en tricks kunnen delen. Zo kunnen onderwijsinstellingen ook van elkaar blijven leren en innoveren, zodat niet iedere instelling opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.
