Gepubliceerd op
June 10, 2022

Docfield's inspiratiedag 2022

Op 13 mei organiseerde Docfield haar eerste fysieke inspiratiedag op The Next Web Amsterdam, 'a home game'.

Het belangrijkste doel van de dag was om
(1) verbind de klantengemeenschap,
(2) kennis delen over de succesvolle toepassing van onze oplossing en;
(3) bespreek de verdere ontwikkeling.

Met afgevaardigden van 9 instellingen hebben we dit doel ruimschoots bereikt

Deelnemers vonden het leuk om van andere onderwijsinstellingen te leren over het gebruik van Docfield binnen hun organisatie en de manier waarop ze dit doen. Er was een uitgebreide discussie over de organisatorische verankering van de oplossing en procesondersteuning voor specifieke scenario's in het kader van kennisuitwisseling. Mocht je de inspiratiedag gemist hebben, dan brengen we je via deze blogpost graag op de hoogte van de meest waardevolle resultaten.

Hoogtepunten van het programma

Docfield-oprichter Tim begon de dag met een algemene update over de groei, ambities en visie van Docfield. Dit werd gevolgd door een uitgebreide uitleg van de Docfield roadmap.

1. De indeling van de roadmap van Docfield

De openbare routekaart bevat verschillende soorten functies die zich in verschillende stadia van ontwikkeling bevinden. Om deze functies prioriteit te geven, gebruiken we het RICE-model. RICE staat voor Reach, Impact, Confidence and Effort en is een effectief, bewezen prioriteringskader. Een RICE-score helpt onze productmanagers om de geschatte waarde van een functie of klantidee te kwantificeren. De RICE-score staat daarom ook per functie vermeld op onze openbare routekaart.

RICE heeft het voordeel dat elk type klant (zowel groot als klein) inspraak heeft in onze roadmap. Een functievoorstel dat relatief weinig moeite kost om te bouwen en een grote impact en bereik heeft (lees: komt een grote groep gebruikers ten goede), leidt al snel tot een hoge RICE-score. Ideeën met een hogere RICE-score hebben daarom meer kans om geïmplementeerd te worden.

2.Zuyd Hogeschool over verandermanagement

Na de sessie van Tim volgden drie inspiratiesessies van klanten van Docfield. De eerste sessie werd gepresenteerd door Raimond van Mouche van Zuyd University of Applied Sciences. Vanuit het perspectief van verandermanagement gaf Raimond een antwoord op de vraag hoe je een onderwijsorganisatie kunt begeleiden bij de introductie van een nieuwe manier van werken. De geleerde lessen zijn gedeeld.

3. Universiteit Utrecht over slimme sjablonen

De tweede sessie werd gegeven door Jan Thesingh van de Hogeschool Utrecht. Jan introduceerde een slimmer ontwerp van sjablonen door voorwaardelijke logica toe te passen. Hij benadrukte waarom de functionaliteit waarde biedt en wanneer.

Documenten kunnen efficiënter worden gemaakt met behulp van voorwaardelijke logica in sjablonen. Met deze logica kunnen sjablooneditors specifieke blokken wel of niet aan schrijvers tonen op basis van variabelen (documentinvoer). Op deze manier wordt voorkomen dat schrijvers energie verspillen en zich concentreren op het lezen van overbodige tekst die niet van toepassing is

Conditionele logica kan per blok worden geconfigureerd („show as” -functie) en wordt afgedwongen op basis van ingevoerde tekst, gegevens, cijfers, keuzelijsten en/of slimme velden. In deze ondersteuningsgidskun je meer lezen over het inbouwen van de regels voor voorwaardelijke logica.

4. Radboud Universiteit over Docfield voor NDA's

De derde sessie zoomde in op een nieuw soort use case van de Radboud Universiteit: de Non Disclosure Agreement (NDA) en werd verduidelijkt door input van Radboud-collega Mario van der Toorn. Het werken met NDA-sjablonen in Docfield verhoogt de kwaliteit en naleving van de overeenkomst. Daarnaast zijn ongewenste discussies tussen de universiteit (JZ) en het bedrijfsleven (juridische teams) beperkt. De universiteit krijgt zo weer controle over het proces.

Samenvatting

We zijn erg dankbaar voor de verhelderende, inspirerende sessies die de sprekers hebben gegeven. De dag werd feestelijk afgesloten met een borrel aan de Amstel; een gezellig, informeel moment waarop het Docfield-team kennis maakte met de klant en vice versa. We kijken ernaar uit om jaarlijks naar dit evenement terug te keren!

Als u meer wilt weten over de beste implementatiepraktijken, voorwaardelijke logica of de NDA-use case, nemen we graag de tijd om dit uit te leggen. Neem alstublieft contact met ons op per e-mail.