5 Anzeichen dafür, dass Ihr Vertriebsteam bereit für eine Vertragsmanagement-Lösung ist

Daan Marktman, der Vice President of Sales einer renommierten Ladenkette in vielen europäischen Ländern, war bei seiner monatlichen Vorstandssitzung völlig ausgegrenzt. Trotz eines beeindruckenden Geschäftstrichters voller neuer Geschäftschancen hatte sein Analyst Daan am Vortag gezeigt, dass in den späteren Phasen des Zyklus des letzten Quartals viele Opportunities und Deals verloren gegangen waren. Daan verstand instinktiv, dass dies auf die ineffiziente Zusammenarbeit zwischen der Rechtsabteilung und dem Vertrieb, mehrere veraltete Verträge mit vielen Fehlern und das allgemeine Fehlen von Vertragsmanagementprozessen zurückzuführen war. Während er in diesem Sitzungssaal saß, verstand Daan, dass sich die Dinge ändern mussten, aber er wusste noch nicht, wie all seine Probleme zusammenhingen.

Diese Situation ist zwar fiktiv, aber nicht ungewöhnlich. Laut Gartner besteht die typische Käufergruppe für eine komplexe B2B-Lösung aus sechs bis zehn Entscheidungsträgern, die jeweils mit vier oder fünf relevanten Informationen ausgestattet sind. In einer komplexen und dynamischen Umgebung kann jede neue Information die Dynamik eines Geschäfts erheblich beeinflussen.

Um die Vertriebsteams in dieser Hinsicht zu unterstützen, haben wir eine Liste mit fünf klaren Signalen zusammengestellt, die darauf hinweisen, dass eine Vertragsmanagement-Lösung erforderlich sein kann, um Geschäfte zu beschleunigen und den Verkaufsprozess zu optimieren.

1. Ihr Team arbeitet mit relativ maßgeschneiderten Verträgen

Vertriebsteams müssen die Verträge in einem Unternehmensgeschäft an die Anforderungen des Geschäfts anpassen. Beispielsweise bieten Softwareunternehmen häufig für jede neue Transaktion unterschiedliche Konditionen, Rabatte und Bedingungen für die Erbringung von Dienstleistungen an. Word und Google Docs lassen zu viele Änderungen zu, was zu Fehlern und Fehlern führt, die Sie manuell beheben müssen. Daher erfordert die Erstellung der endgültigen Version Ihrer Verträge viel Arbeit, Mühe und Ad-hoc-Kommunikation.

Software zur Vertragsautomatisierung kann den Spielraum für Fehler drastisch einschränken, und die richtige Lösung bietet die perfekte Balance zwischen gesperrten und anpassbaren Inhalten. Es ist also an der Zeit, nach geeigneten Contract Lifecycle Management (CLM) -Lösungen zu suchen, wenn Sie wiederholt maßgeschneiderte Verträge für neue Geschäfte entwerfen.

2. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist eine Voraussetzung für einen langen Verkaufszyklus, der jedoch den Geschäftsablauf von Natur aus verlangsamt. Die Erstellung und Bewertung eines Vertragsvorschlags erfordert die Zusammenarbeit und Beteiligung mehrerer Abteilungen. Ob Sie diese Verfahren abteilungsübergreifend effektiv koordinieren können, hängt davon ab, wie schnell Sie Ihren Kunden einen unterschriftsreifen Vertrag vorlegen können.

CLM-Systeme bieten einen zentralen Ort für alle Phasen des Prozesses und bieten Funktionen für Teamarbeit auf derselben Plattform. Wenn Sie also mehr als eine Person haben, die abteilungsübergreifend die Finalisierung neuer Verträge koordiniert, ist es an der Zeit, auf ein geeignetes Tool zur Vertragsautomatisierung umzusteigen.

