Agilepoint: bedrijven 5x sneller sluiten met Docfield

AgilePoint, een platform voor bedrijfsprocesbeheer en ontwikkeling met weinig code, was op zoek naar manieren om hun verkoopproces te optimaliseren. Omdat ze klanten over de hele wereld helpen, hebben verkooponderhandelingen en contractbesprekingen de uptime en energie van de verkoop-, juridische en inkoopafdelingen gekost. Ze wendden zich tot Docfield voor advies en veranderden hun verkoopproces ten goede.

AgilePoint groeide jaar na jaar gestaag, maar Hans Hantson, Business Development Director, was klaar voor meer. In zijn zoektocht naar verkoopoptimalisatie stuitte hij op de intelligente documentbeheersoftware van Docfield. In tijden als deze moeten bedrijven slimmer werken, niet harder. Dit zou het perfecte antwoord kunnen zijn op de zoektocht van Hans naar snellere workflows en efficiënte wereldwijde samenwerking.

Drie knelpunten in de verkoop

„We zijn er samen met Docfield meteen in gedoken om verschillende mogelijkheden te verkennen. We hebben drie belangrijke knelpunten ontdekt in het huidige verkoopproces: communicatie, regie en samenwerking”, legt Hans Hantson uit.

1. Inefficiënte communicatie
   Er werd een verkoopcontract gedeeld met de klant en wat altijd volgde was een eindeloze reeks e-mails, telefoontjes, sms'jes, vergaderingen,... wekenlang. Deze eindeloze heen-en-weer communicatie over elke kleine iteratie kan de onderhandelingen weken, zo niet maanden, tot stilstand brengen.
2. Gebrek aan richting
   Volgende onderhandelingen, opnieuw, wekenlang. Soms zelfs over onderdelen die niet bespreekbaar waren. Bij het delen van een contract in Word- of PDF-formaat werden andere partijen onbedoeld uitgenodigd om te beginnen met het becommentariëren van elke clausule in het document.
3. Asynchrone samenwerking
   En tot slot moest de verkoop samenwerken met interne inkoop- en juridische teams. Opnieuw het contract in Word- of PDF-formaat verzenden in afwachting van wijzigingen en opmerkingen van hun kant.

Het is veilig om te zeggen dat alle partijen enorm veel tijd kunnen besparen als ze allemaal in realtime aan hetzelfde contract zouden kunnen samenwerken. Voer Docfield in!

Het verkoopproces versnellen

„Nadat we de gebreken in ons verkoopproces hadden gedefinieerd, begon het echte werk. We hebben geen tijd meer verspild en zijn meteen begonnen met het testen van de software van Docfield! Voor we het wisten, waren we actief in verschillende teams.”, vervolgt Hans.

Het onboardingproces werd zeer snel gestart. De intuïtieve productontwerpprincipes maken de implementatie van de tool relatief eenvoudig voor iedereen die digitaal onderlegd is. Eenmaal voltooid (voor zover mogelijk, aangezien onboarding een eindeloos proces is), lag de weg naar een efficiënter verkoopproces bij AgilePoint wagenwijd open!

Communicatie

Er zijn verschillende functionaliteiten voor workflowbeheer geïntroduceerd. Documenteigenaren kunnen nu het eigendom per contractfase toewijzen, deadlines instellen en zelfs meldingen aan alle relevante belanghebbenden automatiseren. Bovendien ondersteunen alle sjablonen en documenten opmerkingen om communicatie buiten het document tot een minimum te beperken.

Richting

Aan verschillende belanghebbenden kunnen verschillende rollen worden toegewezen. Contractmakers kunnen nu bijvoorbeeld bepalen welke delen van het contract kunnen worden gewijzigd door de verkoopteams of hun klanten, terwijl andere delen van het contract worden vergrendeld.

„De gesprekken met onze klanten zijn compleet veranderd. Vanaf nu laten we het contract de discussie kanaliseren. De gebruikersinterface van Docfield begeleidt instinctief de vergadering door te laten zien wat er kan worden bewerkt. En nog belangrijker, wat niet veranderd kan worden en dus niet ter discussie staat. Dit alleen al bespaart AgilePoint talloze uren door onproductieve discussies te voorkomen.”, verduidelijkt de tevreden Business Development Manager.

Samenwerking

Verkoopteams, juridische afdelingen, inkoop en zelfs klanten kunnen allemaal tegelijkertijd en in realtime in Docfield werken. Terwijl beschrijvingen in de sjablonen alle documentgebruikers precies laten weten wat er van hen wordt verwacht, wanneer en waar.

Juridische collega's hoeven enkel de onderdelen te bekijken die voor verandering vatbaar zijn. Dit verhoogt de efficiëntie en verkort de beoordelingstijd per contract aanzienlijk. Het versiebeheer zorgt ervoor dat de verantwoordelijke partijen nooit wijzigingen missen en per ongeluk foutieve clausules goedkeuren.

Minder tijd en fouten per contract

Hans vervolgt: „Sinds we Docfield gebruiken, besparen we tot 80% tijd op contractgesprekken met zakelijke klanten. Alle partijen communiceren synchroon en efficiënt in Docfield. Dit beperkt fouten omdat we nooit meer verkeerde versies delen. Ons verkoopproces is drastisch veranderd.”

AgilePoint en Docfield zullen nauw blijven samenwerken omdat ze de feedback van klanten zeer waarderen. Innovatieve productupdates worden ontwikkeld voor en met klanten. Een in-app-handleiding voor onboarding, verbeteringen van de gebruikersinterface en samenwerkingsupdates is onlangs gelanceerd voor een betere klantervaring.