Ein umfassender Leitfaden für elektronische Signaturen

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist eine digitale Alternative zu handschriftlichen Unterschriften, sodass keine Unterschriften auf Papier erforderlich sind. Sie ist rechtsgültig und zeigt die Absicht einer Person an, dem Inhalt eines Dokuments oder Datensatzes zuzustimmen. Elektronische Signaturen werden häufig für Verträge, Vereinbarungen und Formulare verwendet und sind in den meisten Ländern rechtsverbindlich. Laut einer Studie aus dem Jahr 2021 verwenden 95% der Unternehmen elektronische Signaturen oder planen, dies zu tun.

Arten der elektronischen Signaturs

Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen.

• Einfache elektronische Signaturen: Ähnlich wie bei Stiftsignaturen können Sie einfache elektronische Signaturen mit elektronischen Methoden erstellen, z. B. indem Sie Ihren Namen eingeben oder Ihre Unterschrift auf einem Bildschirm zeichnen.
• ADEs für erweiterte elektronische Signaturen: Erweiterte elektronische Signatur Fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem Ihre Identität überprüft wird, ähnlich wie mit einem speziellen Stift.
• Qualifizierte elektronische Signatur: Dies bietet ein Höchstmaß an Sicherheit, ähnlich wie wenn ein Notar Ihre Unterschrift beglaubigt und Ihre Identität bestätigt, wenn Sie ein Dokument unterschreiben.

Eine detailliertere Erläuterung der Arten elektronischer Signaturen, Beispiele und andere nützliche Ressourcen finden Sie unter“Drei Arten von elektronischen Signaturen für sichere und rechtsverbindliche Dokumente“

Sind elektronische Signaturen sicher?

Einfache elektronische Signaturen sind grundlegende digitale Signaturen, für die keine erweiterten Sicherheitsfunktionen oder Zertifikate erforderlich sind. Sie sind einfach zu verwenden und können mit verschiedenen Methoden erstellt werden. Sie können beispielsweise Ihren Namen eingeben, Ihre Signatur auf einem Bildschirm zeichnen oder auf eine Schaltfläche klicken, um Ihre Absicht zum Unterzeichnen zu signieren.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AdES) sind sicherer als einfache und verwenden digitale Zertifikate, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen. ADEs können zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zeitstempel und Signaturvalidierung bereitstellen und eignen sich daher für vertraulichere Dokumente.

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind die sichersten und in den meisten Ländern als rechtsverbindlich anerkannt. Sie benötigen ein digitales Zertifikat, das von einem vertrauenswürdigen Drittanbieter ausgestellt wurde, und verwenden fortschrittliche Verschlüsselungs- und Authentifizierungsmaßnahmen, um ein Höchstmaß an Sicherheit und Integrität zu gewährleisten. QES sind für sensible Dokumente wie Rechtsverträge, Finanzvereinbarungen und Regierungsdokumente vorgesehen.

Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Signatur

Elektronische und digitale Signaturen unterscheiden sich in ihrem Sicherheitsniveau und ihrer Identitätsauthentifizierung.

Elektronische Signaturen bezieht sich auf jede elektronische Methode, mit der die Absicht zum Unterzeichnen signiert werden soll, während digitale Signaturen fortschrittliche Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechniken verwenden, um die Identität und die Integrität von Dokumenten sicher zu überprüfen. Sie können sie für alltägliche Geschäftstransaktionen verwenden, bei denen eine geringere Sicherheit und Authentifizierung ausreichend ist, z. B. bei Waren- oder Dienstleistungsverträgen.

Digitale Signaturen eignen sich am besten für vertrauliche Dokumente, die ein höheres Maß an Sicherheit und Authentifizierung erfordern, wie Rechtsdokumente, Finanztransaktionen oder Krankenakten.

Beide bieten zwar Komfort und Effizienz beim elektronischen Signieren von Dokumenten, digitale Signaturen bieten jedoch eine zusätzliche Schutzebene für wertvolle und vertrauliche Informationen.