3. Die Auftragsabwicklung Ihres Konkurrenten ist schneller

Ein weiterer Hinweis darauf, dass Sie die CLM-Software möglicherweise einführen möchten, ist, dass Ihre Konkurrenten die Vertragsvorschläge schneller an den Interessenten weiterleiten. Was ist ihr Geheimnis? Sie verwenden Software zur Vertragsautomatisierung, um die gesamte Bearbeitungszeit für Verträge zu verkürzen.

Die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines Unternehmens für die Vertragsprüfung erhöht die Zeit für die Einführung eines neuen Produkts um 10% (6,5 Tage), was zu folgenden Ergebnissen führt 7 Millionen $ bei Umsatzeinbußen, laut 100 befragten Rechtsabteilungen von Unternehmen Gartner. Daher ist es ratsam, Ihren Vertragsmanagementprozess auf den neuesten Stand zu bringen, wenn Ihre Konkurrenten schneller Verträge abschließen als Sie.

4. Ihr Unternehmen verkauft Wartung oder laufenden Service

Alle internen Stakeholder müssen alle im Vertrag enthaltenen kundenspezifischen Vereinbarungen kennen (oder zumindest Zugriff darauf haben), wenn Sie fortlaufende Service- oder Wartungsarbeiten anbieten. Das Lieferteam muss beispielsweise genau ermitteln, wie viele Sprechstunden unter welchen Umständen verkauft wurden.

Oder, wenn schwerwiegende Probleme auftreten, würde der Customer Success Manager verlangen, die von Ihnen versprochenen Support-Reaktionszeiten zu sehen. Darüber hinaus haben Sie jemanden, der für die Beschaffungsfunktion verantwortlich ist. In diesem Fall sollten sie die kundenspezifischen Kriterien, einschließlich SLAs, Berichtsspezifikationen und Bedingungen, genau im Auge behalten und einen Überblick über alle Auslöser in den laufenden Verträgen behalten.

5. Ihr Verkaufsteam befindet sich in einer Zwickmühle

Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter ständig E-Mails mit Word-Dokumenten hin und her senden, um das Feedback aller zu erhalten, ist dies ein Frühindikator dafür, dass sich die Dinge ändern sollten. Ohne CLM gibt es keine skalierbare Möglichkeit, Verträge zu verwalten, wenn sie Geschäfte intern und mit Kunden individuell aushandeln müssen. Mit einer Software, die den gesamten Arbeitsablauf unterstützt, ist es möglich, interne und externe Stakeholder zu verwalten.

Wenn Verträge nicht auf Shared Storage zentralisiert sind, führt dies häufig zu unterschiedlichen Versionen. Außerdem muss mehr Transparenz darüber herrschen, wer was in Word geändert hat. Denken Sie aus der Sicht der Interessengruppen darüber nach. Verhandlungen bedeuten naturgemäß unterschiedliche Ergebnisse. Die Rechtsabteilung muss immer grünes Licht für Preisunterschiede oder Konformitätsunterschiede geben, wohingegen der Vertrieb so schnell wie möglich die gepunktete Grenze erreichen möchte. Ein Tool, mit dem alle Parteien die Vereinbarungen vor der Unterzeichnung in Echtzeit einsehen können, hält alle Beteiligten auf dem Laufenden.

Die Zeichen sind klar

Der Vertrieb hält ein Unternehmen am Leben, und Vertriebsteams benötigen Unterstützung durch das Management, um ihre Quoten zu überschreiten. Lassen Sie sie keine Geschäfte per E-Mail oder Text aushandeln. Wir haben fünf wichtige Signale aufgelistet, die darauf hinweisen, ob Sie eine Vertragsverwaltungssoftware einführen sollten oder nicht. Dieser Artikel kann Ihnen helfen, Ihr Team davon zu überzeugen, dass es Zeit für einen digitalisierten und modernen Vertragsmanagementprozess ist. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Docfield Ihrem Vertriebsteam helfen kann, Vertragsmanagement-Software zu nutzen, um den Umsatz zu steigern und Zeit zu sparen?