Leitfaden der Weltbank für vor- und nachgelagerte Phasen des Vertragsmanagements

'Daten zeigen, dass 1-5% der Einnahmen von Telekommunikationsunternehmen Umsatzverluste aufweisen', gemäß PwC.

Technologie-, Finanzdienstleistungs-, Pharma-, Energie- und Versorgungsunternehmen stehen vor demselben Problem.

Die Gründe dafür sind vielfältig, von Unstimmigkeiten bei der Auslegung von Kaufverträgen und Lizenzgebühren über behördliche Sanktionen und verpasste Termine bis hin zu Inkassofehlern, eigenwilligen Preisen, entgangenen Verkäufen und Transaktionsfehlern.

Eine Möglichkeit, das Problem anzugehen, besteht darin, Verträge proaktiv zu verwalten. Um Undichtigkeiten zu vermeiden, können Sie Ihr Vertragsmanagement in vor- und nachgelagerte Prozesse unterteilen. Die Beschaffungsrichtlinien der Weltbank wurden identifiziert vier stromaufwärts und fünf flussabwärts Aktivitäten in der Vertragsmanagement-Prozesse.

Upstream-Phasen eines Vertrags

Die Upstream-Phase bezieht sich auf die frühen Phasen des Vertragsprozesses, von der ersten Idee bis zur Verhandlung und Fertigstellung des Vertrags.

„Der Erfolg des Vertragsmanagements wird stark von vorgelagerten Aktivitäten beeinflusst, z. B. von Aktivitäten, die während der Beschaffungsplanung, der Vertragswahl und der Auftragnehmerauswahl durchgeführt werden.“

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Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Upstream-Vertragsphase.

1. Gute Beschaffungsplanung

Ein guter Beschaffungsplan bedeutet, dass Sie Ihren Beschaffungsbedarf genau eingeschätzt, Marktforschung betrieben und einen Beschaffungsplan entwickelt haben. Ziel ist es, die Kosten zu optimieren und Risiken zu mindern.

2. Umfassende Spezifikationen

Die Dokumentation Ihrer Spezifikationen ist ebenfalls Teil der vorgelagerten Phase der Vertragsverwaltung und erfordert ein genaues Verständnis Ihrer in den Anforderungen beschriebenen Vertragsanforderungen.

3. Richtige Vertragsauswahl

Die Weltbank definiert die Vertragsauswahl als“der vertragliche Mechanismus, einschließlich der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Risikozuweisung“. Es entspricht der Art des Vertrags für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Beschaffung.

4. Sorgfältige Lieferantenauswahl

Sie wählen Lieferanten mit den am besten geeigneten Eigenschaften und Fähigkeiten aus. Ziel ist es, Kostenüberschreitungen und Lieferverzögerungen zu vermeiden. Sie beurteilen potenzielle Lieferanten anhand von drei kritischen Faktoren: Budget, Zeit und Qualität.

Nachgelagerte Phasen des Vertragsmanagements

Die nachgelagerten Phasen des Vertragsmanagements beginnen, sobald Sie den Auftrag vergeben haben. Im Folgenden listen wir die wichtigsten Prozesse in dieser Phase auf.

5. Plan für das Vertragsmanagement

Ein solides Vertragsmanagement ist praktisch und gründlich und spiegelt die Größe, den Umfang und die Komplexität des Auftrags wider, den Sie vergeben möchten. Die wichtigsten Bestandteile eines Vertrags, die Sie in Ihren Vertragsverwaltungsplan aufnehmen können, sind:

• Vertragsanbahnung
• Ausführung des Vertrags
• Überwachung von Verträgen
• Schließung

6. Verwaltung der Lieferung

Die Phase beinhaltet die Lieferung der versprochenen Waren und Dienstleistungen. Sie müssen den Vertrag systematisch umsetzen und dabei die bei den Verhandlungen vereinbarten und dokumentierten Bedingungen gebührend berücksichtigen.

Abgesehen von den üblichen Aspekten, die Sie kontrollieren können (wie Kosten, Zeit und Qualität), umfasst das Liefermanagement die Überwachung des Arbeitsfortschritts, die Verwaltung laufender Probleme und Änderungen und die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation mit dem Lieferanten, um sicherzustellen, dass dieser seinen Verpflichtungen nachkommt. Es ist die wichtigste und bei weitem einflussreichste Phase der Verwaltung der Beziehungen zwischen Lieferanten und Kunden.

7. Beziehungsmanagement

Sie haben vielleicht von „Relationship Management“ im Bankwesen gehört. Große Verträge sind ebenso wichtig und notwendig, da sie oft eine langfristige Partnerschaft zwischen dem Käufer und dem Lieferanten beinhalten. Daher ist eine kontinuierliche Zusammenarbeit und Kommunikation erforderlich, um eine erfolgreiche Lieferung sicherzustellen.

8. Systematische Vertragsverwaltung

Es handelt sich um den Teil eines Vertrags, bei dem die Manager eine vollständige und genaue Aufzeichnung aller Vereinbarungen sicherstellen. Dieser Prozess zielt darauf ab, Grundlagen abzudecken (Risikovermeidung) und Zeit und Mühe bei der Verwaltung von Verträgen zu sparen.

9. Überwachung und Bewertung von Verträgen

Nur ausgereifte Unternehmen verfügen über eine systematische Methode und Instrumente, um die Erfüllung aller laufenden Verträge zu überwachen und zu bewerten. Führungskräfte auf der Führungsebene (wie der Chief Legal Officer) achten auf diese Phase, die sich auf das Geschäftsergebnis und den Ruf des Unternehmens auswirken kann.

Wenn diese Phase des Vertragsmanagements nicht optimiert wird, kann dies zu potenziellen rechtlichen oder finanziellen Problemen führen, die sich aus einer schlechten Leistung oder Nichteinhaltung ergeben.

Abschiedsgedanke

Ein Banker erzählte einmal dem CEO einer Rechtsberatungsfirma:“Du leckst, weil du einfach vergisst, was in dem Vertrag steht; die Maschine kann dir helfen, dich daran zu erinnern, die Rechte, um die du so hart verhandelt hast, vor der Unterzeichnung/Ausführung zu nutzen.“ (Alistair Maiden, CEO von SKYE)

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