Bewährte Methoden für elektronische Signaturen

1. Definieren Sie Ihre Richtlinien für elektronische Signaturen: Legen Sie klare Verfahren fest, wer elektronisch signieren kann, wie Sie Unterschriften erhalten und wie Sie sie verwalten und speichern. Stellen Sie sicher, dass Ihr Framework den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht, z. B. legt die eIDAS-Verordnung (910/2014) den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen in der EU fest. In den USA erkennt der ESIGN Act, ein im Jahr 2000 verabschiedetes Bundesgesetz, elektronische Signaturen und Aufzeichnungen als rechtsverbindlich an, wenn alle Parteien der Verwendung und Unterzeichnung elektronischer Dokumente zustimmen.
2. Dokumente priorisieren: Nicht für alle Dokumente sind elektronische Signaturen erforderlich. Ermitteln Sie anhand von Faktoren wie Nutzungshäufigkeit, Wichtigkeit und einfacher Implementierung, welche Dokumente für elektronische Signaturen am besten geeignet sind. Erstellen Sie einen Plan für die Implementierung von elektronischen Signaturen auf vorrangigen Dokumenten.
3. Verwenden Sie ein vertrauenswürdiges E-Signatur-Tool: Wählen Sie einen Anbieter, der Ihre Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllt. Achten Sie auf Funktionen wie manipulationssichere Prüfprotokolle, starke Authentifizierung und Verschlüsselung sowie die Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften. Verwenden Sie Vorlagen, um die Konsistenz und Effizienz des E-Signaturprozesses sicherzustellen. Gerichte benötigen drei Bedingungen, um elektronische Signaturen zu validieren:

• Ein digitales Siegel mit Funktionen zur Herkunftsverfolgung
• Eine Rückverfolgung zum ursprünglichen Unterzeichner im Audit-Trail
• Zuverlässige Techniken zur Identitätsprüfung

Weitere Informationen zu den Best Practices für die Implementierung elektronischer Signaturen finden Sie unter“Sieben Best Practices für die Implementierung elektronischer Signaturen.“

Vorteile der elektronischen Signatur

Als großes Team können Sie erheblich von der Verwendung elektronischer Signaturen profitieren. Hier sind drei Gründe dafür:

1. Geschwindigkeit: Erstens erhöhen elektronische Signaturen die Vertragsgeschwindigkeit. Sie werden in der Lage sein, Geschäfte effizienter abzuschließen, was Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
2. Sicherheit: Zweitens erhöhen elektronische Signaturen die Sicherheit. Mit manipulationssicheren digitalen Signaturen können Sie das Risiko von Betrug und Manipulation von Dokumenten eliminieren und so das Vertrauen Ihrer Kunden stärken.
3. Kosten: Drittens senken elektronische Signaturen die Transaktionskosten, da das Drucken, Versenden und Bearbeiten von Papierdokumenten entfällt, was zu geringeren Gemeinkosten und schnelleren Bearbeitungszeiten führt.

Um die Vorteile elektronischer Signaturen genauer zu verstehen, lesen Sie“Signiert, versiegelt und geliefert: Fünf Vorteile elektronischer Signaturen“

Anwendungsfälle der elektronischen Signaturs

Sie können elektronische Signaturen für die Vertragsunterzeichnung und für Verwaltungs- oder Personalprozesse wie Arbeitsverträge, Leistungsunterlagen, Datenschutzerklärungen, elektronische Rechnungen und Geheimhaltungsvereinbarungen verwenden.

1. Verkäufe: Als Teil des Vertriebsteams können Sie Ihren Verkaufsprozess optimieren und Geschäfte mithilfe elektronischer Signaturen schneller abschließen. Verwenden Sie elektronische Signaturen, um Verträge, Angebote, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Bestellungen, Rechnungen und Vereinbarungen zu unterzeichnen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Dokumente auszudrucken, zu versenden und darauf zu warten, dass Kunden Dokumente unterschreiben. Die Umstellung auf elektronische Signaturen verbessert auch das Kundenerlebnis und verbessert die Bearbeitungszeit von Dokumenten.
2. Rechtliches: Rechtsteams können ihre Prozesse vereinfachen, indem sie eine sichere und effiziente Methode zum Unterzeichnen und Teilen von Rechtsdokumenten bereitstellen. Sie können Verträge, Vereinbarungen und andere Rechtsdokumente unterzeichnen und mit internen Interessenvertretern, Kunden und Partnerfirmen teilen. Dies kann die Sicherheit Ihres Unternehmens und die Einhaltung der geltenden Vorschriften verbessern.
3. Operationen: Elektronische Signaturen können die Effizienz und Genauigkeit betrieblicher Prozesse verbessern. Elektronische Signaturen ermöglichen es Ihnen, Bestellungen, Rechnungen und andere Dokumente zu unterzeichnen und zu genehmigen. Es beschleunigt den Genehmigungsprozess, reduziert Fehler und bietet einen klaren Prüfpfad aller Genehmigungen.

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