Datenverarbeitungsvereinbarung zur Einhaltung der DSGVO im SaaS-Betrieb

Erfahren Sie, wie Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPAs) SaaS-Unternehmen dabei helfen können, die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen, Geschäftskontinuität zu erreichen und sogar in neue Märkte zu expandieren. Erfahren Sie anhand wichtiger Begriffe, die Sie bei der Ausarbeitung eines DPA berücksichtigen sollten, wie Sie damit das Vertrauen Ihrer Kunden stärken und Sie von Ihren Mitbewerbern abheben können, die die Vorschriften nicht einhalten.

Stellen Sie sich zum Beispiel ein SaaS-Unternehmen vor, das Kundendaten für Personalzwecke verarbeitet. Ohne eine Datenverarbeitungsvereinbarung kann das Unternehmen hohe Bußgelder und Reputationsschäden riskieren, wenn es die DSGVO nicht einhält. Aber mit einem gut ausgearbeiteten DPA kann es die Einhaltung der Vorschriften nachweisen und das Vertrauen der Kunden gewinnen. Lassen Sie sich von Docfield beim Entwurf und der Erstellung von Vorlagen für Ihre DPAs unterstützen.

Was ist eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA)?

Um DPA einfacher zu verstehen, stellen Sie sich eine Datenverarbeitungsvereinbarung als einen Vertrag zwischen einem Hausbesitzer und einem Auftragnehmer vor, der mit der Renovierung Ihrer Küche beauftragt wurde. Der Vertrag beschreibt die spezifischen Aufgaben, die der Auftragnehmer ausführen wird, den Zeitrahmen für die Fertigstellung und die Kosten. Es enthält auch Bestimmungen zur Gewährleistung der Sicherheit Ihres Eigentums und Ihrer Habseligkeiten (des Hausbesitzers) während der Renovierung und legt fest, wer für etwaige Schäden verantwortlich ist.

In ähnlicher Weise beschreibt DPA die Datenschutz- und Datenschutzpflichten eines SaaS-Unternehmens und seiner Kunden und identifiziert die Maßnahmen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und Risiken zu mindern.

Eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) ist ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen einem Datenverantwortlichen und einem Datenverarbeiter, der die Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt. Die Vereinbarung legt fest, wie der Datenverarbeiter die Daten sammelt, verwendet, speichert und schützt. Es beschreibt auch die Rechte und Pflichten beider Parteien und gewährleistet die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO.

Datenverantwortlicher vs. Datenverarbeiter: Eine Website sammelt personenbezogene Daten von EU-Kunden für Produktkäufe und Versand. Der Betreiber der Website ist der für die Verarbeitung Verantwortliche, während das Warehouse oder ein Dritter, der Daten verarbeitet, der Datenverarbeiter ist. Beide unterliegen der DSGVO mit gemeinsamen Anforderungen und unterschiedlichen Verantwortlichkeiten.

SaaS-Unternehmen, Cloud-Dienstanbieter und Datenanalyseunternehmen verwenden DPAs, um verantwortungsbewusst mit personenbezogenen Daten (PII) umzugehen. Drittanbieter müssen über ein durchsetzbares DPA verfügen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu gewährleisten, was für die Verwaltung der Unternehmensprozesse von entscheidender Bedeutung ist.

Was sind die Arten von Datenverarbeitungsverträgen?

Es gibt zwei Arten von Datenverarbeitungsverträgen (DPAs). Software-as-a-Service (SaaS) -Unternehmen, Cloud-Dienstanbieter und Datenanalyseunternehmen verwenden üblicherweise beide Arten von DPAs, wenn sie personenbezogene Daten für ihre Kunden oder Klienten verarbeiten.

1. DPA vom Controller zum Prozessor: Ein Vertrag zwischen dem Datenverantwortlichen und dem Datenverarbeiter, in dem die Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten festgelegt sind.

2. Prozessor-zu-Subprozessor-DPA: Ein Vertrag zwischen einem Datenverarbeiter (in der Regel das SaaS-Unternehmen) und einem externen Subunternehmer, in dem die Bedingungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten festgelegt sind. Der primäre Datenverantwortliche ist weiterhin für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich und muss in die Hauptvereinbarung Bestimmungen aufnehmen, die den Einsatz von Subunternehmern regeln.

Warum benötigen Sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung?

Es gibt drei Gründe, warum ein SaaS-Unternehmen DPA benötigen würde.

