Gepubliceerd op
May 19, 2023

Smart ondertekenen: zeven praktische tips om elektronische handtekeningen in uw bedrijf te implementeren

Laten we eens kijken naar de zeven beste praktijken voor elektronische handtekeningen die u kunt integreren in uw documentworkflows. Of u nu nog niet vertrouwd bent met elektronische handtekeningen of ze al een tijdje gebruikt, deze tips helpen u het meeste uit uw e-handtekeningen te halen.

Zeven beste praktijken voor het gebruik van elektronische handtekeningen

  1. Zorg ervoor dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan
  2. Een audittrail bijhouden
  3. Bied flexibele ondertekeningsopties
  4. Implementeer sterke authenticatiemethoden
  5. Ondertekenaars en belanghebbenden opleiden
  6. Zorg ervoor dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan
  7. Kies een betrouwbare en veilige partner

Lees meer over elektronische handtekeningen: Een uitgebreide gids voor elektronische handtekeningen

1. Zorg ervoor dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan

Het meest cruciale aspect is het gebruik van CLM- of e-Signature-software die voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving. De Europese Unie (EU), het VK, de VS, Canada en andere landen hebben specifieke wetten die betrekking hebben op elektronische handtekeningen. Begrijp ze, onderzoek ze en verwerk ze in je S-handtekeningen.

  • eIDAS-verordening in de EU: De eIDAS-verordening bepaalt de normen voor elektronische handtekeningen, vertrouwensdiensten en elektronisch transactiebeheer in de Europese Unie. eIDAS-certificering biedt de nodige controles en balansen om ervoor te zorgen dat de identiteit van de ondertekenaar geverifieerd en betrouwbaar is. Met eIDAS kunt u nieuwe gebruikers met slechts één klik integreren en profiteren van nieuwe digitale identificatiemechanismen, waardoor uw bedrijf efficiënter en kosteneffectiever wordt.
  • E-SIGN Act: Als u zaken doet met of in de VS, stellen de ESIGN Act en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) regels vast om ervoor te zorgen dat uw elektronische handtekeningen en documenten rechtsgeldig zijn. Deze omvatten (i) de intentie om te ondertekenen, (ii) toestemming om elektronisch zaken te doen, (iii) de koppeling van de handtekening aan het record, en (iv) het bewaren van documenten.

2. Een audittrail bijhouden

Het is cruciaal dat u een goed controlespoor bijhoudt voor het gebruik van elektronische handtekeningen, omdat dit helpt de integriteit en wettigheid van uw overeenkomsten te waarborgen. Er zijn verschillende redenen om een goed audittraject te hebben:

  • Zorgt voor naleving van de wet, aangezien veel wetten vereisen dat elektronische handtekeningen toerekenbaar en fraudebestendig zijn
  • Je kunt zien wie het document heeft ondertekend toen ze het hebben gedaan en of ze na de ondertekening wijzigingen hebben aangebracht.
  • Het helpt alle betrokkenen om hun rollen en verantwoordelijkheden beter te begrijpen. Het maakt duidelijk wie het document heeft goedgekeurd en ondertekend.

Om er zeker van te zijn dat alles in orde is, kun je iemand in je team vragen om regelmatig de logboeken voor elektronische handtekeningen te controleren en ervoor te zorgen dat alles voldoet aan de bedrijfs- en branchevoorschriften. Het helpt je ook om eventuele problemen op te sporen en op te lossen om het proces te verbeteren!

3. Zorg voor flexibele ondertekeningsopties.

U kunt het ondertekeningsproces dynamisch, aanpasbaar en efficiënt maken door opties aan te bieden zoals software voor elektronische handtekeningen, hulpmiddelen voor biometrische handtekeningen of traditionele pen-en-papiermethoden.

Net zoals sommige mensen liever tekenen met een pen op papier, gebruiken anderen liever een stylus op een tablet of zelfs hun vinger op een touchscreen. Het is dus essentieel om uw tegenpartijen meerdere ondertekeningsmethoden aan te bieden om ervoor te zorgen dat ze kunnen ondertekenen op een manier die aan hun behoeften voldoet.

