Studiegids voor professionalisering van Avans
Doelstelling
Bij Avans worden elk jaar nieuwe studiegidsen geschreven voor elke (sub) opleiding. Het opstellen van deze tientallen studiegidsen via Microsoft Word kost de Avans maanden tijd en werk, met frustratie als gevolg van de onduidelijke manier van (samen) werken. Er bleek onduidelijkheid te bestaan over het versiebeheer van de documenten en de samenwerking tussen medewerkers via e-mail verliep moeizaam en inefficiënt. Als gevolg hiervan was er geen goed overzicht van de voortgang en status van studiegidsen. Bovendien bleek de goedkeuring in de aanloop naar publicatie een tijdrovende klus.
De oplossing van Docfield
In 2016 ontwikkelde Docfield in samenwerking met Avans het product OERwrite om het volledige schrijfproces van de studiegidsen te verbeteren en te digitaliseren. Avans gebruikt OERwrite al jaren om de studiegidsen te schrijven en te publiceren. Dit gebeurt in grote en kleine teams en vanuit de gestroomlijnde omgeving van OERwrite. Docfield bood Avans de oplossing om een professionele workflow op te zetten met duidelijke (vervolg) stappen die passen bij de manier waarop de organisatie werkt.
Waarom kiezen voor Docfield?
1. Creëer een workflow die past bij de organisatie
De processen rondom het aanmaken van documenten kunnen rommelig en onduidelijk zijn, maar Docfield maakt jouw manier van werken weer tot een succes. Je offline processen kunnen eenvoudig worden omgezet in stappen van een online workflow. Daarnaast kun je aan elke stap de juiste medewerkers toewijzen en onze software doet de rest! We informeren en herinneren je team aan openstaande actiepunten en deadlines in elke stap van de workflow. Dit stelt je team in staat om duidelijker en efficiënter samen te werken. En het allerbelangrijkste: het publicatieproces van studiegidsen wordt versneld!
2. De kwaliteit en consistentie van documenten die worden beschermd door sjablonen
Tijdens het aanmaken van nieuwe documenten kunnen veel fouten onbedoeld en onbewust in nieuwe documenten terechtkomen. Zeker als je met meerdere mensen aan verschillende versies van hetzelfde document werkt. Docfield vermindert dit risico in uw documenten via onze tool genaamd 'single source of truth'. Deze tool zorgt ervoor dat documenten worden gekoppeld aan sjablonen en door een sjabloon te wijzigen, kun je honderden documenten bewerken met slechts één klik op de knop. Dankzij deze sjablonen bent u ervan verzekerd dat de structuur, inhoud en styling consistent zijn in al uw documenten en contracten.
3. Eenvoudige samenwerking in (grote) teams
Dankzij de veelzijdige rollen en rechten in onze applicatie heb je altijd de controle over wie wat doet of ziet. U kunt de toegang voor gebruikers aanpassen aan hun functie binnen uw organisatie of bijdrage aan de workflow. Je bepaalt de rollen en toegangsrechten en kent het juiste autorisatieniveau toe aan elke persoon die bij je team betrokken is.
Ook verwarrende e-maildiscussies met verschillende versies van één document behoren eindelijk tot het verleden. Dankzij Docfield is samenwerken aan documenten nog nooit zo eenvoudig geweest. Vanaf nu kun je online werken, tegelijkertijd en samen met je hele team zonder recent geschreven content te verliezen. Reageer op tekstblokken en tag anderen voor directe feedback.
Winsten
De studiegidsen van Avans worden nu gemaakt met sjablonen die Avans zelf bouwt in OERwrite. Zo kunnen alle betrokkenen, zoals schrijvers, commentatoren en de medezeggenschapsraad, eenvoudig en tegelijkertijd op hun eigen manier bijdragen aan documenten en worden de inhoud, styling en inhoud van verschillende studiegidsen op elkaar afgestemd.
Dankzij Docfield worden alle studiegidsen gearchiveerd op één centrale en online locatie, zodat relevante inhoud van studiegidsen van voorgaande jaren eenvoudig kan worden geïmporteerd in de studiegidsen voor het nieuwe schooljaar. Dit maakt het eenvoudig om errata in honderden studiegidsen te implementeren met één enkele klik op de knop. Dit bespaart Avans dus elk jaar honderden uren bij het opstellen van nieuwe studiegidsen!