Einhaltung der allgemeinen Daten
Datenschutzverordnung (GDPR) RisikomanagementGeschäftskontinuitätTabelle 1: Drei Gründe, warum Sie DPA benötigen

1. Software- und IKT-Unternehmen müssen die Datenschutzbestimmungen einhalten, um mit sensiblen personenbezogenen Daten (PII) umzugehen. Unternehmen benötigen eine Datenschutzvereinbarung, um festzulegen, wie personenbezogene Daten gemäß der DSGVO verarbeitet und geschützt werden.
2. Datenschutzbehörden unterstützen Software- und IKT-Unternehmen beim Risikomanagement, indem sie die Pflichten und Verantwortlichkeiten des für die Verarbeitung Verantwortlichen und des Datenverarbeiters darlegen, eine gesetzeskonforme Datenverarbeitung sicherstellen und die mit der Auslagerung von Datenverarbeitungstätigkeiten an Drittanbieter verbundenen Risiken minimieren.
3. Datenschutzbehörden stellen die Geschäftskontinuität sicher, indem sie die Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten festlegen, einschließlich Zweck, Dauer, Umfang und Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und Vertraulichkeit. Sie sorgt für eine unterbrechungsfreie Datenverarbeitung und schützt den Ruf und die finanzielle Stabilität des Unternehmens.

Welche Bedeutung hat die Datenverarbeitungsvereinbarung nach der DSGVO?

Die DSGVO steht für die Allgemeine Datenschutzverordnung, ein europäisches Gesetz, das 2018 eingeführt wurde, um die Kontrolle der EU-Bürger über ihre von Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verbessern. Eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) gewährleistet die Einhaltung der DSGVO und legt klare Richtlinien für den Umgang mit Daten fest.

Die DSGVO gilt sowohl für B2B- als auch für B2C-Beziehungen in der SaaS-Branche, was bedeutet, dass Datenverarbeiter und Verantwortliche ihre Richtlinien zum Umgang mit Daten aktualisieren müssen. SaaS-Anbieter sind in der Regel für die Verarbeitung Verantwortliche und Verarbeiter, wobei die Verbraucher als Datenverantwortliche fungieren und Anweisungen geben, was mit den Daten zu tun ist.

Die Verordnung ist für SaaS-Unternehmen aufgrund der großen Datenmengen, die sie regelmäßig speichern, und aufgrund ihrer Abhängigkeit vom Internet zur Bereitstellung von Softwarediensten von besonderer Bedeutung. Gemäß den DSGVO-Standards müssen Unternehmen klarstellen, welche Daten sie erheben, warum sie verarbeitet werden und wohin sie sie letztendlich übertragen werden. Daher ist die Datenverarbeitungsvereinbarung ein Rechtsinstrument, das diese wichtigen Informationen enthält.

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Was sind die wichtigsten Bedingungen einer Datenverarbeitungsvereinbarung?

Die DPA-Standards variieren von Unternehmen zu Unternehmen. In allen Vereinbarungen sind jedoch einige wichtige Bereiche enthalten.

• Prozessoren dürfen nur Daten verarbeiten, die vom für die Verarbeitung Verantwortlichen angewiesen wurden.
• Alle abgerufenen Informationen müssen vertraulich behandelt werden.
• SaaS-Unternehmen müssen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen für den Datenschutz ergreifen. Artikel 32 der DSGVO geht näher auf Datensicherheitsstandards ein.
• Die DPA muss alle Unterauftragsverarbeiter umfassen, und der für die Verarbeitung Verantwortliche muss diese Liste genehmigen.
• Die Auftragsverarbeiter sollten den für die Verarbeitung Verantwortlichen bei Anfragen von Personen unterstützen, deren Daten verarbeitet werden.
• Sowohl die Prozessoren als auch die Controller sollten Sicherheitsstandards einhalten.
• Die für die Verarbeitung Verantwortlichen können die Löschung der Daten beantragen, sofern sie nicht gesetzlich verpflichtet sind, sie länger aufzubewahren.

Wie können SaaS-Unternehmen ein DPA für Compliance und Geschäftswachstum nutzen?

Als SaaS-Anbieter haben Sie höchstwahrscheinlich ein DPA erstellt. Melden sich Ihre Kunden jedoch häufig mit Anfragen bei Ihnen? Das könnte daran liegen, dass Ihr DPA nicht alle ihre Bedürfnisse erfüllt und Sie sicherstellen müssen, dass es alle Regeln der DSGVO abdeckt.

SaaS-Unternehmen können ein DPA nutzen, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen und das Vertrauen der Kunden zu stärken, indem sie ihr Engagement für den Datenschutz unter Beweis stellen. Eine Datenverarbeitungsvereinbarung sensibilisiert auch die internen Interessengruppen eines Unternehmens für den fairen Umgang mit Kundendaten.

SaaS- und ICT-Unternehmen können Vertrauen bei ihren Kunden aufbauen und sich von Wettbewerbern abheben, die die Vorschriften nicht einhalten, indem sie eine sichere Datenverarbeitungsumgebung und transparente Datenverarbeitungspraktiken anbieten.

Da immer mehr Länder ähnliche Datenschutzbestimmungen einführen, kann die Einhaltung der DSGVO es SaaS-Unternehmen außerdem erleichtern, in neue Märkte zu expandieren.

Docfield ermöglicht es Ihnen, Vorlagen für Ihre Datenverarbeitungsvereinbarungen zu entwerfen und zu erstellen.

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