5 unieke functies van contractbeheersoftware voor grote bedrijven

Moderne contractuitdagingen vereisen moderne oplossingen, en velen hebben software voor contractbeheer gebruikt om hun contractworkflows te vereenvoudigen. De markt voor contractbeheersoftware is divers en het selecteren van een platform dat past bij de behoeften van een grote organisatie vergt meer werk. In werkelijkheid is niet alle contractbeheersoftware op dezelfde manier gemaakt. We hebben met drie mensen in onze bedrijfsteams gesproken om erachter te komen welke functies essentieel zijn voor grote organisaties die van plan zijn software te gebruiken voor contractbeheer. Hieronder noemen we vijf unieke functies van moderne contractbeheersoftware die het meest geschikt is voor grote bedrijven.

1. Contractbeheer tot het einde
2. Documentsjablonen
3. Workflows op maat
4. Engine met regels
5. Standaardisatie

1. Contractbeheer tot het einde

Een contract doorloopt verschillende fasen, van het maken van een sjabloon en een voorstel tot het beoordelen en ondertekenen van het contract.

In het verleden moesten klanten meerdere tools gebruiken, zoals Word, DocuSign en e-mailprogramma's om contracten te verzenden en te ontvangen. Deze tools zijn niet geïntegreerd, waardoor de contractworkflow wordt onderbroken en de status van een contract moeilijk kan worden bijgehouden.

Een geïntegreerd platform met end-to-end contractbeheer capabilities kunnen de volledige workflow vanuit één applicatie afhandelen. Het geeft leidinggevenden controle over het contracteringsproces door methoden op te zetten voor het genereren, analyseren, ondertekenen en beheren van de overeenkomsten van het bedrijf. Het verhoogt de procesefficiëntie en maakt het werk aangenamer doordat het niet meer nodig is om tussen applicaties te schakelen.

• Verkoopversnelling: De juiste software kan verkooponderhandelingen versnellen en zelfs stroomlijnen. Het kan de samenwerking tussen afdelingen vergemakkelijken, met name tussen verkoop- en juridische teams, een probleem waar veel bedrijven hulp bij nodig hebben.
• Contractzichtbaarheid: Met één snelle weergave in uw dashboard kunt u de belangrijkste overeenkomsten met uw klant zien (bijv. SLA, uptime, prijzen, factureringsdata, spreekuren) en kunt u uw verkoop-, klantensucces- en ondersteunings-, operationele en leveringsteams begeleiden.
• Contractverlengingen: Wanneer de software optimaal wordt gebruikt, kan deze uw verkoopteams helpen om op het juiste moment verlengingsgesprekken te starten of de klant op de hoogte te stellen van het feit dat er tweejaarlijkse onderhandelingen op komst zijn.

2. Documentsjablonen

Als gebruiker van contractbeheersoftware elimineert de mogelijkheid om sjablonen binnen het platform te ontwikkelen het risico dat verouderde versies binnen uw organisatie circuleren.

„Het bijwerken van contracten is foutgevoelig” en kan tijdrovend zijn. U moet ervoor zorgen dat iedereen in het verkoop- en juridische team de versies op hun desktop bijwerkt. Vervolgens moet u alle verouderde versies uit de circulatie halen, inclusief de versies die in de lokale map van elke verkoopmedewerker staan. Met een contractbeheersysteem dat de mogelijkheid biedt om sjablonen te ontwikkelen, wordt het updaten en garanderen van de meest recente versie echter eenvoudiger”.

^{- Tjitte Joosten | Groei @ Docfield}

In plaats van sjablonen handmatig bij te werken en ervoor te zorgen dat alle teamleden de juiste versie gebruiken, zorgt de software ervoor dat iedereen de meest recente versie gebruikt. Het bespaart tijd en vermindert het aantal fouten in verband met het updateproces.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je vijf teamleden hebt die aan een oude versie van een sjabloon werken. Met een contractbeheersysteem wordt de nieuwe versie van het sjabloon actief verspreid naar alle openstaande documenten die worden verwerkt, terwijl gebruikers op de hoogte worden gesteld van de aangebrachte wijzigingen. Dit elimineert de noodzaak om handmatig updates te verzenden en bij te houden wie de juiste versie gebruikt.

3. Workflows op maat

Stel je voor dat je een manager bent die verantwoordelijk is voor een team van verkopers dat verantwoordelijk is voor het sluiten van deals met nieuwe klanten. U hebt gemerkt dat het opstellen, beoordelen en ondertekenen van contracten vertragingen en fouten heeft veroorzaakt, wat gevolgen heeft voor de prestaties van uw team en de bedrijfsresultaten.

Een van de belangrijkste manieren om dit proces te automatiseren en te stroomlijnen is door gebruik te maken van een contractbeheersysteem waarmee u visualiseer en pas je contractworkflows aan. Door duidelijk de stappen in elke fase van het proces in kaart te brengen, van het opstellen van een conceptcontract tot de beoordeling en ondertekening ervan, kunt u ervoor zorgen dat iedereen in uw team dezelfde procedure volgt en dat u de contracten efficiënt afhandelt.

