Signiert, versiegelt, geliefert: Fünf Vorteile elektronischer Signaturen

In der heutigen schnelllebigen Welt suchen Unternehmen und Privatpersonen ständig nach Möglichkeiten, ihre Abläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern. Es ist keine Überraschung, dass die Technologie im Bereich der Unterzeichnung und Ausführung von Dokumenten einen erheblichen Einfluss hatte. Vorbei sind die Zeiten, in denen physische Unterschriften auf Papierdokumenten die einzige Möglichkeit waren, Vereinbarungen und Verträge zu authentifizieren. Stattdessen haben sich elektronische Signaturen als leistungsstarkes und praktisches Werkzeug für die digitale Unterzeichnung und damit Validierung von Dokumenten herausgestellt.

Elektronische Signaturen, digitale Versionen herkömmlicher Signaturen, bieten zahlreiche Vorteile gegenüber ihren papierbasierten Gegenstücken.

Höhere Effizienz

Elektronische Signaturen sind in einer schnelllebigen digitalen Welt wegweisend. Unternehmen, die elektronische Signaturen verwenden, haben eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von 3,5 Stunden pro Dokument, verglichen mit 3 Tagen bei Unternehmen, die auf papiergestützte Signaturen angewiesen sind.

Mit der Möglichkeit, Dokumente aus der Ferne zu signieren, können Sie jetzt Geschäfte abschließen und Verträge bequem von zu Hause, vom Büro oder sogar von unterwegs aus unterzeichnen.

Denken Sie darüber nach: Sie müssen keine Dokumente mehr drucken, signieren, scannen und per E-Mail zurückschicken, und das war gestern. Stattdessen können Sie elektronisch unterschreiben, was Zeit spart und das Signieren von Dokumenten wesentlich komfortabler macht.

Ein Beispiel ist, wenn Sie einen Vertrag mit jemandem in einem anderen Land unterzeichnen müssen. Sie müssen keinen Flug buchen oder Ihr Büro verlassen. Sie können den Vertrag elektronisch senden, ihn von der anderen Person aus der Ferne unterschreiben lassen und voila! Der Deal ist abgeschlossen.

Kosteneinsparungen

Elektronische Signaturen machen Papier, Druck, Versand und Lagerung überflüssig, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Untersuchungen der Aberdeen Group zeigen, dass Unternehmen, die elektronische Signaturen verwenden, die Bearbeitungszeit von Verträgen um das Sechsfache verkürzen und die damit verbundenen Kosten um 90% senken können. Das ist eine Menge Geld gespart! Ein G2 Crowd-Rezensent sagte, sein Logistik- und Lieferkettenunternehmen* habe „durch den Einsatz der elektronischen Signaturtechnologie jährlich 50.000$ eingespart“ . *

Wenn Sie mit elektronischen Signaturen digital arbeiten, können Sie Ihrem Unternehmen Geld sparen. Ohne elektronische Signaturen müssten Sie Dokumente in Papierform drucken, versenden, versenden und aufbewahren, was bei jedem Prozessschritt Kosten verursacht.

Die Rechtsabteilungen von Unternehmen können beispielsweise die Ausgaben für Papier, Tinte, Porto und Aufbewahrung senken, indem sie elektronische Signaturen für Verträge und andere Rechtsdokumente verwenden.

Verkürzte Zykluszeit

Sie können Verträge mit einem vollständigen digitaler Arbeitsablauf einschließlich elektronischer Signaturen, wodurch die durchschnittliche Zykluszeit von Wochen auf weniger als 24 Stunden reduziert wird — was zu einer enormen Zeitersparnis führt.

Somit reduzieren elektronische Signaturen die Zykluszeit, da physische Unterschriften und Papierkram überflüssig werden, was schnellere Bearbeitungszeiten und einen optimierten Prozess ermöglicht.

Verbesserte Sicherheit

Ein anderer profitieren Was elektronische Signaturen angeht, sind sie sicher. Elektronische Signaturen verwenden PKI-Standards (Public Key Infrastructure), die die Integrität der Nachricht sicherstellen und die Identität des Unterzeichners überprüfen. Es bestätigt, dass der Inhalt der Nachricht während der Übertragung nicht verändert oder manipuliert wurde.

Stellen Sie sich das wie einen versiegelten Umschlag vor (aber in einem digitalen Format) — sobald die Nachricht darin ist und der Umschlag versiegelt ist, wissen Sie, dass der Inhalt nicht verändert wurde. Und wenn jemand versucht, es zu ändern, werden Sie es sofort wissen, weil das Siegel kaputt geht. Sogar das US-Verteidigungsministerium verwendet elektronische Signaturen, um geheime Dokumente sicher zu signieren und zu übertragen.

eSignature-Lösungen bieten mehrere Sicherheitsebenen zum Schutz Ihrer Dokumente. Beispielsweise können sie Multifaktor-Authentifizierung, asymmetrische Kryptografie, kennwortgeschützte Dokumente und sicheren Cloud-Speicher verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen vertraulich bleiben.

Umweltfreundlich

Elektronische Signaturen reduzieren die Notwendigkeit, Verträge in Papierform auszudrucken und zu transportieren, wodurch Abfall und Papierproduktion reduziert werden. Wenn Sie eine Unterschrift von einer weit entfernten Person benötigen, sind zudem häufig Reise- oder Kurierdienste erforderlich, was zu CO2-Emissionen beitragen kann. Mit elektronischen Signaturen können Sie diese „Dokumentenmeilen“ vermeiden und den Unterzeichnungsprozess wesentlich energieeffizienter gestalten.

Die Verwendung von elektronischen Signaturen kann die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens unterstützen, indem sie den Papierverbrauch, den Abfall und den CO2-Fußabdruck reduziert. Es kann Ihnen helfen, umweltbewusste Millennials und Verbraucher der Generation Z anzusprechen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auch weiterhin erfolgreich sein kann, wenn sich Demografie und Prioritäten ändern.

Wenn Sie bis hierher gelesen haben, schauen Sie sich Docfields an“Umfassender Leitfaden für elektronische Signaturen“.

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