Drei Arten von elektronischen Signaturen für sichere und rechtsverbindliche Dokumente

In der heutigen zunehmend digitalen Welt sind elektronische Signaturen für das Signieren und den Austausch von Dokumenten unverzichtbar. Allerdings sind nicht alle elektronischen Signaturen gleich. Wenn Sie im Ökosystem des Dokumenten- und Vertragsmanagements arbeiten und sich auf elektronische Signaturen verlassen, ist es wichtig, die drei Typen zu verstehen: (1) einfach, (2) fortgeschritten und (3) qualifiziert.

Wenn Sie die Nuancen der einzelnen Arten von elektronischen Signaturen verstehen, können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, welcher Typ für Ihre geschäftlichen oder persönlichen Anforderungen geeignet ist — ein kurzer Überblick, bevor wir uns eingehend mit dem Anwendungsfall, den Nuancen und dem Kontext der einzelnen Signaturen befassen.

Der einfachste Typ sind die einfachen elektronischen Signaturen (SESS), die für grundlegende Transaktionen geeignet sind. Für mehr Sicherheit sind die fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (AdEss) mit bestimmten Unterzeichnern verknüpft, wodurch sie sicherer werden.
Am sichersten und rechtsgültig sind die qualifizierten elektronischen Signaturen (QES), die sich ideal für kritische Transaktionen wie Immobilienkäufe oder Regierungsaufträge eignen. Bei QESS handelt es sich um eine Authentifizierung durch Dritte, z. B. ein von einem vertrauenswürdigen Anbieter ausgestelltes digitales Zertifikat, oder um biometrische Authentifizierung wie das Scannen von Fingerabdrücken oder Gesichtserkennung.

1. Einfache elektronische Signatur

Wenn Sie jemals ein Dokument online ohne physische Signatur signiert haben, haben Sie möglicherweise eine einfache elektronische Signatur (SES) verwendet. Es ist eine bequeme Methode, Dokumente mit dem Finger auf einem Touchscreen zu signieren oder indem Sie Ihren Namen eingeben und ihn in eine Signaturschrift umwandeln.

SESs sind in verschiedenen Kontexten hilfreich, z. B. beim Unterzeichnen von Online-Verträgen, Formularen und Vereinbarungen, bei der Autorisierung von Transaktionen und bei der Überprüfung der Identität. Sie werden in Geschäftsumgebungen eingesetzt, in denen Geschwindigkeit und Komfort unerlässlich sind.

SES sind in großen Unternehmen für Vertragsmanagement und Personalprozesse besonders wertvoll. SES kann beispielsweise die Unterzeichnung vieler Verträge mit Kunden, Lieferanten oder Partnern vereinfachen, was Zeit spart und die Effizienz erhöht.

Darüber hinaus können einfache elektronische Signaturen die Arbeitsabläufe im Personalwesen beschleunigen, da sie eine sichere, papierlose Methode für die Aufnahme neuer Mitarbeiter, die Registrierung von Mitarbeitern für Leistungsprogramme und die Verwaltung von Leistungsbeurteilungen bieten. Es kann die Effizienz verbessern und großen Unternehmen helfen, ihre Mitarbeiter effektiver zu verwalten.

SES ist jedoch betrugsanfällig und wird daher nicht für ernsthafte Geschäftstransaktionen empfohlen.

Beispiele für einfache elektronische Signaturen (SES)

• Online-Formulare signieren
• Unterzeichnung einer Lieferbestätigung
• Scannen und Anhängen einer handschriftlichen Signatur an ein PDF-Dokument

2. Fortgeschrittene elektronische Signaturen

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AdES) stellt sicher, dass die Signatur nur für Sie gilt, bietet aber möglicherweise immer noch keine ausreichende Rechtssicherheit in einem Streitfall. Ein digitales Zertifikat, das mit Ihrer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer verknüpft ist, ist ein Beispiel für eine erweiterte elektronische Signatur.

ADEs können zusätzliche Sicherheit bieten, um vor Betrug oder anderen unbefugten Aktivitäten zu schützen, insbesondere bei Verkaufs- und Personalverträgen.

• eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden und in der Lage, ihn zu identifizieren;
• Auf eine Weise geschaffen, die es dem Unterzeichner ermöglicht, die Kontrolle zu behalten;
• Mit dem Dokument verbunden, sodass jede nachfolgende Änderung der Daten erkennbar ist.

In einem Kaufvertrag können Sie beispielsweise AdES verwenden, um die Identität von Käufer und Verkäufer zu überprüfen und sicherzustellen, dass der Vertrag rechtsverbindlich und durchsetzbar ist. Ebenso können Sie in einem Personalvertrag AES verwenden, um die Identität eines Mitarbeiters zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Vereinbarung rechtsgültig ist.

Beispiele für fortgeschrittene elektronische Signaturen (AdES)

• Ein digitales Zertifikat zur Unterzeichnung einer Softwarelizenzvereinbarung
• Unterzeichnung eines Kaufvertrags mit einem kryptografischen Schlüssel
• Eine biometrische Unterschrift, z. B. ein Fingerabdruck oder eine Gesichtserkennung, zur Unterzeichnung einer medizinischen Einverständniserklärung

3. Qualifizierte elektronische Signaturen

Um die maximale Sicherheit und Rechtsgültigkeit Ihrer elektronischen Signaturen zu gewährleisten, sollten Sie die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) in Betracht ziehen. Um eine QES zu erstellen, benötigen Sie ein digitales Zertifikat eines vertrauenswürdigen Drittanbieters, das wie ein virtueller Personalausweis dient, um Ihre Identität zu überprüfen und die Integrität der Dokumente sicherzustellen.

Wenn Sie beispielsweise ein Auto kaufen und den Vertrag online unterzeichnen, wäre eine QES erforderlich, wenn der Vertrag erhebliche finanzielle Transaktionen oder rechtliche Konsequenzen mit sich bringt. In ähnlicher Weise benötigen Sie QES, um behördliche Transaktionen durchzuführen, wie z. B. die Unterzeichnung von Steuerdokumenten oder die Beantragung eines Reisepasses, wo es wichtig ist, die Sicherheit und Rechtsgültigkeit der Unterschriften zu gewährleisten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine QES zusätzlichen Schutz für elektronische Signaturen in Situationen bietet, in denen Authentizität und Rechtsgültigkeit entscheidend sind.

Beispiele für qualifizierte elektronische Signaturen (QES)

• Unterzeichnung einer eidesstattlichen Erklärung mit einem QES
• Eine qualifizierte digitale Signatur zur Unterzeichnung eines Regierungsvertrags
• Unterzeichnung eines Immobilienkaufvertrags mit einem digitalen Zertifikat, das von einem qualifizierten Treuhanddienstleister ausgestellt wurde

Fazit

Wir haben die drei Arten von elektronischen Signaturen angesprochen, d. h. einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. Eine ausführliche Erläuterung der elektronischen Signaturen finden Sie bei Vorteile, Best Practices und Anwendungsfälle finden Sie unter“Ein umfassender Leitfaden für elektronische Signaturen“.

Sie können sich auf die beziehen eIDAS-Verordnung 2016 wurde von der Europäischen Union (EU) verabschiedet, um die Unterschiede zwischen verschiedenen elektronischen Identifikations-, Authentifizierungs- und Vertrauensdiensten zu verstehen. Die Verordnung beschreibt spezifische Details zu diesen Diensten und kann Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie sie sich unterscheiden.

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