U kunt bijvoorbeeld een workflow instellen die automatisch een melding stuurt naar de relevante belanghebbenden, zoals de juridische afdeling, voor beoordeling en goedkeuring van een contract zodra het door de verkoper is voltooid. Het elimineert de noodzaak van handmatige opvolging en zorgt ervoor dat contracten snel worden beoordeeld en ondertekend.

Met aangepaste workflows kunnen uw teamleden de kritieke processen in het contractbeheersysteem eenvoudig visualiseren. Het kan werknemers helpen het proces te begrijpen en te volgen, zodat uw team precies weet welke stappen moeten worden genomen en in welke volgorde, zodat alle contracten consistent worden afgehandeld.

Kortom, het visualiseren en aanpassen van workflows binnen een contractbeheersysteem kan de efficiëntie en consistentie van uw contractbeheerproces aanzienlijk verbeteren. Het kan u helpen om menselijke fouten te verminderen, het proces te versnellen en uiteindelijk sneller en effectiever deals te sluiten.

4. Engine met regels

Een ander uniek kenmerk van contractbeheersoftware die geschikt is voor grote organisaties, is de mogelijkheid om sjablonen te personaliseren op basis van bepaalde voorwaarden of regels, zoals geografische ligging en toepasselijke regelgeving. Daarom noemen we het 'Conditionele logica'. Het stelt u in staat om met weinig moeite een persoonlijk contract op te stellen. Het elimineert menselijke fouten, bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle contracten relevant zijn voor de behoeften van de klant. Conditionele logica zorgt ervoor dat alle contracten nauwkeurig en up-to-date zijn.

U bent bijvoorbeeld een Europees bedrijf dat klanten bedient in de regio's van de EU en Noord-Amerika. Landen hebben verschillende wet- en regelgeving en het kan moeilijk zijn om specifieke clausules bij te houden. Met voorwaardelijke logica kan uw juridische team een sjabloon opstellen waarin automatisch de geografisch relevante clausules worden weergegeven, afhankelijk van het land waarmee u zaken doet. Het elimineert de noodzaak van handmatige invoer en vermindert het risico op fouten. Bovendien kan uw verkoopteam zich concentreren op het sluiten van deals, niet op de naleving van de wet.

Een andere toepassing van voorwaardelijke logica is voor bedrijven met meerdere afdelingen of dochterondernemingen. Elke afdeling of dochteronderneming kan verschillende contractvereisten hebben, zoals specifieke clausules en prijzen. Met voorwaardelijke logica kunt u één contractsjabloon maken dat zich automatisch aanpast aan de specifieke behoeften van elke afdeling of dochteronderneming, waardoor u tijd bespaart en er geen aparte sjablonen meer nodig zijn voor elke afdeling of dochteronderneming.

Kortom, met de functie voor voorwaardelijke logica van contractbeheersoftware kunt u contracten snel en eenvoudig personaliseren, zodat alle contracten nauwkeurig en up-to-date zijn en voldoen aan de relevante wet- en regelgeving. Het kan de efficiëntie en consistentie van uw contractbeheerproces aanzienlijk verbeteren, waardoor uw organisatie kostbare tijd en middelen bespaart.

5. Standaardisatie

Als u meerdere afdelingen en teams hebt die tegelijkertijd aan verschillende contracten werken, kunnen kant-en-klare opmaak en standaardisatie van de indeling het proces voor het aanmaken van contracten voor uw juridische team stroomlijnen. Het stelt hen ook in staat zich te concentreren op de inhoud van het contract in plaats van zich zorgen te maken over de opmaak en lay-out.

Het automatisch formatteren van het contract verbetert de algehele uitstraling van het document en maakt het makkelijker voor alle betrokken partijen om belangrijke informatie in het contract te vinden.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je juridische team aan een groot contract werkt met een nieuwe klant. De overeenkomst bestaat uit meerdere onderdelen en bevat een grote hoeveelheid juridisch jargon. Het document wordt automatisch zo opgemaakt dat het voor alle partijen gemakkelijk te begrijpen is en te navigeren is met behulp van software voor contractautomatisering. Het bevat consistente koppen en letterstijlen, opsommingstekens voor essentiële clausules en de juiste afstand tussen alinea's.

U kunt zelfs afdwingen dat de nummering van clausules consistent is voor verschillende versies van het contract om ervoor te zorgen dat een artikelnummer altijd naar dezelfde inhoud verwijst in meerdere versies van contracten. Het leidt tot een meer gepolijst en professioneel contract dat gemakkelijk te begrijpen en te navigeren is.

Conclusie

Kortom, contractbeheersoftware is essentieel voor een grote organisatie die van plan is haar bedrijfsprocessen te moderniseren. We hebben vijf softwarefuncties voor contractbeheer uitgelegd die vooral grote organisaties helpen.

De capaciteit voor end-to-end contractbeheer is van invloed op het overzicht van het volledige contractproces. Updates van documentsjablonen kunnen worden gebruikt om het team op de hoogte te houden, en aangepaste workflows regelen het beheer en de uniformiteit van contracten in de hele organisatie. Met personalisatie of voorwaardelijke logica kunt u met weinig moeite gepersonaliseerde contracten maken. De opmaak- en opmaakfunctie zorgt ervoor dat alle contracten zijn opgemaakt en er goed ontworpen uitzien voor uw partners en klanten.