Opties voor elektronische handtekeningen:

  • Een handtekening intypen
  • Een afbeelding van een handtekening uploaden
  • Een stylus of vinger om te ondertekenen op een touchscreen
  • Een certificaat voor digitale handtekening
  • Ondertekeningsservice van derden
  • Beveiligd apparaat voor elektronische handtekeningen of hardwaretoken

4. Implementeer sterke authenticatiemaatregelen

Bij het gebruik van elektronische handtekeningen is het essentieel om sterke authenticatiemaatregelen te implementeren. Het betekent dat er meerdere methoden worden gebruikt om iemands identiteit te verifiëren. Verkopers hebben drie soorten authenticatiemethoden. (1) U kunt iets hebben dat u misschien weet, zoals wachtwoorden of eenmalige wachtwoorden (OTP). (2) Een andere is iets dat u bezit en dat u kunt gebruiken om uw identiteit te verifiëren, zoals smartcards of door de overheid uitgegeven identiteitsbewijzen. (3) Tot slot is er iets dat u bent, zoals gezichtsherkenning of biometrie.

Door deze benaderingen te combineren en rekening te houden met contextuele informatie, zoals locatie of apparaat, kunnen organisaties de veiligheid en integriteit van elektronische ondertekeningsprocessen waarborgen, bescherming bieden tegen ongeoorloofde toegang en de algehele veiligheid verbeteren.

5. Ondertekenaars en belanghebbenden opleiden

Een andere best practice is om regelmatig trainingen of workshops te geven (vaak gegeven door uw CLM-leverancier). Het kan uw werknemers helpen meer te weten te komen over de wettelijke vereisten, technische aspecten en beste praktijken voor het gebruik van elektronische handtekeningen.

Het leidt tot meer efficiëntie, snellere uitvoering van overeenkomsten en een lager risico op juridische en nalevingsproblemen. Een goede opleiding zorgt er ook voor dat uw werknemers vertrouwen hebben in het gebruik van het platform voor elektronische handtekeningen, wat kan helpen om de acceptatie en het gebruik ervan in de hele organisatie te bevorderen.

6. Zorg voor schriftelijk beleid en procedures

U kunt duidelijke beleidsregels en procedures opstellen voor het gebruik van elektronische handtekeningen, waarbij u het volgende definieert.

  • Wie kan documenten ondertekenen?
  • Welke soorten documenten kunnen ze elektronisch ondertekenen?
  • Verificatiemethoden om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen

Een van de beleidsregels zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat alleen werknemers met de juiste machtigingen documenten kunnen ondertekenen met elektronische handtekeningen. U kunt ook de contracten, overeenkomsten en andere wettelijk bindende documenten identificeren die elektronisch kunnen worden ondertekend.

Een ander beleid is dat ondertekenaars hun identiteit moeten verifiëren met behulp van een unieke gebruikersnaam en wachtwoord of biometrische authenticatiemethode, en dat het systeem een auditspoor moet bijhouden van alle transacties met elektronische handtekeningen.

7. Kies een betrouwbare en veilige partner

Een betrouwbare technologieleverancier garandeert de veiligheid van uw gevoelige documenten en beschermt tegen datalekken. Een vertrouwde partner zorgt voor een ononderbroken service, waardoor onderbrekingen in uw workflows tot een minimum worden beperkt. Bovendien helpt het u om te voldoen aan de wettelijke voorschriften, waardoor risico's en boetes worden vermeden. En laten we de onschatbare klantenondersteuning die ze bieden niet vergeten, zodat jij en je team een naadloze ervaring hebben.

Voor een gedetailleerd overzicht van de voordelen van het gebruik van elektronische handtekeningen, lees alstublieft”Ondertekend, verzegeld, geleverd: vijf voordelen van elektronische handtekeningen

Afhalen

Je hebt meer nodig dan alleen de meest briljante tool om je documentworkflows te moderniseren.

Het helpt om de beste praktijken te begrijpen die ten grondslag liggen aan de processen voor elektronische handtekeningen. Het mooie is dat Docfield alle best practices gebruikt die we hierboven hebben besproken. U voldoet automatisch aan de bovenstaande beste praktijken zodra u documenten en contracten ondertekent met Docfield.